時間管理關鍵六流程 2 收集雜事

Shane是我的一位好友，任職於一個國際原物料企業，目前派駐在泰國擔任業務主管。

每次回國，他都會來找我聊天，希望在時間管理領域能夠再進步，為自己及公司提升生產力。

「老師，我最近有個困擾。」Shane總是單刀直入「最近我忘性特別好，公司視訊開會，老闆臨時問我幾個業務數字，明明前一天準備充分，那一剎那卻腦袋一片空白。」

「還有，我搭出租車時，有時想到絕妙點子，但是回到公司就全都忘光」四十歲不到的Shane說「老師，我是不是老了？！」

我撲疵地笑了出來：「你不是老，你是沒有養成收集雜事的習慣。」

「收集雜事，是什麼意思呢？」

Shane遇到的問題，就是把所有雜事（業務數字、絕妙點子），都往腦子裡面放著，他把大腦當作記事情的地方，我告訴他『把大腦用錯了...』

＊大腦應該是想事情的地方＊

我們要隨時能收集雜事，把這些雜事放在大腦以外，這才是大腦正確的使用方法。

（1）何謂雜事？

「永錫老師，我有點不懂。」身為業務主管的Shane問到「你說我應該收集雜事，那如果客戶打電話要我報價，那也是一件雜事嗎？」

「當然啊，如果你承諾明天早上打電話給客戶回報價格，這就是雜事。」我慢慢回答「如果你過了明天上午還沒回覆，這件事情就需要費更大心力才能處理好，客戶會抱怨，老闆也會質疑你的能力。」

「那就是說，我身為業務員，一做出對客戶的承諾，就應該立馬把這件事情寫在筆記本， “收集”下來，這就是收集雜事囉？」Shane表情很認真、直盯著我看。

「對的，你這就是收集雜事，並把雜事放在大腦以外的收件匣。」

雜事指的是，所有進入您精神及現實世界，會引起注意的事，包括實體(紙張，文件、包裹等)、虛擬（微信、QQ、各種社交媒體軟件、郵件、相片會議記錄等），還有心裡面的想法(心中的念頭、上司的指令、對他人的承諾等)等，這些都稱為雜事。

（2）腦中的飛機場

「我覺得雜事這個概念很有道理」Shane說「若是我承諾客戶明天上午報價，但是到了下午還沒完成，心中就有種壓力，覺得自己沒做好事情，其他事也耽誤了。」

「嗯」我引導他繼續說下去～

「一方面來說，壓力是好事，讓我要積極主動面對」Shane語速增快「但迫在眉梢的事情太多，就像是水桶破了好幾個洞，一下子堵這個，一下子堵那個，上班時非常緊繃，下班後累得跟狗一樣，但卻沒有時間思考如何維護好大客戶的關係，思考部門月計劃。」

Shane提了好幾件雜事「主管開會要的業務數據」、「出租車的點子」、「承諾客戶明天上午報價」、「大客戶關係維護」、「思考部門月計劃」。其實每個人每天都會遇到大量的雜事，大腦的容量不夠時，自己的表現就變差了。

雜事放到頭腦以外的地方，就像是飛機場容量不夠，要增加第二跑道；而大腦容量不夠，就要增加第二大腦（筆記本、手機Apps），來存放這些雜事。

《當和尚遇上鑽石》是一本我很推薦的書，書中也提到了和雜事很類似的概念（繁體版P.101）提到

- 我們的心如同一個巨大的容器，容納成千上萬各種雜事，

- 這些雜事就像飛機在機場跑道上排成一列，等待起飛，

- 較強的雜事先起飛，較弱的雜事則遠遠落後，等待起飛。

首先，他提到我們需要容器來放這些雜事。

其次，一件件的雜事就像是飛機停等在一個繁忙的機場，不斷地有飛機起飛。這些飛機（雜事）起飛，就是從潛意識層面，飛進了意識層面。

最後，每件雜事起飛的時間不一，我們無法控制。這就是為什麼每當我們想要專注去做某些事情（製作投影片、整理相片、寫郵件、製作試算表等），腦中會有許多的想法浮現出來，這些想法無關當下要做的事情，這就是雜事浮現出來了。

我建議Shane，把這些雜事，先放到第二大腦，等合適的時間再處理。

(3) 雜事和大腦

「老師你說到雜事與大腦的關係非常有趣」Shane輕敲著大腦說「大腦不是用來記事情，而是拿來想事情的，這三十幾年來，我把大腦都用錯了。」

「沒那麼嚴重啦」我笑著說：「我從心理學及你喜歡的電腦兩個層面來說說收集雜事的概念吧！」

以心理學的角度來看，大量的雜事深植在大腦潛意識中，意識層面或許並不覺得事情很多，這猶如冰山，海平面之下的體積遠大於海平面之上，也就是潛藏在海平面以下的雜事，是我們時間管理要處理的。

再用電腦的RAM來舉個例子，

人的大腦裡有短期記憶區，容納所有的雜事。這個區很像電腦裡的隨機存取記憶體（RAM）

一般人都以為電腦螢幕上看到的所有資料就是所有的事情，卻忽略了RAM中儲存的資訊。

很可惜的是，大腦裡的RAM大小是有限的，一旦跑了太多Apps，電腦速度就會快速下降，影響到其他大腦的功能（如思考、判斷等）。

大部分人腦中RAM都塞滿了亂七八糟、從未理清的雜事，這就是Shane為什麼無法專注、心不在焉、老是忘事的真正原因。

一個時間管理高手當腦中的RAM浮現雜事提醒，馬上就收集起來，並且放置到第二大腦，這樣就能夠開始我們時間管理的第一個流程─收集雜事。

結語

放在腦裡RAM雜事，其實擁有很大的力量，可以幫助我們追求夢想、達成目標，但是先決條件是，我們能夠管理好這塊寶貴的RAM空間。

業務主管Shane，當他承諾要明天上午打給客戶電話，他就在『手機』或『紙質筆記本』，寫下「明天上午十點聯絡客戶」。

接著，先設定一個鬧鐘，設定提醒打電話給客戶的時間（明天上午10點聯絡A客戶）。

從客戶報價文件夾，選一份過去的報價檔案，並開始修改，一個小時後修改完成。

Shane發送檔案給老闆，確認這份報價沒有問題，之後直接發給客戶，明天10點鬧鐘響起，打電話給客戶。

結果呢？當然是順利成交囉。

收集雜事，時間管理的第一步，練好以後，我們就能夠發揮大腦更大的功能，幫助我們不論是學習、生活及工作上都更加的成功。

我們講要將雜事放在頭腦以外的地方，但是放在哪裡呢？答案就在下一篇文章，收件匣。