時間管理關鍵六流程 5 分類

STAR 插圖 by Hanning Illustration

「永錫老師，公司的同仁都用不同的時間管理工具，那要如何協作呢？」格非又問了問題

「這就必需要做好”分類”這個流程，」

（1）STAR也就是我們說的四大天王

S，Schedule，行事曆，現代人都需要建立隨身的行事曆，尤其是手機上的行事曆。

T，Task list，任務清單，任務是一個行動以上才能處理的事情，管理任務清單就是以週的等級來看手上所有的項目。

A，Action List,行動清單,雜事加工後的行動就放在這裡，養成行動清單的習慣，就能批次處理這幾天手上的事情。

R，Reference，參考資料庫，知識工作者需要建立自己的資料庫，讓自己做出成品的品質越高。

這篇文章我們會先介紹SA(行事曆及行動清單)這屬於近日內的行動管理，接著介紹TR（任務清單及參考資料庫），這樣能管理手上一年內所有項目。

（1）行事曆

「老師，那我們就從行事曆講起吧，要如何把分類的行動放到行事曆中呢？」格非打開他的手機，看看的是滿滿的事情，甚至同一個時段內，還有好幾件事情。

「你把你的行事曆當作行動清單來放了。」我微笑地說「你把事情放入行事曆的原則是什麼？」

「就想那天想把那件事情完成，就放進去了。」格非不好意思地說。

「你看看我的行事曆吧。」我也拿出我的手機。

「老師，你的行事曆好空喔，但是你每天都做很多事情呀，這是怎麼做到的？」

雜事經過收集、加工兩個流程後，生產線的下一站就是分類，分到行事曆的是已經確認特定日期（甚至時間）一定要做的事情，例如和客戶、朋友約會、會議時間。

但是，很多人會有個誤區，會把『那天想做的事情』也放入行事曆，這就會把行事曆塞滿，變得沒彈性。因為這樣沒考慮到新增一個新約會或本來的約會變更時間的狀況。

要克服這件事情，就只能在行事曆放入一小時以上的約會、會議，其他的事情放在行動清單中，讓行事曆回到安排行程的功能，這樣我們一眼就可以看清自己何時有自由時間。

「老師，只寫入約會的事項這點很受用，還有什麼要點嗎？」格非問。

「還有幾點喔！」我說。

1. 善用週視角：我使用的行事曆是Calendar 5 for iPhone，用這個App最大好處是週檢視很清楚，會用方格的方式列出這一週中的每天有幾件方格（一個方格一件事情，不論時間長短），一眼看出今天幾個方格，就知道今天忙不忙。我也不會在切換日視角、週視角、月視角，而是打開App看完退出，省下不少時間。

2. 協作日曆：由於行事曆都是和他人約會和會議，除了要讓自己一目了然以便安排行程，還要讓整個公司團隊容易協作，有些公司是用Outlook，有的用Google日曆，有的團隊用其他的工具，這都可以讓溝通的時間降低，提高工作效率。

由於我一直在處理週等級的行事曆，有些人或許會問月或年等級的行事曆要如何處理，我會在每週一次的檢視裡，把接下來一個月左右的行程理清楚，平時只要注意週等級的行事曆即可。

（2）行動清單

「老師，這個行動清單是什麼意思呢？」格非搔著頭「聽名字來說，雜事加工成行動後，不立刻行動的事情就放在行動清單，但是這行動清單在哪裡？是我的滴答清單？還是我的筆記本？」

「格非，這個問題很好喔」我對格非認真學習感到高興「首先，行動清單是一個概念，要把雜事加工後的行動放在一起；其次，我覺得行動清單最好是一個，例如滴答清單，你只要找一個地方，就能夠找到你想做的行動。」

行動清單就是近幾天我想做、應該做的事情，很多人放在待辦事項App，有人寫在手帳裡，有人寫在Excel，而我寫在印象筆記中，但是一種九宮格的格式。

有幾個小秘訣讓大家更高效地推進手上工作～

1. 不要改變時間管理工具：我們要練習的是分類這個流程，把行動提示放到工具內，貿然更換工具，要花許多時間學習新工具，請先把舊工具的效率提升，這才是第一步。

2. 列一個每日行動清單：列出今天要完成的事情，立刻就對應該做的事情進行任務拆分，更容易完成事情；二來，瞭解一天要完成的大、小工作，也能夠安排大段時間完成需要較大心力的事情。

3. 設定鬧鐘：行動清單就是要管理近期的行動，當這些事情有明確時間（例如出門運動、拜訪客戶、接送小孩等），尤其是這些事情只會發生一次，不是我們已經養成習慣的事情，都不應該用大腦來記憶，大腦不是鬧鐘，把這個工作交給手機，設定一個明確的時間提醒自己。

先管理行動清單和行事曆，是時間管理的第一關，也是重要的基本功。初學者會發現收集雜事，加工行動這兩個流程後，會有行動提示數量很大、加工後的行動品質不佳（無法推進工作）、使用工具不適用等問題。這是因為你在用原本的工具，在建立一套高效的時間管理”系統”，這段練習的時間，在系統架構出來之後，會以10倍以上的高效表現回報給你，還請好好認真學習。

（3）任務清單

「老師，說來慚愧，雖然我是公司的公司創辦人，但是一直覺得自己項目管理的能力很差。」格非很誠實地說

「不用擔心，我看你行動清單的底子，之後你就能脫離日時間管理的高度，達到週、月的高度，我們先來說說任務管理這個概念吧。」我回答

有一件事要和大家報告，時間管理要做得好，必須由下而上

，先管理天，接著才是週。我們前三個流程是收集、加工、分類，就是為了準備好做日管理的材料，我們能夠把所有雜事都收集起來，先用捅人利器篩選過一遍，接著問自己”下一步結果是什麼？”、”期待結果是什麼？”，這樣就能夠逐漸把時間管理的系統思考架構起來。

之前我們並未提及”期待結果是什麼？”這個概念，所以在此做個說明。當我們把雜事加工成行動，要問自己”下一步結果是什麼？”，這時有兩個狀況，一個是這件事情可以一個行動就完成（例如：去超市買牛奶），就不必問自己”期待結果是什麼？”。但若要完成這件事情需要好幾個行動（例如到東京參加表妹婚禮），那是一個項目，那就要問自己”期待結果是什麼？”（女朋友和我在表妹婚禮上合影）。

「那我要召開董事會這件事情就應該是一個項目囉。」格非思考了一下「而下一步行動是”今天閱讀第二季財務報表，明天和會計Greta討論下週三報告重點”」

「對，那期待結果是什麼？期待結果最好是一個圖像，可以看得見的」我鼓勵格非自己想出答案

「…，我的期待結果是董事在開完會後和我握手，支持我進行下一個季度三個重要的計劃。」格非眼睛張大的說「哇，這好棒，本來我對開董事會很有壓力，但是現在卻充滿期待。」

「恩，太好了，那我們表妹婚禮及開董事會都設定好期待結果了。」我也很開心

任務清單，就是要把自己所有的任務放在一起，列成清單，而且每週檢視（我們會在第六個流程詳細介紹），這樣我們就從日管理，上升到週管理的層級。

要管理好任務清單不是件容易的事情，依照我的老師David Allen的說法需要兩年，但是我強烈建議大家去養成這個習慣。

來說說自己最有感覺的好處吧，目前我自己也是個斜槓中年，同時有經營者、作家、講師、產品開發、老公、爸爸等多個角色，由於能夠把任務清單管理好，在工作、生活、自我之間才得以忙裡偷閒，擁有較好的生活品質，也希望大家做好收集、加工、分類的基本功，由日管理做到週管理。

（4）參考資料庫

「老師，你如如何管理好知識管理的，可以介紹一下嗎？」格非問

「我的知識管理工具混雜了紙張和數字工具，我們來看看。」我從包包拿出筆記本和電腦和格非展示

我使用B6大小筆記本來規劃開會的議程，寫下會議記錄、草擬文章、思考複雜的任務（相信我，多寫下你的想法，你會越來越能掌握任務的），我覺得記錄筆記、建立個人資料庫是身為一個知識工作的基本功。

我也使用數字工具工具來建立參考資料庫，例如用Dropbox存放這年常提存的資料；在NAS及外接SD卡存檔所有的工作檔案，這讓在出差之時，不用害怕電腦故障，可以利用雲端的方式，立刻找回檔檔案。

由於我喜歡寫作，也習慣藉此提煉思考，和他人分享，團隊選擇了用公眾號文章的方式來和粉絲互動。而發佈公眾號文章時，必須和插畫師、公眾號排版小幫手一起作業，所以建立一套簡便的協作流程，利用微信、雲盤、文書軟件，協作快速有效。

值得一提的是，我用印象筆記一類工具寫日記已經超過12年，雖然每天只花五分鐘寫作，也累積了三千多天的日記，前幾天開立公司，銀行要作徵信的工作，問起兩年前有一筆交易狀況要求解釋，我立刻拿起印象筆記搜尋，就能回答行員的提問。

在建議大家建立參考資料庫的同時，我也想和大家推薦九宮格聯想法，因為我們都需要把項目進行拆分，又希望在直立的筆記本空間內結構化自己的筆記，同時達成容易書寫又檢視快速的目的。

你只要先在白紙上兩橫兩豎一個井字，把問題或項目名稱寫在中間格子，就可以在外側九宮格子裡面自由發想。

「 格非可以用上面的方法管理好團隊內文字、圖片、音頻、視頻、項目規劃各種事情，這些都是知識管理的一環。」我笑著說

「嗯，老師，我也記錄在我的筆記本裡，我會繼續努力的～」

結語

「老師，我懂了，原來公司同仁用不同的工作系統是很正常的，我們不可能強迫別人去改變她們的工具」格非一副恍然大悟的表情！

「對的，有了STAR法則，就可以讓同仁用自己擅長的工具來管理工作。」我回答「例如會計人員常常打開Excel，就會喜歡用Excel來排行程；業務員約會很多，就很喜歡行事曆一類的工具；客服人員會很喜歡用紙張，這都是工作的通性，可以善加利用。」

「我懂了，我再去針對各個部門開一次STAR原則討論會，溝通各部門喜歡運用的工具，儘量配合他們的工作習慣。」格非說。

「對的，但是公司的經營者也必須定義出管理的方法，例如何時開各階層的會議，個人或部門如何計劃，如何回報員工的想法，這些都可以善用工具，設定制度」我說。

一個團隊內，每一個人都可能使用不同的工具，從紙張、手帳、空白筆記本、微信、到手機裡的提醒或備忘App、電腦裡待辦事項、Microsoft Excel、Microsoft Word、Gmail相關Google工具、協作雲端服務，微信、印象筆記等這都非常正常。

但是藉由收集、加工、分類三個流程，每個人架構出收件匣及STAR概念在自己善用的工具內，還是能在保有各自工作自由度的架構下，做出最好的協作。