先吃了那隻青蛙談八頁小書的運用 (5) 小計劃清單


什麼叫做小計劃清單?

小計劃就是最近需要執行的任務(需要一個以上的行動,才能完成的事情),小計劃清單就是把最近的小計劃都放在八頁小書上,列成一份清單。

小計劃清單有什麼用?

有時候生活會非常的忙碌,常常手上同時要處理好多件事情,或者覺得壓力頗大,被四面八方的請求堵死了,這時候就很適合製作一份小計劃清單,把自己近期手上的事情全部列下來,並寫下『下一步行動』,接著思考應該從哪裡著手。這些事情都攤在一張紙上時,就獲得了Bird View(鳥瞰)的角度,可以用更高的高度來看手上的這些問題,有時就能找到做事的次序或關鍵的行動。

長期使用八頁小書下來,除了三日計劃設計出每日的青蛙,行動清單、任務規劃外,也發現需要一個容納近期任務,不是以時間節點來考量的計劃清單(有些事情可能要進行很久才會完成,但是我們現在就可以採取一些行動了),我稱之為小計劃清單,我們就來看看這個頁面如何操作吧!

上圖(補圖)就是我去北京出差時規劃的一個小計劃清單,其中有兩個比較大的任務「騰訊北京分公司演講」、「格魯企管的合作案」,另外還有幾個小任務「開設公司事宜」、「清華MBA講座」、「本次旅程要件的人」,每一個任務我都寫下了明確的下一步行動。

例如「騰訊北京分公司演講」,下一個行動有兩個,一個是和阿迪娜聯繫,一個是安排客戶需求訪談:

例如:「和格魯企管的合作案」也有兩個下一步行動,一個是10/16去格魯演講課程,一個是和陳生民老師請教。其實每一個大大小小的任務,我們都明確下一步行動。

幫每一個任務都找好下一個行動,幫助我們不會焦慮,因為焦慮會佔據專注力,無法全身投入在手上這件任務推動上,當我們為這些近期任務都找好下一步行動,所有的事情都攤在紙上時,這樣我們就更加容易權衡輕重,找出下一個該進行的事情。

有時候一整天非常忙碌,我的小計劃清單就列下我這一天出差的行程和各種要注意的細節,像上圖就是一個我出差的行程,其中有在台北做的事情,課前準備、午餐,和Samuel談、和博修碰面,workshop的注意事項,這一個小計劃清單就幫助我思考一天的行程。


有時候,也可以拿來把腦中的想法規劃,上頭(補圖)就是我要寫一篇文章的思考,把腦中各種跳躍的想法,寫在紙上,利用類似Mind Map的形式,逐漸整理出重點來。
有的時候小計劃清單放入一週左右的想法,有時候放入一天的任務,都非常自由,重點是我們藉著寫下來的過程,思考做事情的先後次序。

之前我們思考運用八頁小書這個頁面,兩個Todo時計作為出差的規劃,今天我們講的是用一整個頁面來做小計劃的思考,八頁小書的這個頁面可以做兩種形式的運用(小計劃清單、Todo時計),藉這篇文章和大家說明。

這幾篇文章,介紹了八頁小書三日計劃的標準用法,用來作為時間管理的工具,管理近期大大小小的事情,但是我這幾年的運用,還把八頁小書做出更多形式的應用,接下來的文章,待續~


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