先吃了那隻青蛙 談八頁小書的運用 (1) 總論
使用八頁小書近十年了，是我最喜歡的時間管理工具之一，放在皮夾中的八頁小書，隨取隨用，輕鬆快速，不僅是三日工作計畫，也可以用在旅行、出差的時候，更是我演講時的操作小手冊，非常實用。
我們來看看八頁小書每個頁面如何幫助大家管理好人生。可分成四個大部分，分別是三隻青蛙，四個動詞，計畫頁面、Todo時計。
(1) 三隻青蛙：九宮格規劃未來三天的青蛙
「先吃掉那隻青蛙」是培養承諾力很重要的一部分，雖然有了完備的行動及任務清單，但有時候每天的工作環境因自己精力不足、突發事件太多等原因，導致原先計劃沒有完成。若是能夠事前做好三日計劃，找出每天的青蛙（最重要的一件事情），那至少可以集中精力先吃掉青蛙，這樣才不會一天辛苦工作下來，覺得一事無成。以下是利用八頁小書規劃未來三天青蛙的方法。
a. 寫下日期：三日計劃上面有三個日期欄，先寫下今天、明天、後天三天的日期。
b. 放入重要行程或事情：三日計劃有三列，上面一個代表上午，中間是下午，第三列是晚上，把自己重要的行程或事情放進去，請對應早上、下午或晚上時區放入，如果還沒決定時間，我會先小字寫在日期旁邊，代表全天事件或還沒決定何時進行的事情。
c. 找出青蛙：看看前後三天的關係，並為每天找出最重要的一個行程，將之用圓圈圈起來，這就是我們的青蛙。
找出未來三天的三隻青蛙是否讓你鬆了一口氣呢？這是因為我們對未來行程有了計畫，可以放下懸而未決的心，面對眼前的的事物，專注去做。因此，每天早上用兩分鐘來思考一下今天青蛙是什麼，絕對是個高效率的投資，快點試試吧！
(2) 四個動詞：分成四欄四個動詞，打電話、外出、電腦、溝通，批次處理行動。
打開八頁小書的第二頁，看到『四個欄位』，代表未來三天中，我們需要執行的行動，這些行動分成電話、外出、電腦、溝通四種動詞清單，讓我們依據時間及地點，批次採取行動，節省不必要的時間浪費，就是一種良善的時間管理。
A. 電話：將要打的電話列在一起，一天中的一個特定時段，批次把該打的電話打完。
舉例：把需要打的電話人名寫在這一列，這樣打電話時就可以批次處理，建議您試試看，非常有效率，讓『跟某某人聯絡』這種瑣碎的事，不再瑣碎。
B. 外出：把外出及動手做的事情寫在一起，出門時一起做。
外出就是離開最頻繁待的地點（通常是辦公室、家裡及學校），到第三地去辦事情，如果我們有一張清單，例如到某一個區域，依次處理三、四件事情，這樣可以減少多次出門的時間，非常省時。
C. 電腦：指的是在電腦前面處理的事情 ，現代人使用電腦的量非常頻繁，不論查詢、上網購物、寫郵件，或是製作簡報、文書檔案處理等都要耗費許多時間，如果能夠列成清單，找尋合適時間，用足夠的時間一次完成，這樣也可以讓時間不再碎片化。
D. 溝通：和人當面溝通的事情
我觀察男女朋友對話時，常常出現一句對白「我本來有一件事情要和你討論，但是現在忘記了。」這就說明了列清單的重要，在辦公室時，隨手列下要和老婆、家人 要溝通的事情，回家後批次溝通；在家中，有靈感時寫下要在辦公室和老闆、同仁溝通的事情；趁著喝下午茶時，辦公室繞一圈，要溝通的事情都說完了，這樣效率超高。
青蛙是一天中重要的大事情，我們要優先處理，但青蛙做到一半有空檔，或已經完成，這個時候，四個動詞清單，讓我們可以用更少的時間，批次處理小行動，讓瑣碎的事情很早就受到妥善的照顧，不會衍生出大問題，這樣效率就能提高。
(3) 計劃頁面：有四頁的空間讓我們能夠規劃計劃，不用特別再找其他紙張。
透過規劃明、後天的青蛙，心情放鬆了，在不經意時會突然跑出如何把青蛙吃得更好的點子，讓我們做好事情（專案）的效益提升。
例如：下週一要在部門內部報告，洗澡時突然想到可以如何簡報的點子，洗完後就坐下來，打開八頁小書（我通常都放在皮夾中，裡面還有一支筆，以便利好點子浮現時隨時記下），寫下剛剛的點子在報告時可以用哪三個要點來呈現，接著可以分析各個要點的關鍵支撐。通常寫完後，靈感又來了，這週五就可以就事情內容和老闆的秘書Mike討論一下，並把這份簡報的文件提前給小主管Lee看看，讓他準備發言。
這樣一個簡報的規劃可能花了十分鐘，但是卻可以幫助下週一的會議品質大幅提升，這就是利用四張計劃來讓吃青蛙品質變好的方法。
再舉個例子，明天有隻青蛙是和展旭律師碰面，晚上吃飯時突然想到可以規劃兩個話題和他討論
。首先是討論BNI長富分會未來的問題，這是他很感興趣的 主題。除此之外，他女兒曾經上過我的研習會，目前就讀北一女中，所以這是也一個很好的切入點，剛好可以請教他過一陣子要去北一女中演講內容，這樣公務兼顧私誼，一舉兩得。
這樣我們只有一個小時的碰面小聚，內容可以很充實，這件事情是我明天的青蛙，事前規劃，也讓吃我吃青蛙能力變得更強了。
四張計畫也可以來規劃番茄工作法的每日待辦清單，非常好用！
(4) Todo時計：兩個鐘面代表一天的24個小時，畫幾條線就能規劃好這天的生活。
我在2009年左右在一本日本雜誌「The 21」學到Todo時計的概念，每個如同時鐘般的Todo時計，代表了12個小時，兩個時鐘就是24小時，也就是一天。我們就在其中規劃行程。
發現這樣一個概念用在出差的時候特別好用，某日要搭乘高鐵到嘉義中正大學講課，並於下午到達台中的默契咖啡參加一個會議，我的行程規劃如下。
上午9點到12點在中正大學演講，因此，訂了6：30的高鐵從台北到嘉義高鐵站，之後朋友接我到中正大學。
用過午餐，朋友送我到高鐵站搭乘13：30高鐵，經過友人接送，15：00準時開會。晚上20：30離開咖啡館，去高鐵站搭乘高鐵回台北，10：45抵達台北家中。
運用Todo時計的方式，可以確認一天的行程，並留下足夠的緩衝時間，常常我還能規劃一下高鐵上的時間是要休息、還是做事，好幫下個行程儲備精力，也找出更多做事的時間，有鬆有馳，讓時間的運用更加彈性。
結語
上圖是我畫的八頁小書小人，藉由這個可愛的小人，希望大家能夠和我一樣喜歡八頁小書呢，呵呵。
之前剪輯了一片如何製作八頁小書的影片，大家印出範本後，可以看一下影片（2：36），就知道如何折出八頁小書，男生可以放在皮夾，女生可以放包包，記得要思考帶一支筆，就樣可以開始應用了。
自己是把八頁小書放在皮夾中，因為皮夾裡面有一支筆，因此隨時都可以拿出來規劃一番，錢包是每天都不會忘記攜帶的東西，八頁小書放在其中，當然是在好也不過了。
這篇文章是關於八頁小書的基本說明，接下來還有一系列八頁小書的文章介紹，還請期待。
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