時間管理關鍵六流程 2 收集雜事



Shane是我的一位好友,任職於一個國際原物料企業,目前派駐在泰國擔任業務主管。

每次回國,他都會來找我聊天,希望在時間管理領域能夠進步,為自己及公司提升生產力。

「老師,我最近有個困擾。」Shane總是單刀直入「最近我忘性特別好,公司視訊開會,老闆臨時問我個業務數字,明明前一天準備充分,那一剎那卻腦袋一片空白。」

「還有,我搭出租車時,有時想到絕妙點子,但是到公司就全忘光」四十歲不到的Shane說「老師,我是不是老了?!

撲疵地笑了出來「你不是老,你是沒有養成收集雜事的習慣。」

「收集雜事,是什麼意思呢?」

Shane遇到的問題,就是把所有雜事(業務數字、絕妙點子),都往腦子裡面放著,他把大腦當作記事情的地方,我告訴他『把大腦用錯了...

大腦應該是想事情的地方

我們要隨時能收集雜事,把這些雜事放在大腦以外,這才是大腦正確的使用方法。



1)何謂雜事?

「永錫老師,我有點不懂。」身為業務主管的Shane問到「你說我應該收集雜事,那如果客戶打電話要我報價,那也是一件雜事嗎?」

「當然,如果你承諾明天早上打電話給客戶回報價格,這就是雜事。」我慢慢回答「如果你過了明天上午還沒回覆,這件事情就需要更大心力才能處理好,客戶會抱怨,老闆會質疑你的能力。」

「那就是說,我身為業務員,一做出對客戶的承諾,就應該立馬把這件事情寫在筆記本,收集下來,這就是收集雜事囉?」Shane表情很認真直盯著我看。

「對的,你這就是收集雜事,並把雜事放在大腦以外的收件匣。」

雜事指的是,所有進入您精神及現實世界,引起注意的事,包括實體(紙張,文件、包裹等)、虛擬(微信、QQ、各種社交媒體軟件、郵件、相片會議記錄等)還有心面的想法(心中的念頭上司的指令對他人的承諾等)等,這些都稱為雜事。

2)腦中的飛機場

「我覺得雜事這個概念很有道理」Shane說「若是我承諾客戶明天上午報價,但是到了下午還沒完成,心中就有種壓力,覺得自己沒做好事情,其他事也耽誤了。」

「嗯」我引導他繼續說下去~

「一方面來說,壓力是好事,讓我要積極主動面對」Shane語速增快「但迫在眉梢的事情太多,就像是水桶破了好幾個洞,一下子堵這個,一下子堵那個,上班時非常緊繃,下班後累得跟狗一樣,但卻沒有時間思考如何維護好大客戶的關係,思考部門月計劃。」

Shane提了好幾件雜事「主管開會要的業務數據」、「出租車的點子」、「承諾客戶明天上午報價」、「大客戶關係維護」、「思考部門月計劃」。其實每個人每天都會遇到大量的雜事,大腦的容量不夠時,自己的表現就變差了。

雜事放到頭腦以外的地方,就像是飛機場容量不夠,要增加第二跑道;而大腦容量不夠,就要增加第二大腦(筆記本、手機Apps),來存放這些雜事。


《當和尚遇上鑽石》是一本我很推薦的書,書中也提到了和雜事很類似的概念(繁體P.101)提到

- 我們的心如同一個巨大的容器,容納成千上萬各種雜事,
- 這些雜事就像飛機在機場跑道上排成一列,等待起飛,
- 較強的雜事先起飛,較弱的雜事則遠遠落後,等待起飛。

首先,他提到我們需要容器來放這些雜事。

其次,一件件的雜事就像是飛機停等在一個繁忙的機場,不斷地有飛機起飛。這些飛機(雜事)起飛,就是從潛意識層面,飛進了意識層面。

最後,每件雜事起飛的時間不一,我們無法控制。這就是為麼每當我們想要專注做某些事情(製作投影片、整理相片、寫郵件、製作試算表等),腦中會有許多的想法浮現出來,這些想法無關當下要做事情,這就是雜事浮現出來了。

我建議Shane,把這些雜事,先放到第二大腦,等合適的時間再處理。

(3) 雜事和大腦

「老師你說到雜事與大腦的關係非常有趣」Shane輕敲著大腦說「大腦不是用來記事情,而是拿來想事情的,這三十幾年來,我把大腦都用錯了。」

「沒那麼嚴重啦」我笑著說「我從心理學及你喜歡的電腦兩個層面來說說收集雜事的概念

以心理學的角度來看,大量的雜事深植在大腦潛意識中,意識層面或許並不覺得事情很多,這猶如冰山,海平面之下的體積遠大於海平面之上,也就是潛藏在海平面以下的雜事,是我們時間管理要處理的。

用電腦的RAM來舉個例子,

人的大腦裡有短期記憶區,容納所有的雜事。這個區很像電腦裡的隨機存取記憶體(RAM

一般人都以為電腦螢幕上看到的所有資料就是所有的事情,卻忽略了RAM中儲存的資訊。

很可惜的是大腦裡的RAM大小是有限的,一旦跑了太多Apps,電腦速度就會快速下降,影響到其他大腦的功能(如思考、判斷等)。

大部分人腦中RAM都塞滿了亂七八糟、從未理清的雜事,這就是Shane為什麼無法專注、心不在焉、老是忘事的真正原因。

一個時間管理高手當腦中的RAM浮現雜事提醒,馬上就收集起來,並且放置到第二大腦,這樣就能夠開始我們時間管理的第一個流程收集雜事。



結語

放在腦裡RAM雜事,其實擁有很大的力量,可以幫助我們追求夢想、達成目標,但是先決條件是,我們能夠管理好這塊寶貴的RAM空間。

業務主管Shane,當他承諾要明天上午打給客戶電話,他就在手機紙質筆記本,寫下「明天上午十點聯絡客戶」

接著,先設定一個鬧鐘,設定提醒打電話給客戶的時間(明天上午10點聯絡A客戶)

從客戶報價文件夾,選一份過去的報價檔案,並開始修改,一個小時後修改完成。

Shane發送檔案給老闆,確認這份報價沒有問題,之後直接發給客戶,明天10點鬧鐘起,打電話給客戶。

結果呢?當然是順利成交囉。

收集雜事,時間管理的第一步,練好以後,我們就能夠發揮大腦更大的功能,幫助我們不論是學習、生活及工作上都更加的成功。

我們講要將雜事放在頭腦以外的地方,但是放在哪裡呢?答案就在下一篇文章,收件匣。

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