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時間管理關鍵六流程 8 檢視

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檢視 插圖by Hanning Illustration 「永錫老師,你快點教我寫日記」Cindy還沒到我們家,聲音已傳進來「格非老是說我急性子、老忘記事情,你要教我第六個流程『檢視』的方法。」 「老師,Cindy現在迷上時間管理了,現在換她每天看書、學方法,比我認真多了。」格非笑著說:「來到你家之前她還說,以後時間管理一定比我還好。」 「好吧,我們就接下來說說第六個流程─檢視。」好了好了,別鬥嘴了,我認真教、你們給我好好聽著哈,這對小情侶~ 第六個流程叫做『檢視』 ,我認為一個好的時間管理者,即使面對日檢視、週檢視、年檢視 三個不同高度的檢視 ,只需一種動作就可以貫穿,就是『寫日記』。 有一本書叫做 ⟪快思慢想⟫,要訂定每日計劃、吃青蛙時,動作要快(FAST);相對的,每天也要有一段時間慢(SLOW)下來,這個方法對我來說就是寫日記。 吃青蛙+寫日記是我認為時間管理的最小系統,好學、好用,付出的時間和回收的成效相比是最好的。 1. 每日日記 「永錫老師,你覺得我應該用紙筆寫日記,還是打字在電腦裡?」身為Youtuber的Cindy:「紙筆好像比較有溫度,但電腦打字的速度快,你推薦用Word可以寫日記嗎?」 「其實用紙筆或電腦都可以,但是用電腦的話,不建議用Word來寫日記。」我微笑答著。 2006年起,我幾乎每天起床後就寫一篇『晨間日記』,確實讓我深深獲益,2018年我推出了一本專門探討日記的書「不成功,因為你太快」,寫日記的工具用手寫筆記或數位方式都可以,但是一定要增加 日記「被檢視」的次數 ,同一篇日記被檢視越多次,就像是一篇學術論文被引用越多次,價值就越高 ,以這點來說,打字的方式佔了比較大的優勢。 Cindy是個寫日記的新手,我用三個角度來說明寫日記的要點: A) 不用Word,用Evernote: Microsoft Word是一般人常用的文書處理軟體,但是並不適合拿來寫日記,我反而推薦Evernote(免費)來寫,因為Word不容易搜索,而Evernote容易搜索某天的日記。這樣當我們想要某一天的日記,可以就日記發生的日期或直接搜關鍵字就可以找到。 B)不自由書寫,用模版來寫: 我自己是用九宮格的方式來寫日記,日記的最中

時間管理關鍵六流程 5 分類

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STAR 插圖 by Hanning Illustration 「 永錫老師,公司的同仁都用不同的時間管理工具,那要如何協作呢?」格非又問了問題 「這就必需要做好 ” 分類 ” 這個流程,」 ( 1 ) STAR 也就是我們說的四大天王 S,Schedule, 行事曆 ,現代人都需要建立隨身的行事曆,尤其是手機上的行事曆。 T, Task list, 任務清單 ,任務是一個行動以上才能處理的事情,管理任務清單就是以週的等級來看手上所有的項目。 A,Action List, 行動清單 , 雜事加工後的行動就放在這裡,養成行動清單的習慣,就能批次處理這幾天手上的事情。 R,Reference, 參考資料庫 ,知識工作者需要建立自己的資料庫,讓自己做出成品的品質越高。 這篇文章我們會先介紹 SA( 行事曆及行動清單 ) 這屬於近日內的行動管理,接著介紹 TR (任務清單及參考資料庫),這樣能管理手上一年內所有項目。 ( 1 )行事曆 「老師,那我們就從行事曆講起吧,要如何把分類的行動放到行事曆中呢?」格非打開他的手機,看看的是滿滿的事情,甚至同一個時段內,還有好幾件事情。 「你把你的行事曆當作行動清單來放了。」我微笑地說「你把事情放入行事曆的原則是什麼?」 「就想那天想把那件事情完成,就放進去了。」格非不好意思地說。 「你看看我的行事曆吧。」我也拿出我的手機。 「老師,你的行事曆好空喔,但是你每天都做很多事情呀,這是怎麼做到的?」 雜事經過收集、加工兩個流程後,生產線的下一站就是分類,分到行事曆的是已經確認特定日期(甚至時間)一定要做的事情,例如和客戶、朋友約會、會議時間。 但是,很多人會有個誤區,會把『那天想做的事情』也放入行事曆,這就會把行事曆塞滿,變得沒彈性。因為這樣沒考慮到新增一個新約會或本來的約會變更時間的狀況。 要克服這件事情,就只能在行事曆放入一小時以上的約會、會議,其他的事情放在行動清單中,讓行事曆回到安排行程的功能,這樣我們一眼就可以看清自己何時有自由時間。 「老師,只寫入約會的事項這點很受用,還有什麼要點嗎?」格非問。 「還有幾點喔!」我說。 1.

時間管理關鍵六流程 7 行動

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插圖 by Hanning Illustration 「老師,這是我的女朋友 Cindy 」格非帶了美麗的女朋友來找我,才介紹完,他自己都臉紅了。 Cindy 個子很高,有 165 公分吧,頭髮很長、氣質好。 「永錫老師好,常常聽格非提起你,平均每三天吧。」 Cindy 落落大方,表情很多「我現在從事影音小編,還有當 Youtuber ,開了一個日、韓流行文化介紹的頻道,平時在家工作。」 「對了,我今天帶 Cindy 來的原因也是這個。」格非說「她接了幾個專案,超愛用番茄工作法的,所以也想介紹她和老師學習,讓時間管理得更有次序感。」 「好的,我們這次本來就想聊聊流程五:行動」我說:「今天 Cindy 在,我們就從你比較熟悉的倒數計時器及番茄工作法,說說如何把行動準時完成吧!」 當我們知道今天的青蛙及蝌蚪,就開始要行動了,每一個行動,都有開始行動的時間(例如開會時間);每一個行動,也需要專注一段時間才能完成;有的行動在結束之前,需要設置提醒(例如高鐵下車前的鬧鐘,避免自己睡過站)。簡單說來,一件事情的開始,執行及結束,都和時間息息相關。 本篇文章,藉由手機的內建時鐘 App 講起,把行動時會注意到的各種時間管理問題作個說明,最後也會介紹 Cindy 喜歡的番茄工作法之進階用法。 # 會響的鬧鐘 「永錫老師,用了番茄工作法之後,覺得鬧鐘好好用,你是怎麼用鬧鐘的,有沒有什麼有趣的鬧鐘。」 Cindy 偏著頭問「但是你要講簡單一點的喔,不然我學不會啦 ^^ 」 「好呀,我就教你如何運用『會響的鬧鐘』吧!」我回答 「『會響的鬧鐘』這個說法好有趣呀」 Cindy 拍拍格非肩膀「你給我好好聽著,要是我忘記了回去要幫我複習的。」 「當然,沒問題。」格非笑瞇瞇地回答。 第五個流程: 行動,探討的就是行動與時間的關係 ,對 Cindy 而言,她常常在家中工作,首先需要的是專注,打字寫文稿、剪輯影片、圖片繪製;接著,出門見客戶,她需要的就是會響的鬧鐘。 * 特別早的起床時間,在手機設鬧鐘 06 : 25 來喚醒自己 * 剪輯影片時,設定倒數計時 25 分鐘專注、 5 分鐘休息 * 要出門的時間,在手機設定鬧鐘( Alarm )或倒計時( Timer ),提早 1