Evernote II 製作晨間日記的週模版



「永錫老師,我要搬到上海去了。」Rachel這次從台北下來台中做教育訓練,順便來拜訪我們家,第一句話就讓我們吃了一驚雖然已經是預料之中,但從沒有想到這一天如此快來臨。
 
「這樣呀...」Rachel是個漂亮可愛的女孩,但是亮麗外表下,是一個努力、積極、有大格局的心「恭喜你了,你應該有更大的挑戰機會,去上海的決定很棒。」
 
「謝謝老師,我這次來還想要專程來請教你。我覺得這幾年來,用Evernote越來越頻繁,不僅是自己筆記、寫日記、蒐集桌遊及引導領域的資料,而且能和工作伙伴一起分享資料庫,對我幫助真的很大,也是我長期付費的產品。」Rachel說到這次想和我請教的目的「我希望能夠藉著學習我最熟悉的Everntoe寫日記,學習製作日記範本開始,好好了解Evernote這個服務。」
 
我和Rachel結識的因緣就是她在中正紀念堂時,上前問我寫晨間日記的問題,這幾年她越來越覺得寫日記很重要,檢視人生很重要,趁著來台中和我們告別的機會,也好好學好製作日記模版的方法,這當然要答應她了。
 
「太棒了,謝謝老師。」聽到Rachel高昂的聲音,心中真的很開心呢。
 
 
 
 
# 從一則新記事開始
 
「永錫老師,你覺得用Evernote來寫日記的亮點在哪裡呢?」Rachel希望這次南下的機會,多學學寫日記的精髓。
 
「首先,是之前提過圖文並茂的寫日記的方式,其次,就是曼陀羅九宮格的表格了。」使用Evernote多年,我真心喜歡這個產品
 
「老師,我們討論很多加上圖片的方式了,這次可否藉著設計模版的機會,和我多聊聊Evernote的表格運用。」Rachel開心地說「雖然上次你給了九宮格日記範本,但是我只是插入圖片及偶而在其他的九宮內寫字,似乎還抓不到秘訣。」
 
 
Evernote的表格功能,加上曼陀羅的九宮格方式,兩者結合是個完美的搭配,我們就一步步來說明如何製作日記的模版,還有寫曼陀羅九宮格日記時的注意事項。」
 
上篇文章中,Rachel拿到了曼陀羅九宮格日記的模版,她也發現這樣的模版可以做出各種顏色、文字格式、表格等多種變化,我們就一步步教導大家如何製作模版,並進而創作自己的模版吧。
 
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首先,點入之前在捷徑中建立的"01 晨間日記",這樣子可以把範本及日記都放在記事本內。
 
 
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建立一個新記事,名稱是日期+範本(上面的例子是)201//3/11 範本
 
 
 
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選擇工具列中的插入表格,增加一個3*6的表格,曼陀羅九宮格其實就像是九張索引卡的日記,每一個索引卡有抬頭(Title)及內文(Content)兩種欄位,九張索引卡用3*6的表格,就可以完整呈現。
 
 
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「永錫老師,那你叫我們要寫的成功日記在哪裡呢。」Rachel寫一陣子的成功日記了,一下子就抓到重點
 
「成功日記這張索引片,放在九宮格的中間。」我回答「而且等一下我們會增加五列的空間讓我們寫成功日記」。
 
到目前為止,Evernote和Excel的表格控制方法都類似,以下就會有很大不同,這是由於Evernote採取富文本(Rich Text),Exvel採取試算表格式,兩者先天有所不同,Evernote的表格控制能力是比較弱的。
 
Evenote增加”一列”的方式很直觀(另外的方式是按工作列中”格式”-”表格”-”增加下方列”),移動游標到要增加列的左邊灰色點上,該點會變成綠底白色”+”號的圓圈,並且該表格橫線也變成綠色(詳上圖),接著,按下綠底白色”+”號的圓圈,就能增加一列,我們需要五列,所以按五下。
 
 
 
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接著,我們要做的是”合併儲存格”,我先反白左側五個儲存格(相對位置見上圖),按下”合併儲存格”;接著,反白右側五個儲存格,也按下”合併儲存格”;中間還保留格線的這五個儲存格,就是成功日記寫作的地方。
「但是為什麼是中間,以前我看你的九宮格日記,是放在左上角的?」Rachel一臉
 
「因為我們的日記,不是一般的日記,是一個兼顧人生八大領域的日記呀。」我笑咪咪地和Rachel說我設計曼陀羅九宮格日記的秘密
 
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在用Excel來寫日記的時代,我確實把寫成功日記的位置放在左上角,後來,我接觸了日本松村寧雄先生的曼陀羅九宮格的年度計畫格式,覺得可以把成功日記和曼陀羅九宮格結合,形成一個更好的日記格式。
 
旁邊的八格,依照松村先生的設計是健康、工作、財務、家庭、社交、內在、學習、休閒(這個排列方式有特殊次序)八個領域,而成功日記就放在中間,總共有五則。
 
也就是說,這五則成功日記就代表每天自己做的重要事情(我稱之三隻青蛙)的工作及感受日記,並寫下其他小事情或未曾預期發生的突發事件,這算是一般的快速日記。
 
如果有其他的事情需要在日記中深度記錄,工作及家庭領域,寫在成功日記左右兩個領域欄位即可,這樣速度最快;若有其他的事情,就寫在其他六個領域欄位即可。
 
這樣子兼顧,能夠在幾分鐘內快速寫日記的需求(只寫成功日記);也能在同一份日記上,深入的對人生的各個領域作深入書寫(寫曼陀羅九宮格日記),甚至我會針對日記作週檢視、年檢視,更深入連結曼陀羅九宮格日記和計畫的關係。
 
「永錫老師,這樣光禿禿的日記模版好難看,我們快點為這個模版添加色彩吧。」
 
 
 
 
「你覺得你為什麼要學自己製作日記的模版呢?」我問著Rachel,想知道她的動機,大部分的人都是”伸手牌”,現有的東西拿來用就好了,省時省力。
 
「或許是要搬到上海給我的刺激吧」Rachel慢慢地想她來找我的初衷「之前在大陸,發現他們年輕人都很認真,踏實練好基本功。我就想我不能只是去”學”,要把我使用的工具及方法,徹澈底底的理解,這樣子才能擁有真正的競爭力。」
 
「嗯,你這樣很好,這就是”匠人精神”,自己要的工具,自己打造,這樣最能符合自己的需求」我回想起自己當講師的歷程,並不是一直去聚會、去講課,而是在自己的工作空間,打磨工具,閱讀書籍。「接下來,我們會對Evernote的日記作詳細的設定,你好好學著吧。」
 
「是」我看到Rachel拿起筆記,用堅定的眼神看著我。
 
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符合記事寬
 
我們要做的動作是”符合記事寬”,Evernote表格寬度可以依據我們電腦的解析到來調整。
 
例如說,我用的Macbook air使用的解析度是1440*900,按下符合記事寬時,日記的寬度就自動調整成1440*900,這是我工作狀況,只使用一台設備來寫日記。
 
但是Rachel的狀況有所不同,她在家中時,用電腦寫日記,出差時用iPad寫日記。
 
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「Rachel,你通常是在電腦寫日記,還是在iPad上面。」我知道經常出差的Rachel,常常只帶著一台iPad出差,並且還買了鍵盤可以在上面打字。
 
「老師,我在家的時候用的是筆電,出差時,如果是短時程的出差,我常常帶著iPad,並且用外接鍵盤寫日記,其實在iPad上面寫日記的機會還頗多的。」Rachel說著她的使用場景。
 
「這樣呀,那你就應該先到”偏好設定”的”顯示器”選項,把解析度降到1024*640」我細細解試著「之後再執行”符合記事寬”的動作,這樣子,你在Evernote上面寫日記時,看到的就是全寬度的日記,這樣你出差時用iPad寫日記,在家中用電腦寫日記,插入圖片也更加方便。
 
「哇,太棒了,這樣我的筆電和iPad兩個日記看起來一模一樣耶。」Rachel非常驚訝「這趟專程從台北來找老師是對的。」
 
Evernote表格設計,可以讓我們把整個欄框寬度,利用”符合記事寬”這個按鍵,把欄寬和螢幕解析度作最佳的配置。
 
由於有許多人有在平板寫日記的需求,我們也可以利用這個按鍵,製作出電腦、平板電腦(包含iPad)都可以是用的日記模版(把解析度降低到1024*640來製作模版),像是Rachel的使用場景,就能夠在她的iPad上寫日記。
 
除此之外,我們只要在手機上打開Everntoe日記時,把手機螢幕橫放時轉為landscape mode,就會自動”符合記事寬”,讓我們可以在手機上寫日記,雖然空間比較小,在某些時候還是很方便的。
 
 
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「老師,我看你的日記上藍色顏色很耐看,你可以告訴我要如何調整顏色設定嗎?」Rachel喜歡攝影、本身桌遊的工作也和設計息息相關,當然希望調出美麗的色。
 
「說到顏色,你可是行家,我把我顏色設計思考和你說一說吧。」我看到許多人用顏色設計出各種的日記,比起我的日記美麗多了。
 
我們可以把曼陀羅九宮格日記,想成九張索引卡,索引卡分成抬頭(Title)、內容(Content)兩部分,目前我的顏色設定是。
 
抬頭(Title):道奇藍
內容(Content):淺天藍
 
Evernote給了建議製作表格的24種顏色,你可以依照自己喜歡的風格來製作每天的曼陀羅九宮格日記,我喜歡的方式是抬頭(Title)深色系,內容(Content)淺色系,目前藍色及綠色都寫過很久的日記,但是我也很希望能夠打破慣性,讀者若有自己設計的顏色模版,歡迎寄給我,我的郵箱是 joechang1020@gmail.com,謝謝。
 
「現在日記的模版底色已經決定了,接下來是不是要寫下九宮格的文字?」Rachel已經曼陀羅九宮格日記一陣子了,一句話就打到重點。「我寫的時候,覺得你會用中文開頭,英文跟著,像是 健康 Helath的格式,這是為什麼呢?」
 
「對的,讓我在寫日記時,有平衡的視野,寫日記的同時,能夠拓展生命更多的可能性。」我回答說
 
「寫日記不就是記錄自己今天的發生的事情嗎?」Rachel有點迷惑
 
「日記其實不只是記錄,還是一種學習,這就是用曼陀羅九宮格來寫日記的重點」我笑著說
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曼陀羅九宮格共有以下八個領域
 
健康 Health
工作 Business
財務 Finance
家庭 Family
社交 Society
內在 Personal
學習 Study
休閒 Leisure
 
現在我們要把這八個領域放到(貼到)日記相對應的抬頭欄位裡面,而最中間的這抬頭只寫上”成功日記”,因為我們會在成功日記的前面,加上日期,所以不加入英文單字。
 
 
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接著就是抬頭字體的各種設定。
 
字體:Helvetica Neue,我自己頗喜歡Helvetica這個字體的,Everntoe無法改變中文字體(?),但是有幾種英文字體可以選擇。
字型大小:抬頭部分是24,並設定為粗體
文字顏色:白色
對齊方式:置中
 
接著,是內容字體的各種設定
 
字體:Helvetica Neue
字型大小:18
文字顏色:黑色
對齊方式:靠左對齊
 
並且在成功日記的內容欄位,寫上1到5成功日記的數目標號。
 
「Yes. 這樣看起來已經可以開始寫日記了耶」Rachel興奮地說
 
「沒錯,這已經可以開始寫日記了。」我回答「但是我習慣是一次製作七天,也就是一週的模版,用週模版來寫日記。」
 
「老師,這裡面看起來有大絕招喔,快教快教。」Rachel大叫
 
「讓我休息一下,喝口茶,我們繼續下去。」看Rachel這麼心急,我也哈哈大笑起來
 
「師母、永錫老師,這是我的未婚夫」Rachel手拉著Ben靠近她,一臉光彩的和我們說到
 
時光過得很快,Rachel到內地轉眼已經五年了,基本上維持著在上海定居、工作,一兩個月固定回台灣開一些課程,成了來回兩岸的講師。這次是老婆童裝店舉辦活動,請Rachel來做親子引導桌遊課程,未婚夫Ben來當攝影師。
 
「師母和永錫老師好,常常聽見Rachel提起你們」活動辦完後,我們請Rachel及Ben一起吃飯,Ben說到「永錫老師和Rachel印象筆記(大陸稱呼Evernote的說法)裡面的日記相片好像呢,彷彿已經認識師母和老師很久了。」
 
「永錫老師,我還用你教我的”共享”方式,把日記和老公分享,所以Ben已經看師母及你的相片很多次了。」Rachel跟著說
 
「那你很自私喔,我們一次都沒看過Ben的相片呢。」大家一起哈哈大笑,接下來,我們開始聊啟用Evernote寫日記的一些經驗談。
 
Rachel認真地用著以前我教授製作模版的方式,製作專屬於自己的模版,總結下來有幾個要點
 
A. 一個Evernote記事,內含七天的模版(七個曼陀羅九宮格),代表一週的日記。
B. 日記模版若有修正,命名方式是 ”日期+範本”,例如”2018/3/11 範本”
C. 匯出模版,讓自己及其他人使用
D. 每週一拖入日記模版,並命名為 ”日期1-日期2”,例如””2018/3/12-2018/3/18
 
 
讓我們一一細說
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A. 一個Evernote記事,內含七天的模版(七個曼陀羅九宮格),代表一週的日記。
「永錫老師,為什麼我們的模版記事是一週一個記事?而不是每天一個記事?」Rachel曾經問到
 
「因為寫日記很重要的習慣是每週檢視,一天一個模版,我們要開啟七次模版才能每週檢視,若是七天一個模版,就可以省下不少時間了。」我回答「每週檢視可以用比較遠一點的角度看看我們這七天做過什麼事情,有沒有需要採取進一步行動的事情,對我們自我管理非常好。」
 
之前我們已經做出了一天日記的曼陀羅九宮格模版,現在,把整個曼陀羅九宮格模版反白,在下面複製六次,就形成七天的日記
 
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B. 日記模版若有修正,命名方式是 ”日期+範本”,例如”2018/3/11 範本”
 
每一個人曼陀羅九宮格日記都可以客製化,所以修改後的範本,有必要取一個新的名字,而且直接放在放置日記的記事本裡面,只要搜尋”範本”這個詞,以前所有的日記範本就可以呈現在眼前。
 
記住不要用這個範本來寫置,而是要複製記事或者是匯出這個日記記事的模版來使用。
 
C. 匯出模版,讓自己及其他人使用
 
該開始的時候,每週的週一,我用複製記事(按工具列上”記事”=〉”複製記事”),增加一則新的週日記,開始書寫一週的日記。
 
寫的幾個月,就發現要找到原來的範本,要向下找範本找很久,新增週日記的過程非常不流暢,對於想在幾分鐘完成一個簡單的成功日記(五則),常常要耗費許多不必要的時間。
 
後來發現Evernote有匯出的功能(按工具列上”檔案”=〉”匯出記事”),我們可以匯出.enex格式的檔案(Evernote的專屬匯出格式檔案,讓不同使用者可以交流,我匯出的範本檔案名稱為:2018/3/11 範本.enex)
 
我會把這個檔案放在常用的檔案夾中(我在蘋果電腦腦上使用一個叫做unclutter的App,拿出範本檔的速度非常快),看個人習慣不同,可以放在桌面或者你常常開啟的檔案夾中,每週一,我就用拖拉的方式把”2018/3/11 範本.enex”放入Evernote,開啟一本新的週日記。
 
 
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D. 每週一拖入日記模版,並命名為 ”日期1-日期2”,例如””2018/3/12-2018/3/18
 
當日記寫的時間長了,就會發現要搜尋到某一週某一日的日記,除了可以用搜尋的方式,如果知道日期,還可以用日期排序的方式找到該則日記。
 
排序依據:標題;逆字母順序;展開的卡檢視
 
日記取名的話我會用 ”日期1-日期2”,例如””2018/3/12-2018/3/18,我會一下顯示當天日期的快捷鍵cmd+shift+D,這就是”日期1”,之後再按一次,退回一鍵,將日期改成六天之後,這是”日期2”,這就是我每週日記的記事本命名。
 
這樣所有的日記排列非常整齊,也可以對照行事曆來找出特定事情在日記中的記錄。(你有寫該事情日記的話)
 
結語
 
「永錫老師,其實Ben寫日記就是用我的日記模版匯出給他的,這樣我們兩個日記是一致的,當彼此出差時,就可以看著彼此的日記。」Rachel對著我們說,Ben在一旁聽著「我們快結婚了,但是從我們碰面起的那一天,我咒開始寫日記了,現在Ben也寫日記,這是我們家愛的存摺」
 
「…….」我握了太太的手一下,心中一股幸福感流竄
 
「你們一定會幸福的。」太太幫我說出我心中的話
 
「謝謝師母,謝謝老師。」Ben對著我們說,突然大家一陣寂靜
 
「我們來拍照吧....」Rachel第一個打破沉沒,拿起手機,擺出團體自拍的角度,大家擠成一團拍了合照「這張相片,我要放在日記裡,把幸福的存摺,繼續存下去。」
 
曼陀羅九宮格真的是一本可以長久記錄的幸福存摺呢,不是嗎?

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