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時間管理關鍵六流程 8 檢視

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檢視 插圖by Hanning Illustration


「永錫老師,你快點教我寫日記」Cindy還沒到我們家,聲音已傳進來「格非老是說我急性子、老忘記事情,你要教我第六個流程『檢視』的方法。」

「老師,Cindy現在迷上時間管理了,現在換她每天看書、學方法,比我認真多了。」格非笑著說:「來到你家之前她還說,以後時間管理一定比我還好。」

「好吧,我們就接下來說說第六個流程─檢視。」好了好了,別鬥嘴了,我認真教、你們給我好好聽著哈,這對小情侶~

第六個流程叫做『檢視』,我認為一個好的時間管理者,即使面對日檢視、週檢視、年檢視三個不同高度的檢視,只需一種動作就可以貫穿,就是『寫日記』。

有一本書叫做 ⟪快思慢想⟫,要訂定每日計劃、吃青蛙時,動作要快(FAST);相對的,每天也要有一段時間慢(SLOW)下來,這個方法對我來說就是寫日記。

吃青蛙+寫日記是我認為時間管理的最小系統,好學、好用,付出的時間和回收的成效相比是最好的。
1. 每日日記

「永錫老師,你覺得我應該用紙筆寫日記,還是打字在電腦裡?」身為Youtuber的Cindy:「紙筆好像比較有溫度,但電腦打字的速度快,你推薦用Word可以寫日記嗎?」

「其實用紙筆或電腦都可以,但是用電腦的話,不建議用Word來寫日記。」我微笑答著。

2006年起,我幾乎每天起床後就寫一篇『晨間日記』,確實讓我深深獲益,2018年我推出了一本專門探討日記的書「不成功,因為你太快」,寫日記的工具用手寫筆記或數位方式都可以,但是一定要增加日記「被檢視」的次數,同一篇日記被檢視越多次,就像是一篇學術論文被引用越多次,價值就越高,以這點來說,打字的方式佔了比較大的優勢。

Cindy是個寫日記的新手,我用三個角度來說明寫日記的要點:

A) 不用Word,用Evernote:

Microsoft Word是一般人常用的文書處理軟體,但是並不適合拿來寫日記,我反而推薦Evernote(免費)來寫,因為Word不容易搜索,而Evernote容易搜索某天的日記。這樣當我們想要某一天的日記,可以就日記發生的日期或直接搜關鍵字就可以找到。

B)不自由書寫,用模版來寫:

我自己是用九宮格的方式來寫日記,日記的最中間格子放著視覺化的年度目標(對,就是一張圖),周圍八格分別是健康、工作、財務、家庭、社交、內在、學習、休閒。

每天一早(我都是早上寫日記,稱為晨間日記)一打開Evernote…

時間管理關鍵六流程 5 分類

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STAR 插圖 by Hanning Illustration

時間管理關鍵六流程 7 行動

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插圖 by Hanning Illustration
「老師,這是我的女朋友Cindy」格非帶了美麗的女朋友來找我,才介紹完,他自己都臉紅了。Cindy個子很高,有165公分吧,頭髮很長、氣質好。
「永錫老師好,常常聽格非提起你,平均每三天吧。」Cindy落落大方,表情很多「我現在從事影音小編,還有當Youtuber,開了一個日、韓流行文化介紹的頻道,平時在家工作。」
「對了,我今天帶Cindy來的原因也是這個。」格非說「她接了幾個專案,超愛用番茄工作法的,所以也想介紹她和老師學習,讓時間管理得更有次序感。」
「好的,我們這次本來就想聊聊流程五:行動」我說:「今天Cindy在,我們就從你比較熟悉的倒數計時器及番茄工作法,說說如何把行動準時完成吧!」
當我們知道今天的青蛙及蝌蚪,就開始要行動了,每一個行動,都有開始行動的時間(例如開會時間);每一個行動,也需要專注一段時間才能完成;有的行動在結束之前,需要設置提醒(例如高鐵下車前的鬧鐘,避免自己睡過站)。簡單說來,一件事情的開始,執行及結束,都和時間息息相關。
本篇文章,藉由手機的內建時鐘App講起,把行動時會注意到的各種時間管理問題作個說明,最後也會介紹Cindy喜歡的番茄工作法之進階用法。
# 會響的鬧鐘
「永錫老師,用了番茄工作法之後,覺得鬧鐘好好用,你是怎麼用鬧鐘的,有沒有什麼有趣的鬧鐘。」Cindy偏著頭問「但是你要講簡單一點的喔,不然我學不會啦^^」
「好呀,我就教你如何運用『會響的鬧鐘』吧!」我回答
「『會響的鬧鐘』這個說法好有趣呀」Cindy拍拍格非肩膀「你給我好好聽著,要是我忘記了回去要幫我複習的。」
「當然,沒問題。」格非笑瞇瞇地回答。
第五個流程:行動,探討的就是行動與時間的關係,對Cindy而言,她常常在家中工作,首先需要的是專注,打字寫文稿、剪輯影片、圖片繪製;接著,出門見客戶,她需要的就是會響的鬧鐘。
* 特別早的起床時間,在手機設鬧鐘06:25來喚醒自己 * 剪輯影片時,設定倒數計時25分鐘專注、5分鐘休息 * 要出門的時間,在手機設定鬧鐘(Alarm)或倒計時(Timer),提早15分鐘通知自己,打扮出門。 * 搭乘公車時,設個30分鐘的鬧鐘,小睡一下,以免搭過站,也可以趁機休息。 * 回到家裡準備晚餐等格非回來,幫烤箱設定倒計時,預熱烤箱,準備做咖哩焗烤飯等。
「永錫老師,聽你講得很簡單,我的生活真的是這樣耶!」Ci…