先吃了那隻青蛙談八頁小書的運用 (2) 吃青蛙的具體方法



一早起床就看到英國倫敦的新浪微博網友 @完全趕不上計劃星人的微博

『..今天早上7點起,10點吃完早飯,看書一小時,11點到12點上課,12點到1點圖書館看書,1點到2點午飯,2點到4點上課+複習課程。4點 半回到房間,就開始浪費時間,看了電視劇1集,紀錄片3集.(必須找出控制看電視劇的方法,比如定特定的一天如週六統一把一週的劇集集中看掉,要更多得用整塊時間而不是零散時間…

我以前就是這樣,覺得時間不知不覺就浪費掉了,慢慢的,學會吃青蛙,學會番茄工作法,並從有紀律的人身上學習,慢慢地,覺得自己的「承諾力」不斷累積,對自己及對他人的承諾都能夠做到。


這篇文章要討論的,就是如何用「整塊時間」來吃青蛙,因為生命中重要的事情都需要大段時間才能夠完成。本文借由「建立吃青蛙儀式」、「我的吃青蛙實務」、「如何養成長期吃青蛙習慣」三個角度來探討  @完全趕不上計劃星人 的時間管理問題。』


「Anthony Trollope」的圖片搜尋結果
看完他的留言,我有了以下的一些想法,讓我們再次理清時間管理裡吃青蛙的的3步具體方法:

1.建立你的吃青蛙儀式

安東尼·特洛勒普Anthony Trollope (1815~1882)是英國維多利亞時代多產小說家,他每天五點半起床,先閱讀前一天寫的文稿,接著專注寫作兩個半小時,他每15分 鐘可以寫出250個子,一天寫出2500字。寫完文章,吃個早餐就去上班,是的,他還是郵局的全職員工,在他勤奮多產的一生中,總共寫了49本長篇小說。

看到安東尼·特洛勒普的故事,立刻發現可以學習他寫作的儀式,他家境並不富裕,他也坦承寫作是為了多賺一些錢,但是他的意志力驚人,每週寫出一萬字以上,並用日記記錄寫作狀況,自我檢討。這樣的儀式和我目前工作的模式非常接近,因此有許多可以借鏡之處。

寫作就是我的青蛙,如果每天能專注寫作三個小時,這樣一定能寫出足夠大的文字量,達成目標,因此我拿安東尼·特洛勒普做得事情一項項檢視自己。

首先是早起,對我不是問題,四點就起床了。

其次是專注的時間長短,本來一起床,我會用兩個番茄鐘處理早上的事情,決定縮短到一個番茄鐘,這樣有更多時間寫作。

接著,安東尼·特洛勒普會先閱讀之前的文稿,這是我還沒養成的習慣,但是對寫作品質有很大的好處,決定每天也用一個番茄鐘閱讀之前寫作相關的部份,才開始寫作。

最後,安東尼·特洛勒普固定花兩個半小時寫作,我沒有這樣奢侈的時間,但是一個小時應該有,還能利用早上其他時間再寫一個小時,這樣至少接近他的狀況。目前希望學習他能夠每天生產出一篇1500─2500字的部落格文章。

學習安東尼·特洛勒普如何吃青蛙,我或許也可以建立自已寫文章的新儀式,其實,製作投影片,寫商業文件、企劃案都可以用類似的方法來進行,你的青蛙是什麼,你能不能找到心目中的典範,和他學習並建立你的吃青蛙儀式吧。

2.每天吃青蛙的實務分享

和李開復老師頗有緣份,2007年到內地第一個做培訓的公司是Google北京分公司(當時他是大中華區總裁),2008年加入我學網成長顧問,也是開復老師創立的公益網站,08年他到台北演講,第一次碰面,之後開復老師創立創新工場,我有許多朋友也在裡面工作。

其實我相當佩服開復老師,因為能從外商一流企業高管到自行創業,確實不易。雖然忙碌異常,但是感覺到他遊刃有餘,時間管理做得相當好。開復老師曾經在一篇文章中提到他時間管理的秘訣

….每天清晨,我會把今天要做的事情歸納出來,做一個排序。我會依事情的重要性而不是緊急性來做排序。對自己做承諾:那些事情這一天一定要做完,然後我會達到這個承諾。另外,我會準備一個「瑣碎事單子」,把一些瑣碎但是必須做的事情(例如:回朋友電話、填某一個表格、讀一篇文章等),利用一天中時間的碎片(例如:搭車、坐飛機、等下一個會議等)完成。…(出自對話李開復:怎樣做最好的自己一文)

其實之前我設計八頁小書格式,也和這段文字很有關係,主要是三日計劃及行動清單這兩個單元。

三日計劃是規劃每日重要青蛙的地方,並設定吃青蛙時區,圈出每天最重要的一隻青蛙。

行動清單則類似「瑣碎事單子」,依照不同動詞分類,運用空檔時,批次處理完成小事情(也可以叫做蝌蚪,不處理以後就會變成青蛙)
八頁小書用這樣的方式,可以有效的吃掉每天的青蛙,順便處理一堆蝌蚪,接著,讓我來說明實際操作的步驟:

每天四點起床,花一個番茄鐘的時間,在八頁小書中規劃每天待辦事項,標明一天中要吃掉的青蛙,每個青蛙都需要兩個以上番茄鐘(通常每天最多吃三隻青蛙)。

有空時或有靈感時,拿一張Post-it,思考一下如何讓這段吃青蛙的時段品質提高,例如要做投影片,事前花個五分鐘,思索一下接下來兩~三個番茄鐘做投影片的方向。

完成番茄鐘,我會在八頁小書上畫個叉叉(X)時,心中非常有成就感。

每天早起的一個番茄鐘內,我也會寫晨間日記,檢視一下自己之前一天吃青蛙的狀況。

透過這樣的方式,在家工作的日子,凌晨時間用來寫文章,上午運動後,處理重要且有高難度的事情,下午午睡一下,接著還可以處理一些比較輕鬆的事情(例如聯繫朋友等事情),傍晚或晚上就閱讀自己喜歡的書籍,算是充電。

因為我在早晨時間做事的效率最高,因此那時做的事情強度較大,越是下午或晚上就越輕鬆,讓自己睡眠品質也能夠好。



3.長期吃青蛙的習慣

2010年12月,第一次到北京清華大學演講,我問主辦人明楊為什麼邀請我來清華演講時間管理。

「因為我們清華的同學都沒有紀律」明楊簡短地回答。

接著他說明清華尖子們自我要求高,因此若明天考試就熬夜準備,有活動,就徹夜不睡把活動做好,想到鍛鍊身體,半夜也去跑步,雖然努力燃燒自己,但總不能一輩子都用熬夜不睡,來面對自己大大小小所有事情吧?!這是一種惡性循環,所以才想找我去演講時間管理。

演講的結果很受肯定,是因為吃青蛙、番茄鐘都是短期可以見效的方式,人們對於短期見效的方法都沒有抵抗力,因此看到「吃青蛙」、「番茄工作法」就會很開心,但是我們更需要的是長期的習慣培養,接下來介紹的是:如何養成吃青蛙的習慣。我們必須先採取一些行動

閱讀「先吃了那隻青蛙」這本書,深入瞭解吃青蛙是什麼!
閱讀「番茄工作法」PDF或閱讀「番茄工作法圖解」可以更瞭解如何『專注』工作。
下載八頁小書,練習找出每天最重要的青蛙(上篇文章有載點)
購買倒數計時器(或下載APP),它是絕對可以幫助你專注的工具。

上網分享你的做到,並鼓勵他人的做到,把養成習慣變成社交活動,會更加有趣
寫日記,記錄自己每天吃了哪幾隻青蛙,用了多少番茄鐘,這是國外最近很風行的「量化自己」(Quantified Self),讓自己成為自己的老闆。

其實,養成長期吃青蛙的習慣很重要,或許你和我一樣沒機會考進清華大學,但是養成這樣的習慣,你也有機會和一流人才一樣具備良好的工作習慣。

人只要決定好「下一步行動是什麼?」就是往成功的路上前進了,也鼓勵大家拿一張紙、一支筆,寫下看了這篇文章後的下一步行動,並去執行,我們就往紀律培養這條路上前進囉~加油!

結語
新浪微博網友 @完全趕不上計劃星人 的微博 其實非常認真生活,只是她對自己的要求較高,希望自己能夠做到更好。

今天我們介紹吃掉青蛙的實務方法也希望對她有所助益。以前我的好友老K建議我「問題不要自己想,要學會問別人。」這句話幫助我很大,讓我常常能夠跳出思考的困境,請教已經解決這件事情的朋友。

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