先吃了那隻青蛙談八頁小書的運用 (3) 行動清單的運用



二十世紀初,當時資產超過億萬美金的伯利恆鋼鐵公司老闆查理斯,接受了企管顧問艾維.李的建議,如果三個月後艾維.李能夠幫助查理斯改變公司內其他高階主管的效率,屆時由查理斯決定需要付給艾維.李的費用,多少查理斯說了算。

三個月後查理斯寄出了一百萬美元的支票到艾維.李的家中。

你是否跟我同樣好奇,艾維.李用了什麼方法,才讓伯利恆鋼鐵公司高階主管的效率大幅提升呢?方法其實很簡單,因為艾維.李要求高階主管做一件事情

「我要你們向我保證,在未來的九十天內,每天離開辦公室前,列出第二天要做的『最重要的六件事情』,並按照優先次序排列。第二天上班就開始執行,第二天下班前如果沒有完成的事情,寫到第二天清單上。」

就這樣運用「把要做的事情寫下,把寫下的事情完成」的行動清單原則,查理斯非常滿意地開出支票。先前我們介紹八頁小書,也提到李開復先生會完成每天最重要的事情(青蛙),之後會有一張瑣碎代辦清單,今天就來學習如何使用這個清單來處理小事情,這個清單我們叫它『行動清單』,依照不同動詞分類,方便批次處理。有了清單,我們也能學習艾維.李的方式選出一天最重要的六件事情,並將之完成,這樣效率一定能夠大幅提升。
這個動詞行動清單分成,電話、外出、電子郵件、溝通四個項次,一一討論。

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(1)打電話

很少人知道,我打電話給別人及我收到電話的比例大概是5:1,就是我打出不少電話,但是接到的電話比較少,這是我人際溝通的模式。但是這也給我很大 的困擾,也就是電話費比較高,但是確實打電話對我連結兩岸的幸福行動家帶來很大的好處。問題來了,有沒有能夠達到相同效果但是成本較便宜的方式呢?

經過研究後,我發現一樣人際溝通量很大的柯耀宗及沈寶仁老師(上圖)採取不同的策略,他們是發了非常大量的簡訊。柯耀宗老師,運用簡訊經營高階大 戶,而沈寶仁老師則是擅長發出大量客制化簡訊,各有讓我學習之處,帶給我很大的思考,雖然用打電話的模式達成很好溝通效果,但成本太高,為了將資源做更好 的運用,我建立以下幾個規矩

a. 用Skype打長時間通話電話:Skype雖然不是完全免費,但是確實可以降低通話費,雖品質較差,但是可以有效降低每月電話成本。

b. 打電話前先寄出一封email:例如我想和appleseed討論一個概念,我可以先寄出一封email,之後打電話,這樣可以節省溝通時間。

c. 增加簡訊/短信使用:現在的線上溝通軟體很多,有的甚至可以傳送語音檔案,完全免費,這樣可以暢所欲言,這要和柯耀宗老師多多學習。

d. 不要省緊急事件電話費:上面是降低每月成本的方式,必要時還是用運用電話這個工具。

打電話、傳簡訊是現代人每天都會做的事情,要善用工具,就要改善自己Daily work流程,這樣才能有效、準確地溝通。

在八頁小書中,有一欄是電話清單,我會把要打的電話寫上去,之後批次處理。我也決定,從此在寫上去之後,還會安排要用Skype打電話的時間,事前先寄出一封email,增加短信聯絡方式,這樣子打電話的品質一定能大幅提升。




(苗賢哲室內設計師,他是我們夫妻的朋友,我們叫他苗爸)

(2)外出
苗爸一家人是我們家的好朋友,職業是室內設計師,他們家的寶貝,和我們家的老二幼稚園就一起上才藝課程,認識已經將近四年了。

台北市是苗爸創業的地方,後來做了很多幼稚園的設計案,腳步開始在台灣各城市移動,現在更將事業拓展到大陸,上週聚會,他說他以前活力全開時,一天 要跑七個工地,常常在最後一刻才跳上高鐵。真是驚人,一開始苗爸事業在台北,移動就是靠機車,範圍到了全台灣,就要利用高鐵移動,現在到內地,交通工具就 是飛機了,這也代表他的生活圈這幾年逐漸擴大。一般人的生活圈就在方圓3-5公里內,苗爸的生活圈由於工作地點變動很大,因此範圍更遠。

我自己也是如此,以前住在彰化員林,日常移動範圍就在員林鎮上,後來當了講師,台灣各個城市到處跑,到了內地,北、上、深、廣都是我的工作地點了。

由於外出的機會及複雜度都大幅增加,我利用八頁小書的外出清單做很多的規劃,平時在家工作,要購物、領錢、回家要到信箱拿個信件、做的事情都會列成清單,批次處理。出差時,詳細規劃今天要跑的行程,與我有約的人的聯絡電話、約會地點地址(給計程車司機看),讓外出的品質能夠增加。

「愛因斯坦」的圖片搜尋結果
(大家都認識的愛因斯坦)

(3) 電子郵件

很少人知道愛因斯坦一輩子收到了16,000多封信,寄出了14,500封信,也就是說在還沒有電子郵件出現之前,愛因斯坦就利用信紙及郵政系統,建立他和全世界優秀科學家的溝通管道。

有趣的是1919年他成名以後(廣義相對論,因為一個天文觀察試驗被證實了),收到的信大增,但回信就沒辦法那樣快了,形成了「回信拖延」的現象,而且越來越嚴重,收到的信常常積壓將近一年沒回,不僅如此,因為寫信佔據太多時間,科學成果產出也受到了影響。


之前到新竹科學園區的IC設計公司演講,也發現同仁有類似的問題,這種公司的特性就是電子郵件的量非常大,假設一天收到100封電子郵件,10封是垃圾信垃圾信,50 封直接存檔備查,10封私人信件,3封是開會通知放入行事曆,20封兩分鐘內可以處理立刻回信,剩下七封必須處理的信,需要長一點的時間,但是要等一下才能處理,問題來了,這七封信放在哪裡?下一步行動是什麼呢?

在GTD的標準作法就是放到下一步行動清單,有空的時候繼續處理,這樣的好處是,自己立刻可以專注在眼前的事情上,不會受到這七封信還沒處理完的干擾,一有空,再去看看自己的行動清單,找出最重要的幾封信列到八頁小書上,短時間內把這幾封重要、但需要更長時間回覆的信分類完成。(IC設計公司是一天內,但是大多數人不需要如此急迫的回覆期限)

為什麼要用比較複雜的方法呢?這是因為如果我們像愛因斯坦一樣成名了,每天收到的電子郵件就會快速的增加(Goggle以前一個女副總裁每天會有2,300封左右的郵件,要回八個小時,其實不成名,我們的信件每年大致都會以15%左右增加),但是擁有完整的系統能夠幫助我們列出需要回信的清單,挑選重要的來回覆,雖然回信的速度會慢一些,但是愛因斯坦能因此多產出一些科學研究成果,這不是比寫幾封信重要得多嗎?^^


(4)當面溝通

昨天和老婆與Oliver及小關夫妻碰面,聊了許久,也共進晚餐,這樣的互動非常好,既溫馨、又分享了許多資訊。很喜歡的英國管理大師韓第也有類似的習慣,他和夫人會宴請年輕的作家或企業家到他們家中用早餐,做輕鬆愉快地交流。

是從BNI學到當面溝通的重要,人和人越來越多虛擬的接觸,但終究還是需要實體的碰撞,才能形成真正的溫度。不論是一對一談話,或者一個家庭對一個家庭的對話,這樣的互動模式價值非常高。

我會利用八頁小書來規劃自己當面溝通時要講的話,也就是說再講話之前,就想好要說什麼了,這樣也能夠增加溝通的品質了。一向很喜歡英文的一句話「Plan ahead」意思就是事前規劃,若是我們做事情的能力本來就很強,再能夠輔助事前規劃的習慣,一定能把品質變得更好。

結語
上一篇介紹了如何用八頁小書來規劃未來幾天的青蛙,這篇文章介紹的是,如何用不同動詞的行動清單把我們未來幾天規劃清楚,並且把做事情的品質提高。

事實上,經過三年多的習慣養成,我累積出許多實戰的經驗。現在著手規劃八頁小書需要的時間不到10分鐘,就可以將未來三到五天的行程想清楚,既快速,過程也很有趣。

這兩篇文章,介紹了八頁小書前兩種頁面,接下來我們較介紹的是八頁小書後面的兩個頁面,敬請期待~

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