時間管理關鍵六流程 6 排程


準備好大卸八塊青蛙了沒?

「老師,我覺得你教的三個流程收集、加工、分類超級厲害的」格非說「對於我來說,每天大量的訊息,真的壓得人喘不過氣來,有了這三個流程,我能更快速把訊息加工及分類到該去的地方,做起事情來效率更高。」

「太好了,有用最好,那你今天來想問什麼呢?」我問格非

「嘿嘿,我想問怎麼管理好一天的工作呀。」格非說「我發現管理好一天,才能夠管理好一週、一月更長期的事情。」

「我懂了,收集、加工、分類是前三個流程,用來收集in)每天闖入我們工作及生活各種訊息。」我說「接著,我們介紹排程、行動、檢視,用來輸出Out,做出每天的成果並檢視。」

「後三流程,聽起來就很酷耶,那我們就從排程講起囉?」

排程代表的意思是每天要做好日計劃,完成重要的事情,我們用FAST法則來代表做好日計劃的四個要訣,分別是F(青蛙)A(行動)S(切小)T(時間),這篇文章先說明FAS三個法則及九宮格日計劃的作法,下一篇文章,我們來講把T(時間)管理好的方法和工具。

「永錫老師,我搞不大清楚青蛙(Frog)是什麼?」格非問「可以請多說明一下嗎?」

青蛙就是F.A.S.T排程中的第一個F,代表每天最重要的三件事,我們稱為三隻青蛙」我解釋「例如今天我的排程的三隻青蛙就雲端會議、寫作、和格非碰面,只要完成這三件重要的事情,這就表示吃掉青蛙,如果都吃掉了,這一天就很高效了。」

「所以你的意思是,我們每天要規劃三件事情,並專注去完成。」格非說「而且不是今天一天完成,而是把吃青蛙當作每天的習慣?」

「對呀,如果堅持每天列青蛙、吃青蛙,那我們做事的效率就能大幅提昇。」我回答

第四個流程是排程,就是安排今天的行程,大多數的人並沒有養成日計劃的習慣,我教授過數萬名學生,在上完課程後,他們會練習日計劃數十天甚至上百天,幾乎每一個人都和我說他們的時間管理能力有大幅度的改進。

為什麼呢?

因為每一件重要的時間都需投入相當的時間和精力,如果在一天的開始就知道那件事情需要耗費最多時間,我們就能把自由時間都給這件事情,這樣自然容易完成。

也有人會問到,為什麼是3件事情,3隻清蛙?

因為我們每天自由時間也是有限的,青蛙的隻數越少,越容易吃掉所有的青蛙,這樣時間才能花在刀口上。

列出了三隻青蛙,我還會建議大家列出一些蝌蚪,蝌蚪代表10分鐘內可以做完的小事情,但如果一直拖延不做,過幾天就會長大變成青蛙。

排程,就是在一天開始之初就規劃好今天該吃的青蛙及蝌蚪,養成這樣的習慣,能夠幫助你更高效地運用好日計劃這個工具。



「老師,我真的覺得日計劃列出三隻青蛙(F),幾隻蝌蚪的方法簡單好用,可否請你說說行動清單(A)是什麼呢?」格非立刻提出了下一個問題

行動的英文是Action,我們每天要吃的青蛙、蝌蚪,都是行動。」我解釋「這些行動我們條列式地寫在一起,就叫行動清單,我來考你一下,如果我們把一天想做得十幾條事情列成一張清單,好處是什麼呢?」

「嗯,我覺得我可以批次處理事情,例如利用開週會前,列下要和哪幾位同仁推動哪些項目;開完會後,一次回完好幾個人的微信訊息;午休到了辦公室午餐,順便去買些水果、還領包裹;」格非斜著頭想著「如果列好行動清單,短短一小時可以做很多事情呢。」

「對呀,有些人說有了行動清單,可以增加25%的效率。」我看著格非說

「永錫老師,那你有哪些種類的行動清單,可否和我說說呢?」格非問

我們把雜事加工成行動,就可以依照不同分類方式,列成行動清單,在日計劃的層級的行動清單可以依照動詞分類,例如微信、外出、電腦、當面溝通、規劃項目幾類。

微信的清單,代表我們需要聯絡的微信訊息,有了清單我們可以統一回覆,甚至在電腦打字回覆。

外出的清單,讓我們一次出門,可以在附近區域同時辦幾件事情才回來,可以節省許多時間。

電腦清單,可以批次處理郵件,製作多份Word文檔,剪輯多個視頻並上字幕。

當面溝通,在開多人會議前,我會先列出本次會議,我要和哪幾個人溝通特定的哪幾件事情的清單,開會前後溝通,或在開會時,巧妙地提出問題。

規劃項目,我會找一個安靜的地方(公司會議室或出差時找一個咖啡館),針對近期需要理清的項目,梳理一番,梳理接下來一兩週推進的方向。

這些依照動詞分類的清單,就是行動清單,只要手上擁有一份近期更新的行動清單,你就能夠做到心境如水,專注面對當下該處理的事情。

*切小青蛙,做事輕鬆

「永錫老師,我又有個問題」格非又問到「如果有一天的青蛙特別大,一天吃不完,那怎麼辦呢」

「切小,英文叫做Slice,就是F.A.S.T法則中的S」我回答「青蛙太大,就要學會切小青蛙的方法,這樣每天吃一小部分,幾天就吃完了。」

「哇,這太棒了,老師你一定要教我。我發現我身上青蛙一大堆,每隻都是一天吃不完的那種。」格非忿忿地說「如果能夠把這些青蛙都大卸八塊,對我可是大快人心。」

「好好,我就教你把青蛙大卸八塊的方法。」我忍住笑

現代人基本上都是知識工作者,好處是工作自己可以定義,完成的結果掌控在自己手裡,但是也形成項目更加複雜,本文要交給大家一個博大精深的九宮格法,幫助大家把每日的青蛙,大卸八塊。

首先,我們在白紙上畫出四條直線,兩橫兩縱,形成一個井字型,這就是一個九宮格。

接著,把青蛙的名字(或要解決的問題名稱),寫在九宮格的正中央這格。

第三,在外圍的八格把青蛙大卸八塊,從不同的角度來解剖這隻青蛙。你想到了一個角度,就幫這個角度命名,用這個名字做為標題(例如:蛙右腿、蛙左腿、蛙前腿)。

第四,某個角度需要更深入的思考時,你可以在命名的標題下方,寫下更多的細節。

第五,當你把八個角度內細節寫得更加完整,自己感到感到對這個青蛙瞭解更加深入且足夠,請你找一個空格寫下下一步行動是什麼?(我常常會寫NANext Action的縮寫)這個命名,細節的部分寫下經過思考後,可以怎麼做。把發散的思考,聚焦成可以執行的行動。

格非看著我演示九宮格的使用,久久沒有移開視線「永錫老師,這個九宮格方法真的太好了,能夠把複雜的青蛙理清楚,還明確了下一步行動,以後我都要用這個方法來規劃事情。」

「九宮格的妙用還很多呢,我們還會一一介紹。」我回答
用九宮格作為日計劃工具

「永錫老師,我記得你講過九宮格不僅僅用來切小青蛙,也可以作為今天主題日計劃使用。」格非問道「還有,你剛剛是用紙張展示九宮格聯想法,可以用在電腦或手機一這類的電子設備規劃日計劃嗎?我還是喜歡用電子用品多一點、」

「可以的,我每天也在電腦、手機規劃日計劃,兩者同步,覺得效果特別高。」我回答「我先用紙本來舉例,用在手機及電腦的概念是一樣的。」

我們先教大家一個幫九宮格定位的進階技巧(該方法源自日本知名管理顧問松村寧雄先生),目的是讓我們使用九宮格做日計劃的效率最高。

為九宮格標上方位,中央格的下方是A,左邊B,上面是C,右邊是D,這是最主要的四個,要放入三隻青蛙(ABC),及蝌蚪列表。

接著是中央格的左下是E、左上是F、右上是G、右下是H,這是放瑣碎的其他清單,我通常在右上G的格子,寫上明天的三隻青蛙,右下H的格子早晨要做的瑣事清單。

九宮格日計劃也非常適合運用在電腦上,以前我是用Evernote來做九宮格日計劃,一樣畫出九宮格子,標上ABC,標題就寫上你今天三隻青蛙的名字,下面的空格則寫上你切小青蛙的行動分析;D的格子的標題是蝌蚪,寫下你今天想完成的5-7隻蝌蚪。EF的格子常常用來規劃突發事件(我稱為蟾蜍,每天都會有很多蟾蜍跳出來爭奪我們做事的時間),G的格子列出明日青蛙,有空就可以多做一點;H的格子則是早上例行事項,目前有量體重、寫日記、日計劃、早餐內容四項。

Evernote被我選中的原因是免費、插入待辦事項(打勾)、同步到手機等,但也有無法一覽九宮、介面複雜等缺點,我也和一些朋友開發一個九宮格日計劃的App,還請大家期待。


結語

「老師,我做到了」格非這次來看到我就非常幸福,他剛剛參加我們一個在微信群青蛙打卡21天的挑戰。

「有什麼感想呀。」我笑瞇瞇地問

「首先,要感謝我的爸爸、媽媽,不是啦,要感謝老師您」格非說「原來吃青蛙是一種實踐的技巧,這21天有時真的會怠惰、想放棄,但是每天吃青蛙,真的讓我工作效率更高,更專注。」

「對呀,看著我們每次碰面,你都有所進步,真的是太好了。」我回答

「對呀,下次我還要給老師來個驚喜。」格非說

「什麼驚喜?」

「下次你就知道了,哈哈哈,你一定會喜歡的。」

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