Evernote III 兩大寫日記工具的比較

阿雷、Rachel和我在台中碰面了,人生真是充滿了巧合。
 
這次Rachel是到台中的企管顧問公司演講;阿雷則是到台灣參加姿勢跑法課程,兩個人不約而同地和我聯絡,時間又剛好契合,於是有這次珍貴的碰面-在我們家,老婆下廚,請大家吃吃飯,還開了一瓶紅酒,酒足飯寶後,就開心地聊了起來。
 
一個北京貴客,一位上海媳婦,從網路互動到真實人生,彼此都是十年的朋友了,聊一聊自然講起時間管理的主題。
 
兩個人都有多年寫日記,做自我復盤的經驗,但是Rachel用的工具是Evernote,阿雷則是長期選擇Excel作為運用工具,一面吃飯,很自然就把話題帶到使用的工具上,於是幾個人你一言我一語地討論起來。
 
Rachel,你用Evernote寫日記時,都記錄些什麼呢?」阿雷問到
 
「基本上,都是我工作、跑步、學習、家庭這幾個類型」Rachel回應
 
「例如311日這篇,參加名古屋馬拉松。」桌遊莓打開Evernote,找出2018年第11週的日記是,打開的第一天就是記錄她311日的日記,映入眼簾的最大的Cover Picture(九宮格日記上方)Rachel在名古屋車站推著兒子祐祐的相片
 
當天日記,是這樣的
 
天氣真好,跑起來好舒服!
謝謝大小李先生們的陪伴
沿途追趕拍照We are Family
 
「這是我第二次參加名古屋馬拉松,這次就是Ben、祐祐及東京的小阿姨來當我的啦啦隊」Rachel神采飛揚,彷彿回到了那一天
 
「我一路跑,Ben和祐祐就搭地鐵倒下一個補給站等我,等跑到了,一起拍照。」Rachel指著螢幕上帥帥的祐祐給我們看
 
「你們看,這張是跑馬拉松的叔叔停下來和祐祐拍照」阿雷和我看到三隻裝扮成貓熊的馬拉松選手與祐祐合照,一歲多的祐祐表情有點驚恐,三位中年熊貓叔叔倒是一臉開心
 
「我覺得用Evernote寫日記最好的一點就是圖文並茂,可以把當天拍攝的心愛相片放入日記」Rachel開心地說「日後要找尋的時候,可以依照日記標題名字(日期)來尋找,也可以搜尋關鍵字串(例如:名古屋馬拉松)來找,非常方便。
 
「阿雷,那你是如何寫日記呢?」Rachel 察覺到阿雷還沒發言,細心的她立刻問了起來
 
「我呀,其实我写的是Excel上的内向者日记」阿雷很謙虛,寫了將近十年日記,從紙本、WordExcel
 
「為什麼要用Excel,你不是用Evernote高手嘛?」Rachel好奇地問到,因為阿雷以前是在Evernote中國分公司工作
 
「我考慮的因素是怎樣的日記工具,最不受到時間及空間的限制,我覺得Evernote固然是很好的雲端筆記工具,但是以日記而言,並不符合我最不受時間及空間限制這個條件。」阿雷雖然年紀輕,但是思考深入而全面
 
「那你是如何考慮這個問題的呢?」Rachel緊跟著問
 
「我們先來討論時間,要不受寫日記時間限制,就要讓自己的檔案在10年、甚至一百年後可以打開。」阿雷慢慢地說明「我歸納了三個基本原則,要用基本的檔案格式、基本的軟體功能、基本的純文字日記。」
 
阿雷的三個基本原則,希望自己的日記在一百年後還打得開,那就要用大量人恆久使用的檔案格式,考慮到各種書寫及保存日記時遇到的可能問題。
 
第一個基本是,基本的電腦檔案格式,阿雷曾經思考過日記使用.TXT檔,因為這是電腦發明初期,就使用的文書編輯軟體,到現在為止還是每一台電腦都打得開。但是使用 TXT 格式来编辑日記极其不方便,於是他採用Excel的形式來寫日記。
 
第二個基本是,只用基本的Excel建立九宮格的日記模版即可,阿雷不使用目前當紅的EvernoteDay One、格志日記之類的日記軟體,或在Excel日記加入VBAVisual Basic for ApplicationsVisual Basic的巨集語言)。因為從他寫日記開始,也有人開發出專用的九宮格日記軟體或者在Excel的日記檔案加入VBA的作法,到後來都由於開發者停止維護及VBA巨集運算時間越來越長,導致軟體開啟速度緩慢甚至無法開啟的狀況。
 
阿雷說,為了他的日記一百年後還能打開,他只使用Excel最基本的軟體功能來寫日記,不使用任何為寫日記的App或加上VBA的功能。
 
「等一下,阿雷,那你的相片呢?會放在Excel裡面嘛?」Rachel非常喜歡攝影,因此非常好奇阿雷如何處理相片的問題,在她而言,相片和日記是不可分割的。
 
「我只用純文字的方式寫日記,這就是我第三個基本原則。」看著一臉驚訝的Rachel,他補充說「不過我用Google Photo作為我管理相片的神器,我整理相片的秘訣就是不整理。」
 
阿雷說,把日記和相片完全分開,一來不用花時間整理相片並貼到日記,節省許多時間;
 
二來日記的檔案,由於沒有相片,也非常小,對他最不受到時間及空間的限制這個原則,非常有幫助。
 
三來,Google Photo可以自動依照日期、臉孔、物品、景點地點、顏色分類,快速找他想到的任何的任何圖片,也能自動上傳雲端、共享相簿
 
阿雷也想了寫日記時,會去搜索使用相片的三個情境
1. 回顾某个事件:看日記的書寫日期, 事件發生的地點,在手機的Google Photo搜索日期地點活動名稱
2. 要找到某个人:直接搜索臉孔 
3. 找到某个物品:直接从事物里去找那个相应的标签; 
「最後,我需要做的就是把Excel日記上傳雲端備份,除了可以在不同的設備上看到日記,也不用擔心電腦或手機丟掉的問題。」阿雷最後說著「這就是我對,怎樣的日記工具,最不受到時間及空間的限制?這個問題的解答,我平時在電腦上寫日記,但也可以隨時寫日記,我的日記可以長久保存,檔案還是很小,而且Excel這種檔案格式,我已經寫了十年了,相信未來也能夠打開。」
 
「阿雷,你真的太厲害了。」Rachel真心的佩服
 
「和永錫老師聊完製作日記模版的事情後,在大二的一個午後,在一個窗簾陰暗的房間裡,我用好幾個小時的時間,完成了Excel版本的64年的日記模版,我真的很謝謝他。」阿雷想起十年前的往事
 
「好巧喔,我開始寫晨間日記,是在36歲,如果寫64年,那時候我就100歲了呢。」我突然發現著著巧合,想到自己一百歲了,還能寫日記,那還真是一件很酷的事情,也覺得阿雷考量問題的角度,讓我們把寫日記這件事想得更加深入了。
 
「對呀,我覺得日記是一個寫越久,效力越大的事情,所以一面製作這64年日記模版,一面就思考,如何在單一工具(Excel),長久寫日記,我還把當時的想法,寫在第一天的日記裡。」阿雷想起他以前用紙筆和Word這兩種工具寫的日記,一直覺得很婉惜。
 
「我們一起來寫這64年的日記吧」Rachel一句話打破大家沉默,我們互看一眼,臉上掛滿笑容
 
 
 
 
 
「永錫老師,我可以問一個問題嘛?」Rachel看著阿雷展現Excel使用方法後,若有所思「如果有人問我,該用什麼工具來寫日記?我該如何回答比較好呢?」
 
「以前,我一定會介紹Evernote,但是看了阿雷的Excel使用後,我發現我的想法有點改變。」Rachel補充說
 
「我的答案比較會是,你工作或生活上最常使用及最擅長的軟體是什麼,從中考慮,選擇你寫日記的工具。」我總和許多和我交流寫日記朋友的經驗回答「就像是一個木匠,會磨利他的工具,讓工作更加順利地進行;寫日記的人,若能夠善用好的軟體,就可以讓寫日記的體驗更加行雲流水。」
 
「我也有個問題,有個朋友他寫了幾年紙本的日記,看了我寫日記的方式,想要用Excel寫日記,你會給他怎樣的建議呢?」阿雷也問了一個問題
 
「一般來說,我都會建議別人不要改變寫日記的工具,因為改變工具其實是最浪費時間的。」我回答「但是我以前也寫非常多紙本的雜記,但是後來發現無法搜尋裡面的紀錄,就趁著搬家全丟了。」
 
「所以如果他下定決心要從紙張日記變成數位化日記,那就要他好好學習寫日記的工具,不論最後決定是採用EvernoteExcel、甚至其他各種工具,要在一兩個月內學到精熟的程度,把工具變利器,這樣工具的切換才能順利。」我又補充回答
 
「老師,我聽了阿雷的三個基本原則有點擔心,未來要是Evernote不維護了怎麼辦呢?」Rachel超級喜歡Evernote,看得出來她的擔心並不假
 
「不會的啦,每個工具跟不上時代,都可能被時代淘汰。但是新的工具也一定會兼容以前的工具。」我回答「我們寫日記的成功日記SLOW法則及曼陀羅九宮格日記格式,都是歷久彌新的優質原則,這些原則可以崁入各種的工具之中,甚至讓我們寫日記的方式進一步演化,讓我們收穫更多。」
 
「有道理,由於Excel不適合放入圖片的缺點,才讓我想出了用Google Photo存放各種相片、圖片的方法」阿雷站起身握拳說「我也體會了沒有真正完美的工具,不只這些軟體在演化,我們及環節也一直在演化。」
 
「以前我覺得在許多的Excel日記檔案中搜尋人名或字串非常不方便,寫日記時也不像Evernote整個日記欄寬配合螢幕大小,Excel就需要手動調整表格大小。」阿雷好像頓悟似地說「我使用Excel寫日記已經十幾年,在晨间有阳光味道的白桌子上写日記,是我一天最 Enjoy 的时刻,Excel就像我天作之合的日記伴侶,真的要好好感謝他才是。」
 
「我也是」Rachel跟著說「我每天最常用的軟體就是Evervote,蒐集微信及網頁上桌遊、引導技術的文章,放著各種專案支援資料、包含各種圖片、相片、表格、證件、SOP等。」
 
「一年到期時,就想著這個軟體的年費好貴,心好疼」Rachel開心地說「但我們組成專案工作團隊時,大家可以用免費下載的Evernote快速建立虛擬團隊傳送文件;和老公分享孩子相片時,看到他開心的笑容,真的要感謝這隻我最愛的大象(EvernoteLogo是一隻綠色大象)。」
 
「我還超愛Evernote的快捷鍵,許多功能,只要一鍵就能完成,真的是超酷的。」
 
 
工具是創作者肢體延伸,看著阿雷及Rachel用得如此的好,心中分外開心。
 
「我們來合照吧」Rachel拿出手機,幾個人東排西挪「123
 
一張放入日記的相片出現了......
 
 
 
 
 
 
 

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