先吃了那隻青蛙談八頁小書的運用 (3) 行動清單的運用

二十世紀初，當時資產超過億萬美金的伯利恆鋼鐵公司老闆查理斯，接受了企管顧問艾維.李的建議，如果三個月後艾維.李能夠幫助查理斯改變公司內其他高階主管的效率，屆時由查理斯決定需要付給艾維.李的費用，多少查理斯說了算。

三個月後查理斯寄出了一百萬美元的支票到艾維.李的家中。

你是否跟我同樣好奇，艾維.李用了什麼方法，才讓伯利恆鋼鐵公司高階主管的效率大幅提升呢？方法其實很簡單，因為艾維.李要求高階主管做一件事情。

「我要你們向我保證，在未來的九十天內，每天離開辦公室前，列出第二天要做的『最重要的六件事情』，並按照優先次序排列。第二天上班就開始執行，第二天下班前如果沒有完成的事情，寫到第二天清單上。」

就這樣運用「把要做的事情寫下，把寫下的事情完成」的行動清單原則，查理斯非常滿意地開出支票。先前我們介紹八頁小書，也提到李開復先生會完成每天最重要的事情（青蛙），之後會有一張瑣碎代辦清單，今天就來學習如何使用這個清單來處理小事情，這個清單我們叫它『行動清單』，依照不同動詞分類，方便批次處理。有了清單，我們也能學習艾維.李的方式選出一天最重要的六件事情，並將之完成，這樣效率一定能夠大幅提升。

這個動詞行動清單分成，電話、外出、電子郵件、溝通四個項次，一一討論。

（1）打電話

很少人知道，我打電話給別人及我收到電話的比例大概是5：1，就是我打出不少電話，但是接到的電話比較少，這是我人際溝通的模式。但是這也給我很大 的困擾，也就是電話費比較高，但是確實打電話對我連結兩岸的幸福行動家帶來很大的好處。問題來了，有沒有能夠達到相同效果但是成本較便宜的方式呢？

經過研究後，我發現一樣人際溝通量很大的柯耀宗及沈寶仁老師（上圖）採取不同的策略，他們是發了非常大量的簡訊。柯耀宗老師，運用簡訊經營高階大 戶，而沈寶仁老師則是擅長發出大量客制化簡訊，各有讓我學習之處，帶給我很大的思考，雖然用打電話的模式達成很好溝通效果，但成本太高，為了將資源做更好 的運用，我建立以下幾個規矩

a. 用Skype打長時間通話電話：Skype雖然不是完全免費，但是確實可以降低通話費，雖品質較差，但是可以有效降低每月電話成本。

b. 打電話前先寄出一封email：例如我想和appleseed討論一個概念，我可以先寄出一封email，之後打電話，這樣可以節省溝通時間。

c. 增加簡訊/短信使用：現在的線上溝通軟體很多，有的甚至可以傳送語音檔案，完全免費，這樣可以暢所欲言，這要和柯耀宗老師多多學習。

d. 不要省緊急事件電話費：上面是降低每月成本的方式，必要時還是用運用電話這個工具。

打電話、傳簡訊是現代人每天都會做的事情，要善用工具，就要改善自己Daily work流程，這樣才能有效、準確地溝通。

在八頁小書中，有一欄是電話清單，我會把要打的電話寫上去，之後批次處理。我也決定，從此在寫上去之後，還會安排要用Skype打電話的時間，事前先寄出一封email，增加短信聯絡方式，這樣子打電話的品質一定能大幅提升。

（苗賢哲室內設計師，他是我們夫妻的朋友，我們叫他苗爸）

（2）外出

苗爸一家人是我們家的好朋友，職業是室內設計師，他們家的寶貝，和我們家的老二幼稚園就一起上才藝課程，認識已經將近四年了。

台北市是苗爸創業的地方，後來做了很多幼稚園的設計案，腳步開始在台灣各城市移動，現在更將事業拓展到大陸，上週聚會，他說他以前活力全開時，一天 要跑七個工地，常常在最後一刻才跳上高鐵。真是驚人，一開始苗爸事業在台北，移動就是靠機車，範圍到了全台灣，就要利用高鐵移動，現在到內地，交通工具就 是飛機了，這也代表他的生活圈這幾年逐漸擴大。一般人的生活圈就在方圓3-5公里內，苗爸的生活圈由於工作地點變動很大，因此範圍更遠。

我自己也是如此，以前住在彰化員林，日常移動範圍就在員林鎮上，後來當了講師，台灣各個城市到處跑，到了內地，北、上、深、廣都是我的工作地點了。

由於外出的機會及複雜度都大幅增加，我利用八頁小書的外出清單做很多的規劃，平時在家工作，要購物、領錢、回家要到信箱拿個信件、做的事情都會列成清單，批次處理。出差時，詳細規劃今天要跑的行程，與我有約的人的聯絡電話、約會地點地址（給計程車司機看），讓外出的品質能夠增加。

（大家都認識的愛因斯坦）

(3) 電子郵件

很少人知道愛因斯坦一輩子收到了16,000多封信，寄出了14,500封信，也就是說在還沒有電子郵件出現之前，愛因斯坦就利用信紙及郵政系統，建立他和全世界優秀科學家的溝通管道。

有趣的是1919年他成名以後（廣義相對論，因為一個天文觀察試驗被證實了），收到的信大增，但回信就沒辦法那樣快了，形成了「回信拖延」的現象，而且越來越嚴重，收到的信常常積壓將近一年沒回，不僅如此，因為寫信佔據太多時間，科學成果產出也受到了影響。

之前到新竹科學園區的IC設計公司演講，也發現同仁有類似的問題，這種公司的特性就是電子郵件的量非常大，假設一天收到100封電子郵件，10封是垃圾信垃圾信，50 封直接存檔備查，10封私人信件，3封是開會通知放入行事曆，20封兩分鐘內可以處理立刻回信，剩下七封必須處理的信，需要長一點的時間，但是要等一下才能處理，問題來了，這七封信放在哪裡？下一步行動是什麼呢？

在GTD的標準作法就是放到下一步行動清單，有空的時候繼續處理，這樣的好處是，自己立刻可以專注在眼前的事情上，不會受到這七封信還沒處理完的干擾，一有空，再去看看自己的行動清單，找出最重要的幾封信列到八頁小書上，短時間內把這幾封重要、但需要更長時間回覆的信分類完成。（IC設計公司是一天內，但是大多數人不需要如此急迫的回覆期限）

為什麼要用比較複雜的方法呢？這是因為如果我們像愛因斯坦一樣成名了，每天收到的電子郵件就會快速的增加（Goggle以前一個女副總裁每天會有2,300封左右的郵件，要回八個小時，其實不成名，我們的信件每年大致都會以15％左右增加），但是擁有完整的系統能夠幫助我們列出需要回信的清單，挑選重要的來回覆，雖然回信的速度會慢一些，但是愛因斯坦能因此多產出一些科學研究成果，這不是比寫幾封信重要得多嗎？^^

（4）當面溝通

昨天和老婆與Oliver及小關夫妻碰面，聊了許久，也共進晚餐，這樣的互動非常好，既溫馨、又分享了許多資訊。很喜歡的英國管理大師韓第也有類似的習慣，他和夫人會宴請年輕的作家或企業家到他們家中用早餐，做輕鬆愉快地交流。

是從BNI學到當面溝通的重要，人和人越來越多虛擬的接觸，但終究還是需要實體的碰撞，才能形成真正的溫度。不論是一對一談話，或者一個家庭對一個家庭的對話，這樣的互動模式價值非常高。

我會利用八頁小書來規劃自己當面溝通時要講的話，也就是說再講話之前，就想好要說什麼了，這樣也能夠增加溝通的品質了。一向很喜歡英文的一句話「Plan ahead」意思就是事前規劃，若是我們做事情的能力本來就很強，再能夠輔助事前規劃的習慣，一定能把品質變得更好。

結語
上一篇介紹了如何用八頁小書來規劃未來幾天的青蛙，這篇文章介紹的是，如何用不同動詞的行動清單把我們未來幾天規劃清楚，並且把做事情的品質提高。

事實上，經過三年多的習慣養成，我累積出許多實戰的經驗。現在著手規劃八頁小書需要的時間不到10分鐘，就可以將未來三到五天的行程想清楚，既快速，過程也很有趣。

這兩篇文章，介紹了八頁小書前兩種頁面，接下來我們較介紹的是八頁小書後面的兩個頁面，敬請期待～