Timemang 太忙

檢視 插圖by Hanning Illustration 「永錫老師，你快點教我寫日記」Cindy還沒到我們家，聲音已傳進來「格非老是說我急性子、老忘記事情，你要教我第六個流程『檢視』的方法。」 「老師，Cindy現在迷上時間管理了，現在換她每天看書、學方法，比我認真多了。」格非笑著說：「來到你家之前她還說，以後時間管理一定比我還好。」 「好吧，我們就接下來說說第六個流程─檢視。」好了好了，別鬥嘴了，我認真教、你們給我好好聽著哈，這對小情侶～ 第六個流程叫做『檢視』 ，我認為一個好的時間管理者，即使面對日檢視、週檢視、年檢視 三個不同高度的檢視 ，只需一種動作就可以貫穿，就是『寫日記』。 有一本書叫做 ⟪快思慢想⟫，要訂定每日計劃、吃青蛙時，動作要快（FAST）；相對的，每天也要有一段時間慢（SLOW）下來，這個方法對我來說就是寫日記。 吃青蛙＋寫日記是我認為時間管理的最小系統，好學、好用，付出的時間和回收的成效相比是最好的。 1. 每日日記 「永錫老師，你覺得我應該用紙筆寫日記，還是打字在電腦裡？」身為Youtuber的Cindy：「紙筆好像比較有溫度，但電腦打字的速度快，你推薦用Word可以寫日記嗎？」 「其實用紙筆或電腦都可以，但是用電腦的話，不建議用Word來寫日記。」我微笑答著。 2006年起，我幾乎每天起床後就寫一篇『晨間日記』，確實讓我深深獲益，2018年我推出了一本專門探討日記的書「不成功，因為你太快」，寫日記的工具用手寫筆記或數位方式都可以，但是一定要增加 日記「被檢視」的次數 ，同一篇日記被檢視越多次，就像是一篇學術論文被引用越多次，價值就越高 ，以這點來說，打字的方式佔了比較大的優勢。 Cindy是個寫日記的新手，我用三個角度來說明寫日記的要點： A） 不用Word，用Evernote： Microsoft Word是一般人常用的文書處理軟體，但是並不適合拿來寫日記，我反而推薦Evernote（免費）來寫，因為Word不容易搜索，而Evernote容易搜索某天的日記。這樣當我們想要某一天的日記，可以就日記發生的日期或直接搜關鍵字就可以找到。 B）不自由書寫，用模版來寫： 我自己是用九宮格的方式來寫日記，日記的最中

STAR 插圖 by Hanning Illustration 「 永錫老師，公司的同仁都用不同的時間管理工具，那要如何協作呢？」格非又問了問題 「這就必需要做好 ” 分類 ” 這個流程，」 （ 1 ） STAR 也就是我們說的四大天王 S，Schedule， 行事曆 ，現代人都需要建立隨身的行事曆，尤其是手機上的行事曆。 T， Task list， 任務清單 ，任務是一個行動以上才能處理的事情，管理任務清單就是以週的等級來看手上所有的項目。 A，Action List, 行動清單 , 雜事加工後的行動就放在這裡，養成行動清單的習慣，就能批次處理這幾天手上的事情。 R，Reference， 參考資料庫 ，知識工作者需要建立自己的資料庫，讓自己做出成品的品質越高。 這篇文章我們會先介紹 SA( 行事曆及行動清單 ) 這屬於近日內的行動管理，接著介紹 TR （任務清單及參考資料庫），這樣能管理手上一年內所有項目。 （ 1 ）行事曆 「老師，那我們就從行事曆講起吧，要如何把分類的行動放到行事曆中呢？」格非打開他的手機，看看的是滿滿的事情，甚至同一個時段內，還有好幾件事情。 「你把你的行事曆當作行動清單來放了。」我微笑地說「你把事情放入行事曆的原則是什麼？」 「就想那天想把那件事情完成，就放進去了。」格非不好意思地說。 「你看看我的行事曆吧。」我也拿出我的手機。 「老師，你的行事曆好空喔，但是你每天都做很多事情呀，這是怎麼做到的？」 雜事經過收集、加工兩個流程後，生產線的下一站就是分類，分到行事曆的是已經確認特定日期（甚至時間）一定要做的事情，例如和客戶、朋友約會、會議時間。 但是，很多人會有個誤區，會把『那天想做的事情』也放入行事曆，這就會把行事曆塞滿，變得沒彈性。因為這樣沒考慮到新增一個新約會或本來的約會變更時間的狀況。 要克服這件事情，就只能在行事曆放入一小時以上的約會、會議，其他的事情放在行動清單中，讓行事曆回到安排行程的功能，這樣我們一眼就可以看清自己何時有自由時間。 「老師，只寫入約會的事項這點很受用，還有什麼要點嗎？」格非問。 「還有幾點喔！」我說。 1.

插圖 by Hanning Illustration 「老師，這是我的女朋友 Cindy 」格非帶了美麗的女朋友來找我，才介紹完，他自己都臉紅了。 Cindy 個子很高，有 165 公分吧，頭髮很長、氣質好。 「永錫老師好，常常聽格非提起你，平均每三天吧。」 Cindy 落落大方，表情很多「我現在從事影音小編，還有當 Youtuber ，開了一個日、韓流行文化介紹的頻道，平時在家工作。」 「對了，我今天帶 Cindy 來的原因也是這個。」格非說「她接了幾個專案，超愛用番茄工作法的，所以也想介紹她和老師學習，讓時間管理得更有次序感。」 「好的，我們這次本來就想聊聊流程五：行動」我說：「今天 Cindy 在，我們就從你比較熟悉的倒數計時器及番茄工作法，說說如何把行動準時完成吧！」 當我們知道今天的青蛙及蝌蚪，就開始要行動了，每一個行動，都有開始行動的時間（例如開會時間）；每一個行動，也需要專注一段時間才能完成；有的行動在結束之前，需要設置提醒（例如高鐵下車前的鬧鐘，避免自己睡過站）。簡單說來，一件事情的開始，執行及結束，都和時間息息相關。 本篇文章，藉由手機的內建時鐘 App 講起，把行動時會注意到的各種時間管理問題作個說明，最後也會介紹 Cindy 喜歡的番茄工作法之進階用法。 # 會響的鬧鐘 「永錫老師，用了番茄工作法之後，覺得鬧鐘好好用，你是怎麼用鬧鐘的，有沒有什麼有趣的鬧鐘。」 Cindy 偏著頭問「但是你要講簡單一點的喔，不然我學不會啦 ^^ 」 「好呀，我就教你如何運用『會響的鬧鐘』吧！」我回答 「『會響的鬧鐘』這個說法好有趣呀」 Cindy 拍拍格非肩膀「你給我好好聽著，要是我忘記了回去要幫我複習的。」 「當然，沒問題。」格非笑瞇瞇地回答。 第五個流程： 行動，探討的就是行動與時間的關係 ，對 Cindy 而言，她常常在家中工作，首先需要的是專注，打字寫文稿、剪輯影片、圖片繪製；接著，出門見客戶，她需要的就是會響的鬧鐘。 * 特別早的起床時間，在手機設鬧鐘 06 ： 25 來喚醒自己 * 剪輯影片時，設定倒數計時 25 分鐘專注、 5 分鐘休息 * 要出門的時間，在手機設定鬧鐘（ Alarm ）或倒計時( Timer )，提早 1