Evernote III 兩大寫日記工具的比較

阿雷、Rachel和我在台中碰面了，人生真是充滿了巧合。

 

這次Rachel是到台中的企管顧問公司演講；阿雷則是到台灣參加姿勢跑法課程，兩個人不約而同地和我聯絡，時間又剛好契合，於是有這次珍貴的碰面-在我們家，老婆下廚，請大家吃吃飯，還開了一瓶紅酒，酒足飯寶後，就開心地聊了起來。

 

一個北京貴客，一位上海媳婦，從網路互動到真實人生，彼此都是十年的朋友了，聊一聊自然講起時間管理的主題。

 

兩個人都有多年寫日記，做自我復盤的經驗，但是Rachel用的工具是Evernote，阿雷則是長期選擇Excel作為運用工具，一面吃飯，很自然就把話題帶到使用的工具上，於是幾個人你一言我一語地討論起來。

 

「Rachel，你用Evernote寫日記時，都記錄些什麼呢？」阿雷問到

 

「基本上，都是我工作、跑步、學習、家庭這幾個類型」Rachel回應

 

「例如3月11日這篇，參加名古屋馬拉松。」桌遊莓打開Evernote，找出2018年第11週的日記是，打開的第一天就是記錄她3月11日的日記，映入眼簾的最大的Cover Picture(九宮格日記上方)是Rachel在名古屋車站推著兒子祐祐的相片

 

當天日記，是這樣的

 

天氣真好，跑起來好舒服！

謝謝大小李先生們的陪伴

沿途追趕拍照We are Family

 

「這是我第二次參加名古屋馬拉松，這次就是Ben、祐祐及東京的小阿姨來當我的啦啦隊」Rachel神采飛揚，彷彿回到了那一天

 

「我一路跑，Ben和祐祐就搭地鐵倒下一個補給站等我，等跑到了，一起拍照。」Rachel指著螢幕上帥帥的祐祐給我們看

 

「你們看，這張是跑馬拉松的叔叔停下來和祐祐拍照」阿雷和我看到三隻裝扮成貓熊的馬拉松選手與祐祐合照，一歲多的祐祐表情有點”驚恐”，三位中年熊貓叔叔倒是一臉開心

 

「我覺得用Evernote寫日記最好的一點就是圖文並茂，可以把當天拍攝的心愛相片放入日記」Rachel開心地說「日後要找尋的時候，可以依照日記標題名字（日期）來尋找，也可以搜尋關鍵字串（例如：名古屋馬拉松）來找，非常方便。

 

「阿雷，那你是如何寫日記呢？」Rachel 察覺到阿雷還沒發言，細心的她立刻問了起來

 

「我呀，其实我写的是Excel上的内向者日记」阿雷很謙虛，寫了將近十年日記，從紙本、Word到Excel。

 

「為什麼要用Excel，你不是用Evernote高手嘛？」Rachel好奇地問到，因為阿雷以前是在Evernote中國分公司工作

 

「我考慮的因素是”怎樣的日記工具，最不受到時間及空間的限制”，我覺得Evernote固然是很好的雲端筆記工具，但是以日記而言，並不符合我”最不受時間及空間限制”這個條件。」阿雷雖然年紀輕，但是思考深入而全面

 

「那你是如何考慮這個問題的呢？」Rachel緊跟著問

 

「我們先來討論時間，要不受寫日記時間限制，就要讓自己的檔案在10年、甚至一百年後可以打開。」阿雷慢慢地說明「我歸納了三個基本原則，要用基本的檔案格式、基本的軟體功能、基本的純文字日記。」

 

阿雷的三個基本原則，希望自己的日記在一百年後還打得開，那就要用大量人恆久使用的檔案格式，考慮到各種書寫及保存日記時遇到的可能問題。

 

第一個基本是，基本的電腦檔案格式，阿雷曾經思考過日記使用.TXT檔，因為這是電腦發明初期，就使用的文書編輯軟體，到現在為止還是每一台電腦都打得開。但是使用 TXT 格式来编辑日記极其不方便，於是他採用Excel的形式來寫日記。

 

第二個基本是，只用基本的Excel建立九宮格的日記模版即可，阿雷不使用目前當紅的Evernote、Day One、格志日記之類的日記軟體，或在Excel日記加入VBA（Visual Basic for Applications，Visual Basic的巨集語言）。因為從他寫日記開始，也有人開發出專用的九宮格日記軟體或者在Excel的日記檔案加入VBA的作法，到後來都由於開發者停止維護及VBA巨集運算時間越來越長，導致軟體開啟速度緩慢甚至無法開啟的狀況。

 

阿雷說，為了他的日記一百年後還能打開，他只使用Excel最基本的軟體功能來寫日記，不使用任何為寫日記的App或加上VBA的功能。

 

「等一下，阿雷，那你的相片呢？會放在Excel裡面嘛？」Rachel非常喜歡攝影，因此非常好奇阿雷如何處理相片的問題，在她而言，相片和日記是不可分割的。

 

「我只用純文字的方式寫日記，這就是我第三個基本原則。」看著一臉驚訝的Rachel，他補充說「不過我用Google Photo作為我管理相片的神器，我整理相片的秘訣就是”不整理”。」

 

阿雷說，把日記和相片完全分開，一來不用花時間整理相片並貼到日記，節省許多時間；

 

二來日記的檔案，由於沒有相片，也非常小，對他”最不受到時間及空間的限制”這個原則，非常有幫助。

 

三來，Google Photo可以自動依照日期、臉孔、物品、景點地點、顏色分類，快速找他想到的任何的任何圖片，也能自動上傳雲端、共享相簿

 

阿雷也想了寫日記時，會去搜索使用相片的三個情境

1. 回顾某个事件：看日記的書寫日期， 事件發生的地點，在手機的Google Photo搜索”日期”、”地點”、”活動名稱”。

2. 要找到某个人：直接搜索臉孔 

3. 找到某个物品：直接从”事物”里去找那个相应的标签； 

「最後，我需要做的就是把Excel日記上傳雲端備份，除了可以在不同的設備上看到日記，也不用擔心電腦或手機丟掉的問題。」阿雷最後說著「這就是我對，”怎樣的日記工具，最不受到時間及空間的限制？”這個問題的解答，我平時在電腦上寫日記，但也可以隨時寫日記，我的日記可以長久保存，檔案還是很小，而且Excel這種檔案格式，我已經寫了十年了，相信未來也能夠打開。」

 

「阿雷，你真的太厲害了。」Rachel真心的佩服

 

「和永錫老師聊完製作日記模版的事情後，在大二的一個午後，在一個窗簾陰暗的房間裡，我用好幾個小時的時間，完成了Excel版本的64年的日記模版，我真的很謝謝他。」阿雷想起十年前的往事

 

「好巧喔，我開始寫晨間日記，是在36歲，如果寫64年，那時候我就100歲了呢。」我突然發現著著巧合，想到自己一百歲了，還能寫日記，那還真是一件很酷的事情，也覺得阿雷考量問題的角度，讓我們把寫日記這件事想得更加深入了。

 

「對呀，我覺得日記是一個寫越久，效力越大的事情，所以一面製作這64年日記模版，一面就思考，如何在單一工具（Excel），長久寫日記，我還把當時的想法，寫在第一天的日記裡。」阿雷想起他以前用紙筆和Word這兩種工具寫的日記，一直覺得很婉惜。

 

「我們一起來寫這64年的日記吧」Rachel一句話打破大家沉默，我們互看一眼，臉上掛滿笑容

 

 

 

 

 

「永錫老師，我可以問一個問題嘛？」Rachel看著阿雷展現Excel使用方法後，若有所思「如果有人問我，該用什麼工具來寫日記？我該如何回答比較好呢？」

 

「以前，我一定會介紹Evernote，但是看了阿雷的Excel使用後，我發現我的想法有點改變。」Rachel補充說

 

「我的答案比較會是，你工作或生活上最常使用及最擅長的軟體是什麼，從中考慮，選擇你寫日記的工具。」我總和許多和我交流寫日記朋友的經驗回答「就像是一個木匠，會”磨利”他的工具，讓工作更加順利地進行；寫日記的人，若能夠善用好的軟體，就可以讓寫日記的體驗更加行雲流水。」

 

「我也有個問題，有個朋友他寫了幾年紙本的日記，看了我寫日記的方式，想要用Excel寫日記，你會給他怎樣的建議呢？」阿雷也問了一個問題

 

「一般來說，我都會建議別人不要改變寫日記的工具，因為改變工具其實是最浪費時間的。」我回答「但是我以前也寫非常多紙本的雜記，但是後來發現無法”搜尋”裡面的紀錄，就趁著搬家全丟了。」

 

「所以如果他下定決心要從紙張日記變成數位化日記，那就要他好好學習寫日記的工具，不論最後決定是採用Evernote、Excel、甚至其他各種工具，要在一兩個月內學到精熟的程度，把工具變利器，這樣工具的切換才能順利。」我又補充回答

 

「老師，我聽了阿雷的”三個基本原則”有點擔心，未來要是Evernote不維護了怎麼辦呢？」Rachel超級喜歡Evernote，看得出來她的擔心並不假

 

「不會的啦，每個工具跟不上時代，都可能被時代淘汰。但是新的工具也一定會兼容以前的工具。」我回答「我們寫日記的成功日記SLOW法則及曼陀羅九宮格日記格式，都是歷久彌新的優質原則，這些原則可以崁入各種的工具之中，甚至讓我們寫日記的方式進一步演化，讓我們收穫更多。」

 

「有道理，由於Excel不適合放入圖片的”缺點”，才讓我想出了用Google Photo存放各種相片、圖片的方法」阿雷站起身握拳說「我也體會了沒有真正完美的工具，不只這些軟體在演化，我們及環節也一直在演化。」

 

「以前我覺得在許多的Excel日記檔案中搜尋人名或字串非常不方便，寫日記時也不像Evernote整個日記欄寬配合螢幕大小，Excel就需要手動調整表格大小。」阿雷好像頓悟似地說「我使用Excel寫日記已經十幾年，在晨间有阳光味道的白桌子上写日記，是我一天最 Enjoy 的时刻，Excel就像我天作之合的日記伴侶，真的要好好感謝他才是。」

 

「我也是」Rachel跟著說「我每天最常用的軟體就是Evervote，蒐集微信及網頁上桌遊、引導技術的文章，放著各種專案支援資料、包含各種圖片、相片、表格、證件、SOP等。」

 

「一年到期時，就想著這個軟體的年費好貴，心好疼」Rachel開心地說「但我們組成專案工作團隊時，大家可以用免費下載的Evernote快速建立虛擬團隊傳送文件；和老公分享孩子相片時，看到他開心的笑容，真的要感謝這隻我最愛的大象（Evernote的Logo是一隻綠色大象）。」

 

「我還超愛Evernote的快捷鍵，許多功能，只要一鍵就能完成，真的是超酷的。」

 

 

“工具是創作者肢體延伸”，看著阿雷及Rachel用得如此的好，心中分外開心。

 

「我們來合照吧」Rachel拿出手機，幾個人東排西挪「1、2、3」

 

一張放入日記的相片出現了......