FAST 八頁小書三日計畫 實戰經驗分享


八頁小書三日計劃是我非常喜歡的時間管理工具,每天會隨身帶著一份,出差時更是好用,也長期在課程中分享給大家。
今年我的好友沈寶仁老師,把他的個人品牌專業和八頁小書相結合,做出「MyBook 我的品牌手工書」(見上圖),看到他的大邁進,非常感動,因此決定要把八頁小書全面升級!我開始思考八頁小書需要哪些內容,這篇文章基本上就是思考的結果。

「FAST」是我最新領悟到的八頁小書理論,發現每一個好的系統(八頁小書就是一個系統),後面必然有好幾個系統去支撐,我叫做「系統後面的系統」 (SBS, The System behind the System),這樣子系統才能夠面對各種狀況的挑戰,八頁小書後面就有好幾個小系統,FAST理論系統,紙張工具系統,數位系統,並搭配機能性皮包,這樣才能發揮更大的功能,今天我們專注在FAST理論系統來說明。

0 FAST 八頁小書三日計劃
八頁小書三日計劃是我發展多年的時間管理工具,有三個主要功能
1 作為課程演練使用
2 是個具體而微系統
3 是個實際有效工具
雖然非常方便,但是要推廣更多人使用,必須更模組化一些,因此11月份講師聯盟到華南義講,我發現沈寶仁老師有人脈ABC法則,雲龍演講有ARC,促使我想出了專屬於八頁小書三日計劃的「FAST」法則。

「FAST」法則闡述八頁小書三日計劃的妙用,分成青蛙(Frog)、行動(Actions)、支援(Support)、時間(Time)來講述,幫助大家把要做的事情寫下,寫下的事情快速(FAST)完成。法則非常有力,讓我們在下面連結下載範本印在A4指上,並一項項來看裡面的妙用。

新浪微盤範本下載(內地,需有新浪微博帳號)
http://vdisk.weibo.com/s/h40rw/1351818671

1 F Frog- 先吃了那隻青蛙
首先要看的是青蛙頁面,要專注在每日重要行程,並先吃了那隻青蛙。
填入日期:填寫一下未來三天日期
填入行程:分上、中、下午填行程
青蛙標記:標記青蛙(最重要行程)
激勵大師博恩.崔西說:「 若起床首件事是活生生吃下一隻青蛙,接下來就沒能難倒你的事情。」若是每天都能面對最困難的事情,努力解決,那就是盡全力的人生。
當我們填寫好近三天的行程,圈出當天的青蛙,心中也會比較踏實,一方面對三天內的大事情有所掌握,二方面知道就算累了或突發狀況,優先要先吃下青蛙,這樣子人生前進的軌道比較不會被阻擋。

2 A Actions- 行動清單
接著要介紹行動清單頁面,重點依照不同動詞寫下行動清單,並批次處理,當我們想做的事情變多,若是將行動藉著適當的動詞分類,這樣清單的長度就能大減,批次處理也能讓效率大幅提高,以下是八頁小書的四種清單。
電話清單:寫下聯絡的人名事情
外出清單:出門外出要完成事情
電腦清單:電腦前面要做的工作
溝通清單:當面溝通時要說的事
行動清單讓我們在有空檔時可以從清單找出一些事情立刻執行,大幅度提升做事的效率。行動就像是蝌蚪,久不處理,就會長大成青蛙。每天能夠先吃掉青蛙,有空時批次處理蝌蚪,就能有很高效的一天。

3 S Support- 支援資料
第三個要介紹的是支援資料,我們在吃青蛙或執行行動時,若是擁有該事情的關鍵少量資訊,就能讓做事有若行云流水,來看看一個支援資料頁面可能的方式。
任務名稱:要做事要先定義這件事情為何
Mind Map:可以用Mind Map分析這件事
條列式:利用列出注意事項瞭解這件事情
貼Post-it:增大任務資料的書寫空間
面對一件事情,99%時間都是在蒐集關鍵資訊,因此把所有必要的資訊列下,對做事的品質有很大的注意。除此之外,把行動清單和執行任務需要的支援資料分開,本身也讓我們專注在執行上,更快速能夠思考要做的事情,提高完成的結果。

4 T Time- SWEET法則
最後的頁面是Time,用時鐘的鐘面構成,兩個鐘面,代表的就是24個小時,這在日本叫做「To do 時計」,利用「To do 時計」來規劃自己每天何時要做哪些事情非常方便。除此之外,搭配SWEET法則,能讓我們優雅地趕赴下一個約會,就介紹一下吧。
SWEET是"Stop Working on Everything Else Time"的簡稱,中文翻譯是"停止手上動作,帶著甜蜜微笑,做下一件事情的確實時間"。
當知道要搭乘10:30高鐵出差,就可以估算出09:45是出門SWEET時間。
當知道要搭乘06:00高鐵回家,就可以估算出16:50是離開SWEET時間。
我們可以為SWEET設定一個鬧鐘,這樣就可以優雅地結束手上的工作,往下一個行程移動。

除此之外Time頁面也可以用來規劃一週重要的任務行程,當做一個近期的任務清單使用,也非常好用。

結語
八頁小書三日計劃是我每天都會使用的時間管理工具,也在我的演講或講課擔任練習手冊的重要角色。就像是剛剛運動的人進入健身房,需要啞鈴來鍛鍊身體,八頁小書也是一種啞鈴,在學習時間管理的路上,佔了重要的一部分。
現在要把八頁小書升級了,一方面是在FAST這個理論架構的提升,一方面也會在印刷輸出時,做出更好的成效。因此寫這篇文章,讓自己深思,也讓大家指教。

我抽空錄製了影片,歡迎點擊觀賞:
影片教學,優酷影片位置

http://v.youku.com/v_show/id_XNDY5ODg1OTQ4.html
影片教學,Youtube影片位置(在youtube這個影片被點擊超過一萬次羅)
http://www.youtube.com/watch?v=SmnXiQNNIjM



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