先吃了那隻青蛙 談八頁小書的運用 (1) 總論


使用八頁小書近十年了,是我最喜歡的時間管理工具之一,放在皮夾中的八頁小書,隨取隨用,輕鬆快速,不僅是三日工作計畫,也可以用在旅行、出差的時候,更是我演講時的操作小手冊,非常實用。

我們來看看八頁小書每個頁面如何幫助大家管理好人生。可分成四個大部分,分別是三隻青蛙,四個動詞,計畫頁面、Todo時計。


(1) 三隻青蛙:九宮格規劃未來三天的青蛙

「先吃掉那隻青蛙」是培養承諾力很重要的一部分,雖然有了完備的行動及任務清單,但有時候每天的工作環境因自己精力不足、突發事件太多等原因,導致原先計劃沒有完成。若是能夠事前做好三日計劃,找出每天的青蛙(最重要的一件事情),那至少可以集中精力先吃掉青蛙,這樣才不會一天辛苦工作下來,覺得一事無成。以下是利用八頁小書規劃未來三天青蛙的方法。

a. 寫下日期:三日計劃上面有三個日期欄,先寫下今天、明天、後天三天的日期。

b. 放入重要行程或事情:三日計劃有三列,上面一個代表上午,中間是下午,第三列是晚上,把自己重要的行程或事情放進去,請對應早上、下午或晚上時區放入,如果還沒決定時間,我會先小字寫在日期旁邊,代表全天事件或還沒決定何時進行的事情。

c. 找出青蛙:看看前後三天的關係,並為每天找出最重要的一個行程,將之用圓圈圈起來,這就是我們的青蛙。

找出未來三天的三隻青蛙是否讓你鬆了一口氣呢?這是因為我們對未來行程有了計畫,可以放下懸而未決的心,面對眼前的的事物,專注去做。因此,每天早上用兩分鐘來思考一下今天青蛙是什麼,絕對是個高效率的投資,快點試試吧!


(2) 四個動詞:分成四欄四個動詞,打電話、外出、電腦、溝通,批次處理行動。

打開八頁小書的第二頁,看到『四個欄位』,代表未來三天中,我們需要執行的行動,這些行動分成電話、外出、電腦、溝通四種動詞清單,讓我們依據時間及地點,批次採取行動,節省不必要的時間浪費,就是一種良善的時間管理。



A. 電話:將要打的電話列在一起,一天中的一個特定時段,批次把該打的電話打完。

舉例:把需要打的電話人名寫在這一列,這樣打電話時就可以批次處理,建議您試試看,非常有效率,讓『跟某某人聯絡』這種瑣碎的事,不再瑣碎。



B. 外出:把外出及動手做的事情寫在一起,出門時一起做。

外出就是離開最頻繁待的地點(通常是辦公室、家裡及學校),到第三地去辦事情,如果我們有一張清單,例如到某一個區域,依次處理三、四件事情,這樣可以減少多次出門的時間,非常省時。


C. 電腦:指的是在電腦前面處理的事情

,現代人使用電腦的量非常頻繁,不論查詢、上網購物、寫郵件,或是製作簡報、文書檔案處理等都要耗費許多時間,如果能夠列成清單,找尋合適時間,用足夠的時間一次完成,這樣也可以讓時間不再碎片化。


D. 溝通:和人當面溝通的事情
我觀察男女朋友對話時,常常出現一句對白「我本來有一件事情要和你討論,但是現在忘記了。」這就說明了列清單的重要,在辦公室時,隨手列下要和老婆、家人 要溝通的事情,回家後批次溝通;在家中,有靈感時寫下要在辦公室和老闆、同仁溝通的事情趁著喝下午茶時,辦公室繞一圈,要溝通的事情都說完了,這樣效率超高。

青蛙是一天中重要的大事情,我們要優先處理,但青蛙做到一半有空檔,或已經完成,這個時候,四個動詞清單,讓我們可以用更少的時間,批次處理小行動,讓瑣碎的事情很早就受到妥善的照顧,不會衍生出大問題,這樣效率就能提高。


(3) 計劃頁面:有四頁的空間讓我們能夠規劃計劃,不用特別再找其他紙張。
透過規劃明、後天的青蛙,心情放鬆了,在不經意時會突然跑出如何把青蛙吃得更好的點子,讓我們做好事情(專案)的效益提升。

例如:下週一要在部門內部報告,洗澡時突然想到可以如何簡報的點子,洗完後就坐下來,打開八頁小書(我通常都放在皮夾中,裡面還有一支筆,以便利好點子浮現時隨時記下),寫下剛剛的點子在報告時可以用哪三個要點來呈現,接著可以分析各個要點的關鍵支撐。通常寫完後,靈感又來了,這週五就可以就事情內容和老闆的秘書Mike討論一下,並把這份簡報的文件提前給小主管Lee看看,讓他準備發言。

這樣一個簡報的規劃可能花了十分鐘,但是卻可以幫助下週一的會議品質大幅提升,這就是利用四張計劃來讓吃青蛙品質變好的方法。

再舉個例子,明天有隻青蛙是和展旭律師碰面,晚上吃飯時突然想到可以規劃兩個話題和他討論

。首先是討論BNI長富分會未來的問題,這是他很感興趣的 主題。除此之外,他女兒曾經上過我的研習會,目前就讀北一女中,所以這是也一個很好的切入點,剛好可以請教他過一陣子要去北一女中演講內容,這樣公務兼顧私誼,一舉兩得。

這樣我們只有一個小時的碰面小聚,內容可以很充實,這件事情是我明天的青蛙,事前規劃,也讓吃我吃青蛙能力變得更強了。

四張計畫也可以來規劃番茄工作法的每日待辦清單,非常好用!



(4) Todo時計:兩個鐘面代表一天的24個小時,畫幾條線就能規劃好這天的生活。
我在2009年左右在一本日本雜誌「The 21」學到Todo時計的概念,每個如同時鐘般的Todo時計,代表了12個小時,兩個時鐘就是24小時,也就是一天。我們就在其中規劃行程。

發現這樣一個概念用在出差的時候特別好用,某日要搭乘高鐵到嘉義中正大學講課,並於下午到達台中的默契咖啡參加一個會議,我的行程規劃如下。

上午9點到12點在中正大學演講,因此,訂了6:30的高鐵從台北到嘉義高鐵站,之後朋友接我到中正大學。

用過午餐,朋友送我到高鐵站搭乘13:30高鐵,經過友人接送,15:00準時開會。晚上20:30離開咖啡館,去高鐵站搭乘高鐵回台北,10:45抵達台北家中。

運用Todo時計的方式,可以確認一天的行程,並留下足夠的緩衝時間,常常我還能規劃一下高鐵上的時間是要休息、還是做事,好幫下個行程儲備精力,也找出更多做事的時間,有鬆有馳,讓時間的運用更加彈性。

結語
上圖是我畫的八頁小書小人,藉由這個可愛的小人,希望大家能夠和我一樣喜歡八頁小書呢,呵呵。
之前剪輯了一片如何製作八頁小書的影片,大家印出範本後,可以看一下影片(2:36),就知道如何折出八頁小書,男生可以放在皮夾,女生可以放包包,記得要思考帶一支筆,就樣可以開始應用了。

Youtube影片位置(在youtube這個影片被點擊超過一萬次羅)
http://www.youtube.com/watch?v=SmnXiQNNIjM

自己是把八頁小書放在皮夾中,因為皮夾裡面有一支筆,因此隨時都可以拿出來規劃一番,錢包是每天都不會忘記攜帶的東西,八頁小書放在其中,當然是在好也不過了。

這篇文章是關於八頁小書的基本說明,接下來還有一系列八頁小書的文章介紹,還請期待。

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