時間管理關鍵六流程 3 強力的收件匣系統



故事是這樣開始,格非是程式員,創業項目搞的是一個雲端協作服務,三個優秀的年輕人寫代碼、找資金、做運營,開始做起沒多久時間公司擴充到六七十人的規模。他有空就來找我聊,這次他邀請我到他的辦公室去喝茶,說是有事情要請教。

「老師坐,這次要和你請教一下辦公室的時間管理問題。」格非帶我到他辦公桌旁,準備泡茶招待,我趁著這時間,觀察他們辦公室。

本來我想一個互聯網公司,應該乾乾淨淨,除了桌椅,只有電腦。沒想到格非的桌子充滿備忘錄、大量零散的紙張、貼滿便利貼的卷宗、充電線、筆筒、面紙盒、食物、飲料杯等,桌上亂成一團。

「永錫老師,這就是我要請教你的問題,我發現開公司不是只有工程師,人數越來越多,管理問題浮現,尤其是時間管理方面的問題。」格非看到我驚訝的眼,苦笑說「你看到我的桌子就長這樣,不只我,絕大多數同仁都是,每次要做新項目,從這......垃圾找,而且光要找出現有的資料可以半天。」

「其實可以說,你們公司管理項目這件事情遇到瓶頸了,雖然已經執行『收集雜事』的概念,卻沒有放到合適的收件匣,收件匣看起來過多,也沒有定期整理,所以整個時間管理的流程卡在這裡。」我看著格非認真說我的觀察。

「對,就是這樣,永錫老師,你可以教導我們如何把這些雜事收好,讓公司的生產力增加嗎?」格非興奮地

1. 為什麼需要收件匣

在時間管理中,收集雜事的工具我們稱為收件匣

收件匣,就是把我們大腦RAM的東西,放到外部的工具中。大腦RAM的空間雖然有限,外部的收件匣容量卻可以無限,把雜事放到大腦以外的地方,就能夠讓大腦RAM擁有空間,脫離記憶雜事的層次,專注於思考更高層次的問題。

格非公司的問題就是,並沒有定義好這個外部的工具,產生了一些問題
他先解釋,公司時間管理有工具,微信、QQ、小團隊使用Tower,有的用Teambition,有公司郵箱,但大多因為沒訂定使用辦法,產生使用上的困難。還有啊,營銷部門有獨立的工具系統,卻和其他部門無法順暢溝通。

- 我們也響應環保無紙化理念,但是不會管理收件匣工具,退化回把項目評估印出成紙張,工作完成,這些項目卷宗還是擺在桌子上備查,佔據許多空間。
- 桌面上的一團混亂,是因為沒有完整的整理方法,應該建立實體「收件匣」的概念,把剛放進桌面的雜事等級放進收件匣,並且定時清空(至少每週一次)

時間管理高手,運用各種工具,將所有的雜事放在收件匣中,而非腦海裡,並且讓組織都能上手運用,這才叫做黑帶級的時間管理高手

2 收件匣利器

「永錫老師,你看一下我們做得如何呢?」一個月後格非再次邀請我們辦公室,這段時間,他用我講授的技巧從自己做起,把工作流梳理清晰。

「老師你看,我們現在採用滴答清單+微信,青蛙打卡和覆盤都在不同部門群裡面。」格非先展示了滴答清單和微信兩個收件匣「平時想到要做的事情,就往滴答清單裡面放,大腦確實輕鬆很多,更重要的是,全公司統一這兩個工具,大變得不忘事了。」

「太棒了,格非。」我豎起大拇指,能夠讓公司的雜事收集到同一種工具,用微信分享到群裡面,這個協同作業系統簡單又有效。
「其次,我們幫公司統一購買了B6紙質筆記本,統一用你教的九宮格筆記法來做會議記錄、項目發想及學習心得,現在全公司分享點子的品質也提升了。」格非自己很喜歡手寫筆記作為紙本收件匣,B6筆記本兼顧了他常常搭機出差的工作特性,放在桌上大小適當,他把這樣的方式複製到團隊裡。

「最後,我學老師訂製了兩個木製的收件匣,一個是inbox,一個是outbox,規定大家下班前要清空這兩個收件匣。」格非越說越興奮「這兩個木盒幫助太大了,同事間文件的流動加速了,桌面一天比一天乾淨,工作區域也變大了。」

「真是太好了。」我趕緊為格非打氣。

他下了一個結論:「永錫老師,單單做好把雜事放在收件匣內,我們公司的效率起碼提升了一半。

3. 設計一個好收件匣

「老師,我還可以問你一件事情嗎?」格非問到

「當然可以啦」我回答

「這次順利讓公司能夠突破收集雜事到收件匣這個瓶頸,我們是直接用了滴答+微信B6筆記本木質收件匣三種工具」他說「有沒有什麼收件匣系統原則,能分享給公司同仁呢?」

「當然有啦,設計合適的個人(公司)收件匣有三個原則。」我

1. 簡單:企業裡有許多同仁,大多經歷很棒,但是第一線同仁往往學不好太複雜的工具,公司的系統要精挑細選,要能簡單,對第一線同仁能學會才好統一操作;功能要夠強大,讓主管們覺得對管理有幫助。

2. 減少:收件匣一定要減少,才能夠組成一個最小的系統,就像愛因斯坦所講「一切都應該盡可能的簡單,但不要太簡單」。

3. 清空:收件匣成為時間管理瓶頸的主要原因,就是沒有定時清空,像格非的例子,推行清空收件匣之初,他每天下班後去檢查inbox and outbox兩個木質收件匣(收件盒)是否清空。如果清空了,他會放一顆巧克力在inbox裡面鼓勵同仁,慢慢地,會每天清空收件匣的同仁越來越多了

簡單,簡單容易上手的工具。
減少,要建立最小收件匣系統。
清空定期清空收件匣。

能夠遵守上面三個原則,就能夠設計一個好的收件匣系統。



結語

我們想要讓收件匣擔任好收集雜事重責大任,就要像格非一樣,努力學習適合公司或個人的收件匣系統,也不忘努力維護團隊的它喔~

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