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時間管理關鍵六流程 4 加工

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「永錫老師,我的收件匣系統是建立了,對公司效率增加很明顯,但是我發現,你教給我的是一套完整的流程系統,所以今天還要來請教你。」格非非常謙虛,為了問我問題。 「我們的問題是,雖然定義出微信群、待辦事項 App 收件匣、 B6 筆記本、木製 inbox 等收件匣等作為公司標準收件匣」格非說「但我這幾個禮拜走動管理時發現,大多數人雜事都堵塞在收件匣中,沒有往下一步行動推進。」 「是的,之前我們談了收集雜事的概念,這樣雜事集中,心就安了,但我們不能以此為滿足,必須前往下一個流程 ─ 加工,幫助我們把雜事變成下一步行動。」我回答 有了收件匣系統,還要建立一遇到雜事就下決定的習慣,而非當事情出了狀況後才採取行動,這是你看過這篇文章後能帶走的能力。 1. 捅、人、利、器把雜事批次加工成下一個行動 「老師,請先教我微信收件匣清空的方法,這是讓我最頭疼的一種收件匣了。」 格非打開微信給我看,滿滿的通知湧現出來。我請他把一個個人或群組打開,找出他覺得要做的事! 第一個雜事是「會計部門寄來第二季財務報表」 「這是什麼?」我問格非 「下週三要開董事會,報告第二季財務狀況。」格非回答 「下一步行動是什麼?」我問格非 「今天閱讀第二季財務報表,明天和會計 Greta 討論報告重點」格非回答 「非常好,這是一個行動,先發訊息給 Greta , 告訴她明天你有空的兩個討論時段,接著把這句話打字到你的行動清單內。」我一邊回答,格非一邊動作 第二個雜事是「 XXX 客訴網頁有臭蟲」 「這是什麼?」我問格非 「有個老客戶通知我發現一個網頁錯誤,提醒我要修改。」格非回答 「下一步行動是什麼?」我問格非 「授權 IT 部門同仁張雷,負責網頁錯誤修正,並要求週五早上回報。」格非立刻回答 「很好,行動授權給他人時,列到授權清單中」我一邊講,格非一面輸入 …… 第三個雜事是「 IT 部門提出新聘同仁需求」 「這是什麼?」我問格非 「 IT 部門要加聘兩位程序員,也找到不錯的對象,但我已經拖了兩天了,增加成本的事情很難做決定。」 「下一步行動是什麼?」有點無情地繼續問著格非 「我要聘雇這兩個人,公司需要他們,而且他們是人才。」格非突然看著我認真的說 「老師等一下,我打個電話給