時間管理關鍵六流程 4 加工
「永錫老師，我的收件匣系統是建立了，對公司效率增加很明顯，但是我發現，你教給我的是一套完整的流程系統，所以今天還要來請教你。」格非非常謙虛，為了問我問題。 「我們的問題是，雖然定義出微信群、待辦事項 App 收件匣、 B6 筆記本、木製 inbox 等收件匣等作為公司標準收件匣」格非說「但我這幾個禮拜走動管理時發現，大多數人雜事都堵塞在收件匣中，沒有往下一步行動推進。」 「是的，之前我們談了收集雜事的概念，這樣雜事集中，心就安了，但我們不能以此為滿足，必須前往下一個流程 ─ 加工，幫助我們把雜事變成下一步行動。」我回答 有了收件匣系統，還要建立一遇到雜事就下決定的習慣，而非當事情出了狀況後才採取行動，這是你看過這篇文章後能帶走的能力。 1. 捅、人、利、器把雜事批次加工成下一個行動 「老師，請先教我微信收件匣清空的方法，這是讓我最頭疼的一種收件匣了。」 格非打開微信給我看，滿滿的通知湧現出來。我請他把一個個人或群組打開，找出他覺得要做的事！ 第一個雜事是「會計部門寄來第二季財務報表」 「這是什麼？」我問格非 「下週三要開董事會，報告第二季財務狀況。」格非回答 「下一步行動是什麼？」我問格非 「今天閱讀第二季財務報表，明天和會計 Greta 討論報告重點」格非回答 「非常好，這是一個行動，先發訊息給 Greta ， 告訴她明天你有空的兩個討論時段，接著把這句話打字到你的行動清單內。」我一邊回答，格非一邊動作 第二個雜事是「 XXX 客訴網頁有臭蟲」 「這是什麼？」我問格非 「有個老客戶通知我發現一個網頁錯誤，提醒我要修改。」格非回答 「下一步行動是什麼？」我問格非 「授權 IT 部門同仁張雷，負責網頁錯誤修正，並要求週五早上回報。」格非立刻回答 「很好，行動授權給他人時，列到授權清單中」我一邊講，格非一面輸入 …… 第三個雜事是「 IT 部門提出新聘同仁需求」 「這是什麼？」我問格非 「 IT 部門要加聘兩位程序員，也找到不錯的對象，但我已經拖了兩天了，增加成本的事情很難做決定。」 「下一步行動是什麼？」有點無情地繼續問著格非 「我要聘雇這兩個人，公司需要他們，而且他們是人才。」格非突然看著我認真的說 「老師等一下，我打個電話給