時間管理關鍵六流程 6 排程

準備好大卸八塊青蛙了沒？

「老師，我覺得你教的三個流程收集、加工、分類超級厲害的」格非說「對於我來說，每天大量的訊息，真的壓得人喘不過氣來，有了這三個流程，我能更快速把訊息加工及分類到該去的地方，做起事情來效率更高。」

「太好了，有用最好，那你今天來想問什麼呢？」我問格非

「嘿嘿，我想問怎麼管理好一天的工作呀。」格非說「我發現管理好一天，才能夠管理好一週、一月更長期的事情。」

「我懂了，收集、加工、分類是前三個流程，用來”收集”（in）每天闖入我們工作及生活各種訊息。」我說「接著，我們介紹排程、行動、檢視，用來”輸出”（Out）,做出每天的成果並檢視。」

「後三流程，聽起來就很酷耶，那我們就從”排程”講起囉？」

排程代表的意思是每天要做好日計劃，完成重要的事情，我們用FAST法則來代表做好日計劃的四個要訣，分別是F(青蛙)、A(行動)、S(切小)、T（時間），這篇文章先說明F、A、S三個法則及九宮格日計劃的作法，下一篇文章，我們來講把T(時間)管理好的方法和工具。

「永錫老師，我搞不大清楚青蛙（Frog）是什麼？」格非問「可以請多說明一下嗎？」

「青蛙就是F.A.S.T排程中的第一個F,代表每天最重要的三件事，我們稱為三隻青蛙」我解釋「例如今天我的排程的三隻青蛙就雲端會議、寫作、和格非碰面，只要完成這三件重要的事情，這就表示吃掉青蛙，如果都吃掉了，這一天就很高效了。」

「所以你的意思是，我們每天要規劃三件事情，並專注去完成。」格非說「而且不是今天一天完成，而是把吃青蛙當作每天的習慣？」

「對呀，如果堅持每天列青蛙、吃青蛙，那我們做事的效率就能大幅提昇。」我回答

第四個流程是排程，就是安排今天的行程，大多數的人並沒有養成日計劃的習慣，我教授過數萬名學生，在上完課程後，他們會練習日計劃數十天甚至上百天，幾乎每一個人都和我說他們的時間管理能力有大幅度的改進。

為什麼呢？

因為每一件重要的時間都需投入相當的時間和精力，如果在一天的開始就知道那件事情需要耗費最多時間，我們就能把自由時間都給這件事情，這樣自然容易完成。

也有人會問到，為什麼是3件事情，3隻清蛙？

因為我們每天自由時間也是有限的，青蛙的隻數越少，越容易吃掉所有的青蛙，這樣時間才能花在刀口上。

列出了三隻青蛙，我還會建議大家列出一些蝌蚪，蝌蚪代表10分鐘內可以做完的小事情，但如果一直拖延不做，過幾天就會長大變成青蛙。

排程，就是在一天開始之初就規劃好今天該吃的青蛙及蝌蚪，養成這樣的習慣，能夠幫助你更高效地運用好日計劃這個工具。

「老師，我真的覺得日計劃列出三隻青蛙（F），幾隻蝌蚪的方法簡單好用，可否請你說說行動清單（A）是什麼呢？」格非立刻提出了下一個問題

「行動的英文是Action，我們每天要吃的青蛙、蝌蚪，都是行動。」我解釋「這些行動我們條列式地寫在一起，就叫行動清單，我來考你一下，如果我們把一天想做得十幾條事情列成一張清單，好處是什麼呢？」

「嗯，我覺得我可以批次處理事情，例如利用開週會前，列下要和哪幾位同仁推動哪些項目；開完會後，一次回完好幾個人的微信訊息；午休到了辦公室午餐，順便去買些水果、還領包裹；」格非斜著頭想著「如果列好行動清單，短短一小時可以做很多事情呢。」

「對呀，有些人說有了行動清單，可以增加25％的效率。」我看著格非說

「永錫老師，那你有哪些種類的行動清單，可否和我說說呢？」格非問

我們把雜事加工成行動，就可以依照不同分類方式，列成行動清單，在日計劃的層級的行動清單可以依照動詞分類，例如微信、外出、電腦、當面溝通、規劃項目幾類。

微信的清單，代表我們需要聯絡的微信訊息，有了清單我們可以統一回覆，甚至在電腦打字回覆。

外出的清單，讓我們一次出門，可以在附近區域同時辦幾件事情才回來，可以節省許多時間。

電腦清單，可以批次處理郵件，製作多份Word文檔，剪輯多個視頻並上字幕。

當面溝通，在開多人會議前，我會先列出本次會議，我要和哪幾個人溝通特定的哪幾件事情的清單，開會前後溝通，或在開會時，巧妙地提出問題。

規劃項目，我會找一個安靜的地方（公司會議室或出差時找一個咖啡館），針對近期需要理清的項目，梳理一番，梳理接下來一兩週推進的方向。

這些依照動詞分類的清單，就是行動清單，只要手上擁有一份近期更新的行動清單，你就能夠做到心境如水，專注面對當下該處理的事情。

＊切小青蛙，做事輕鬆

「永錫老師，我又有個問題」格非又問到「如果有一天的青蛙特別大，一天吃不完，那怎麼辦呢」

「切小，英文叫做Slice，就是F.A.S.T法則中的S」我回答「青蛙太大，就要學會切小青蛙的方法，這樣每天吃一小部分，幾天就吃完了。」

「哇，這太棒了，老師你一定要教我。我發現我身上青蛙一大堆，每隻都是一天吃不完的那種。」格非忿忿地說「如果能夠把這些青蛙都大卸八塊，對我可是大快人心。」

「好好，我就教你把青蛙大卸八塊的方法。」我忍住笑

現代人基本上都是知識工作者，好處是工作自己可以定義，完成的結果掌控在自己手裡，但是也形成項目更加複雜，本文要交給大家一個博大精深的九宮格法，幫助大家把每日的青蛙，大卸八塊。

首先，我們在白紙上畫出四條直線，兩橫兩縱，形成一個井字型，這就是一個九宮格。

接著，把青蛙的名字（或要解決的問題名稱），寫在九宮格的正中央這格。

第三，在外圍的八格把青蛙”大卸八塊”，從不同的角度來”解剖”這隻青蛙。你想到了一個角度，就幫這個角度”命名”，用這個名字做為標題（例如：蛙右腿、蛙左腿、蛙前腿）。

第四，某個角度需要更深入的思考時，你可以在”命名”的標題下方，寫下更多的細節。

第五，當你把八個角度內細節寫得更加完整，自己感到感到對這個青蛙瞭解更加深入且足夠，請你找一個空格寫下”下一步行動是什麼？”（我常常會寫NA，Next Action的縮寫）這個”命名”，細節的部分寫下經過思考後，可以怎麼做。把發散的思考，聚焦成可以執行的行動。

格非看著我演示九宮格的使用，久久沒有移開視線「永錫老師，這個九宮格方法真的太好了，能夠把複雜的青蛙理清楚，還明確了下一步行動，以後我都要用這個方法來規劃事情。」

「九宮格的妙用還很多呢，我們還會一一介紹。」我回答

用九宮格作為日計劃工具

「永錫老師，我記得你講過九宮格不僅僅用來切小青蛙，也可以作為今天主題”日計劃”使用。」格非問道「還有，你剛剛是用紙張展示九宮格聯想法，可以用在電腦或手機一這類的電子設備規劃日計劃嗎？我還是喜歡用電子用品多一點、」

「可以的，我每天也在電腦、手機規劃日計劃，兩者同步，覺得效果特別高。」我回答「我先用紙本來舉例，用在手機及電腦的概念是一樣的。」

我們先教大家一個幫九宮格”定位”的進階技巧（該方法源自日本知名管理顧問松村寧雄先生），目的是讓我們使用九宮格做日計劃的效率最高。

為九宮格標上方位，中央格的下方是A,左邊B，上面是C，右邊是D，這是最主要的四個，要放入三隻青蛙（A、B、C），及蝌蚪列表。

接著是中央格的左下是E、左上是F、右上是G、右下是H，這是放瑣碎的其他清單，我通常在右上G的格子，寫上明天的三隻青蛙，右下H的格子早晨要做的瑣事清單。

九宮格日計劃也非常適合運用在電腦上，以前我是用Evernote來做九宮格日計劃，一樣畫出九宮格子，標上A、B、C，標題就寫上你今天三隻青蛙的名字，下面的空格則寫上你切小青蛙的行動分析；D的格子的標題是蝌蚪，寫下你今天想完成的5-7隻蝌蚪。E、F的格子常常用來規劃突發事件（我稱為蟾蜍，每天都會有很多蟾蜍跳出來爭奪我們做事的時間），G的格子列出明日青蛙，有空就可以多做一點;H的格子則是早上例行事項，目前有量體重、寫日記、日計劃、早餐內容四項。

Evernote被我選中的原因是免費、插入待辦事項（打勾）、同步到手機等，但也有無法一覽九宮、介面複雜等缺點，我也和一些朋友開發一個九宮格日計劃的App，還請大家期待。

結語

「老師，我做到了」格非這次來看到我就非常幸福，他剛剛參加我們一個在微信群青蛙打卡21天的挑戰。

「有什麼感想呀。」我笑瞇瞇地問

「首先，要感謝我的爸爸、媽媽，不是啦，要感謝老師您」格非說「原來吃青蛙是一種實踐的技巧，這21天有時真的會怠惰、想放棄，但是每天吃青蛙，真的讓我工作效率更高，更專注。」

「對呀，看著我們每次碰面，你都有所進步，真的是太好了。」我回答

「對呀，下次我還要給老師來個驚喜。」格非說

「什麼驚喜？」

「下次你就知道了，哈哈哈，你一定會喜歡的。」