時間管理關鍵六流程 7 行動

插圖 by Hanning Illustration

「老師，這是我的女朋友Cindy」格非帶了美麗的女朋友來找我，才介紹完，他自己都臉紅了。Cindy個子很高，有165公分吧，頭髮很長、氣質好。

「永錫老師好，常常聽格非提起你，平均每三天吧。」Cindy落落大方，表情很多「我現在從事影音小編，還有當Youtuber，開了一個日、韓流行文化介紹的頻道，平時在家工作。」

「對了，我今天帶Cindy來的原因也是這個。」格非說「她接了幾個專案，超愛用番茄工作法的，所以也想介紹她和老師學習，讓時間管理得更有次序感。」

「好的，我們這次本來就想聊聊流程五：行動」我說：「今天Cindy在，我們就從你比較熟悉的倒數計時器及番茄工作法，說說如何把行動準時完成吧！」

當我們知道今天的青蛙及蝌蚪，就開始要行動了，每一個行動，都有開始行動的時間（例如開會時間）；每一個行動，也需要專注一段時間才能完成；有的行動在結束之前，需要設置提醒（例如高鐵下車前的鬧鐘，避免自己睡過站）。簡單說來，一件事情的開始，執行及結束，都和時間息息相關。

本篇文章，藉由手機的內建時鐘App講起，把行動時會注意到的各種時間管理問題作個說明，最後也會介紹Cindy喜歡的番茄工作法之進階用法。

# 會響的鬧鐘

「永錫老師，用了番茄工作法之後，覺得鬧鐘好好用，你是怎麼用鬧鐘的，有沒有什麼有趣的鬧鐘。」Cindy偏著頭問「但是你要講簡單一點的喔，不然我學不會啦^^」

「好呀，我就教你如何運用『會響的鬧鐘』吧！」我回答

「『會響的鬧鐘』這個說法好有趣呀」Cindy拍拍格非肩膀「你給我好好聽著，要是我忘記了回去要幫我複習的。」

「當然，沒問題。」格非笑瞇瞇地回答。

第五個流程：行動，探討的就是行動與時間的關係，對Cindy而言，她常常在家中工作，首先需要的是專注，打字寫文稿、剪輯影片、圖片繪製；接著，出門見客戶，她需要的就是會響的鬧鐘。

* 特別早的起床時間，在手機設鬧鐘06：25來喚醒自己

* 剪輯影片時，設定倒數計時25分鐘專注、5分鐘休息

* 要出門的時間，在手機設定鬧鐘（Alarm）或倒計時(Timer)，提早15分鐘通知自己，打扮出門。

* 搭乘公車時，設個30分鐘的鬧鐘，小睡一下，以免搭過站，也可以趁機休息。

* 回到家裡準備晚餐等格非回來，幫烤箱設定倒計時，預熱烤箱，準備做咖哩焗烤飯等。

「永錫老師，聽你講得很簡單，我的生活真的是這樣耶！」Cindy好驚訝「我都不知道生活中默默用了這麼多鬧鐘。」

現代人隨身帶著手機，所以使用大量鬧鐘已經習以為常，若是留意一下，鬧鐘分成兩大類。

* 鬧鐘（Alarm）:會在準確時間發出聲響提醒我們，目的是要我們去做接下來該做的行動（最常見的場景是起床），像手機內建時鐘上可以設定多個Alarms。

* 倒計時（Timer）：手機內建時鐘只有一個倒計時，建議拿來設定接下來幾小時內最重要的一件事情（常見的是小睡片刻、搭大眾運輸工具等）。

「老師，這些概念真的很有趣，那 『不會響的鬧鐘』是什麼呢？快點跟我們介紹吧！」格非插話說。

# 不會響的鬧鐘

「我先來考你們一個問題？」我問「有什麼時候，你希望被通知，但是希望鬧鐘不要起聲音，最後是震動或者文字通知。」

「開會」格非說「上次和客戶開會時手機叫起，主管給我一個白眼。」

「專注工作不想別人吵的時候」Cindy說「養成小習慣，例如多喝水、做拉伸運動等，這樣說起來，如果能有不會響的鬧鐘，對我們習慣養成和專注工作很重要耶。」

以前我設定的鬧鐘都會響，結果常常該響的時候不響（因為設的時間不適當），不該響的時候卻一直響（因為有重複提醒功能），而且我發現內建鬧鐘有一個功能不好用─不容易設定不會響的鬧鐘。

不會響的鬧鐘我希望它具備有以下的功能：

* 沒有聲音，而是改為文字的提示

* 有手機版，就算外出文字提示也會在手機彈出

* 有電腦版，輸入快速，大螢幕可以一覽所有文字提示

* 功能簡單，設定鬧鐘的步驟越簡單越好，不需要複雜功能

我用的是Due這個App，可以適用於iPhone、iPad、Mac，只要把提醒（Reminder）的聲音關掉，立刻變成”不會響的鬧鐘”，雖然不會響，但是每10分鐘會文字提示你一次，直到你把它按掉為止。

我把這個『不會響的鬧鐘』用在兩個方面：

第一個是，要養成習慣的事情，我每天早上吃高纖早餐、晚上六點吃藥、晚上八點洗澡時按摩頭皮，晚上十點拉筋；每週五做週檢視，都在Due裡面設定了每日或每週重複，時間到了就會定時跳出。

第二個是，某件某個特定時間解的單一事情，例如QQ帳號因為換手機無法登入，要我的大陸手機在身邊才能登入，我就設了下午五點在手機旁的時間點，一分鐘就把QQ帳號的問題解決。另外我Due的清單還有兩件事情，第一件事是，下週一要去國稅局辦理稅務事情，另一件事情是，聯絡某出版社幫某本書寫推薦序。我就會把這些特定時間要處理的事情，快速輸入放在Due裡面。

# 番茄工作法（倒計時）

「老師，我可以問一個傻問題嗎？」Cindy說「就是紅的還是黑的番茄鐘比較好？」

「嗯，你為什麼問這個問題呢？」我忍住不笑。

「因為格非看了你的書，就一次買了紅跟黑兩個番茄鐘。」Cindy認真地說「他知道我最愛用番茄鐘了，讓我能夠專注做事情，我想家中放一個我喜歡的顏色，他拿一個去辦公室用，所以才問這個問題。」

「我懂了，很簡單，紅的番茄鐘放家裡，黑的放辦公室，這樣風水好。」我故作神秘地說著。

格非買的番茄鐘是幸福行動家學員5S生活設計製作的，幫助我們在工作環境下倒計時，25分鐘專注，5分鐘休息。其實，番茄鐘還有第二個功能，就是成為家裡（或說書桌及辦公桌）一種擺飾，作為一種視覺化的『提醒』我們應該用番茄工作法來專注做工作，所以我建議Cindy用紅色番茄鐘，這樣比較能夠『提醒』她來使用番茄鐘。

「老師，我有個問題，我在辦公室用番茄鐘還好，但是我們公司常開會，總是帶著筆電跑來跑去辦公。」格非問「假日工作，Cindy和我也常常到咖啡館做事，帶番茄鐘有點不方便，你是用什麼辦法來解決移動辦公的場景呢？」

「針對移動場景的人，番茄鐘確實不方便。」我回答「Cindy或業務類型的人還好，手機內建倒計時25分鐘，但是像格非和我常常在電腦前面打字輸入的人，還是用App會方便地多。」

在我的Macbook air上面我使用Timy 3這個倒計時的App做為番茄鐘，有幾個很大的好處：

* 在Menu bar（菜單欄）顯示倒數計時，你可以知道番茄鐘已經過了多久。

* 設定快速，我預設了5、10、25三種倒數時間，三個點擊完成設定。

* 可以選聲音，我選了一個蛙（Frog）叫的聲音，就算在咖啡館響了，也只有0.3秒吧，不會吵到別人。

「老師，這個好適合我呀，這樣我在公共場合使用番茄鐘也毫無問題了。」格非很興奮。

「老師，這幾年我學時間管理，我覺得我”時間感”越來越好了」格非說「知道完成一件事情需要多少時間，例如多久寫完一段代碼、完成一段文件、準備一份會議資料。」

「這倒是真的，以前格非超會拖，我自己時間感很好，他每次都被我罵，現在總算改進了，不然我還想他在學什麼鬼時間管理，一點用都沒有。」Cindy看著格非滿臉都是笑意邊說著。

本文講述了會響的鬧鐘，幫助我們設鬧鐘、倒數計時、不會響的鬧鐘，幫我們養成習慣，事件提醒；最後還討論了不同場景下的番茄工作法使用。

這是流程五，行動，希望對大家完成行動提示的能力有所幫助。