先吃了那隻青蛙談八頁小書的運用 (4) 任務規劃頁面的演進



半年多前,出版社編輯好友文君和我說到:
「永錫,你應該保留你的八頁小書,不要輕易丟掉,這是寫書很棒的題材。」

說實話,當時不以為意,只是從此八頁小書不再直接丟入回收箱,會找一個收納空間,完成的那張,就放進去。沒想到最近在整理幾篇八頁小書文章時,這些之前用過的八頁小書給了我很多的靈感,也讓我清楚自己賦予『八頁小書演化』的過程。

經常感覺到人的想法、使用的工具是演化而來的,以前用八頁小書時非常單純,就是一個有八頁空白的紙張,現在使用日久,就有不同的功能,搭配我對時間管理的理解,發揮更大的力量。

今天這篇文章就是討論我八頁小書任務規劃頁面的演化,從最早的Mind Map+條列式規劃,到加上便利貼的輔助,及現在最常用的番茄工作法每日待辦清單,一階段、一階段的演進,看到八頁小書成長的軌跡。


(1)Mind Map+條列式

一開始,八頁小書後面的頁面就是用來規劃近期的任務,後來慢慢體會到,任務就是青蛙,青蛙就是任務。這些頁面都是幫助我去思考一個任務的性質和一個任務是如何被完成。

例如是深圳好友蕭秋水來台北,我就繪製Mind Map頁面,規劃如何約她碰面,並帶領她抵達講師聯盟。

規劃的內容是當天講師聯盟例會,我要如何招待來賓,當天有兩位內地朋友,一位香港朋友,一位台中朋友來參加,讓每個賓客被貼心照顧,並且介紹關鍵人脈給他們,是我的主要想法。



再看看另外一個八頁小書的範例:
上面這張圖(待補)是我去公司做完客戶需求訪談後準備製作投影片的筆記,我用兩個頁面來思考,有的是用Mind Map的規劃,有的是用條列式,借此找出培訓的重點。
我一向很喜歡用筆思考及記錄,八頁小書提供一個隨時可以規劃與記錄的方式,非常便利,只要一張A4紙,攜帶負擔很小,可說帶到哪裡,寫到哪裡呢!











(⬆️便利貼)

(2)便利貼時期

有一段時間,發現一張A4紙規劃空間有所不足,因此靈機一動,拿出了便利貼來規劃八頁小書,果然讓規劃能力大幅增加,不用受制於短短幾頁,可以盡情地規劃。

以上四張便利貼代表了去交通大學演講、打包物品、和竹科朋友碰面、晚上聚餐的四個規劃項目,這還是一天的行程,用完之後就可以丟棄,重新再貼上四張,這樣規劃的空間就大增。

這就是一個異質化的組合,我喜歡改造、增強自己的時間管理工具,這對我來說,不僅是工作(研發新的時間管理利器)也是自我挑戰,我樂在其中。

(3)番茄工作法時期

嘗試實踐番茄工作法,希望每天都有6個以上的番茄鐘時間,也想說利用八頁小書來做番茄鐘的規劃。

左邊是每日待辦計劃的規劃還有執行狀況。
右邊則是寫番茄鐘執行狀況。

便利貼也派上用場,因為每一個待辦事項我稱之為青蛙,一隻青蛙希望切割到二到五個番茄鐘可以完成的大小,這樣是最適當的大小。

目前我最重要的生產力指標就是每天、每週的番茄鐘,每週番茄鐘數量若是能夠達到五十個,就算是頗有生產力了,加油。

結語
很喜歡八頁小書的原因就是因為是紙筆工具,因此充滿彈性,所佔的體積又非常小,容易攜帶,也歡迎有興趣的朋友一起來使用。

除此之外,很建議想要研究時間管理的朋友,可以多寫文章,長期寫部落格文章的我覺得,寫文章可以幫助我們思考一件事情,理解我們邏輯欠缺的一部分,不僅如此,多年後來看我們的文章,又能夠反省自己,用更遠的眼光來看自己的思考及行為,真的是一舉多得喲!


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