時間管理關鍵六流程 5 分類

STAR 插圖 by Hanning Illustration

永錫老師,公司的同仁都用不同的時間管理工具,那要如何協作呢?」格非又問了問題

「這就必需要做好分類這個流程,」

1STAR也就是我們說的四大天王

S,Schedule,行事曆,現代人都需要建立隨身的行事曆,尤其是手機上的行事曆。

T,Task list,任務清單,任務是一個行動以上才能處理的事情,管理任務清單就是以週的等級來看手上所有的項目。

A,Action List,行動清單,雜事加工後的行動就放在這裡,養成行動清單的習慣,就能批次處理這幾天手上的事情。

R,Reference,參考資料庫,知識工作者需要建立自己的資料庫,讓自己做出成品的品質越高。

這篇文章我們會先介紹SA(行事曆及行動清單)這屬於近日內的行動管理,接著介紹TR(任務清單及參考資料庫),這樣能管理手上一年內所有項目。


1)行事曆

「老師,那我們就從行事曆講起吧,要如何把分類的行動放到行事曆中呢?」格非打開他的手機,看看的是滿滿的事情,甚至同一個時段內,還有好幾件事情。

「你把你的行事曆當作行動清單來放了。」我微笑地說「你把事情放入行事曆的原則是什麼?」

「就想那天想把那件事情完成,就放進去了。」格非不好意思地說。

「你看看我的行事曆吧。」我也拿出我的手機。

「老師,你的行事曆好空喔,但是你每天都做很多事情呀,這是怎麼做到的?」


雜事經過收集、加工兩個流程後,生產線的下一站就是分類,分到行事曆的是已經確認特定日期(甚至時間)一定要做的事情,例如和客戶、朋友約會、會議時間。

但是,很多人會有個誤區,會把『那天想做的事情』也放入行事曆,這就會把行事曆塞滿,變得沒彈性。因為這樣沒考慮到新增一個新約會或本來的約會變更時間的狀況。

要克服這件事情,就只能在行事曆放入一小時以上的約會、會議,其他的事情放在行動清單中,讓行事曆回到安排行程的功能,這樣我們一眼就可以看清自己何時有自由時間。

「老師,只寫入約會的事項這點很受用,還有什麼要點嗎?」格非問。

「還有幾點喔!」我說。

1. 善用週視角:我使用的行事曆是Calendar 5 for iPhone,用這個App最大好處是週檢視很清楚,會用方格的方式列出這一週中的每天有幾件方格(一個方格一件事情,不論時間長短),一眼看出今天幾個方格,就知道今天忙不忙。我也不會在切換日視角、週視角、月視角,而是打開App看完退出,省下不少時間。

2. 協作日曆:由於行事曆都是和他人約會和會議,除了要讓自己一目了然以便安排行程,還要讓整個公司團隊容易協作,有些公司是用Outlook,有的用Google日曆,有的團隊用其他的工具,這都可以讓溝通的時間降低,提高工作效率。

由於我一直在處理週等級的行事曆,有些人或許會問月或年等級的行事曆要如何處理,我會在每週一次的檢視裡,把接下來一個月左右的行程理清楚,平時只要注意週等級的行事曆即可。

2)行動清單

「老師,這個行動清單是什麼意思呢?」格非搔著頭「聽名字來說,雜事加工成行動後,不立刻行動的事情就放在行動清單,但是這行動清單在哪裡?是我的滴答清單?還是我的筆記本?」

「格非,這個問題很好喔」我對格非認真學習感到高興「首先,行動清單是一個概念,要把雜事加工後的行動放在一起;其次,我覺得行動清單最好是一個,例如滴答清單,你只要找一個地方,就能夠找到你想做的行動。」

行動清單就是近幾天我想做、應該做的事情,很多人放在待辦事項App,有人寫在手帳裡,有人寫在Excel,而我寫在印象筆記中,但是一種九宮格的格式。

有幾個小秘訣讓大家更高效地推進手上工作~

1. 不要改變時間管理工具:我們要練習的是分類這個流程,把行動提示放到工具內,貿然更換工具,要花許多時間學習新工具,請先把舊工具的效率提升,這才是第一步。

2. 列一個每日行動清單:列出今天要完成的事情,立刻就對應該做的事情進行任務拆分,更容易完成事情;二來,瞭解一天要完成的大、小工作,也能夠安排大段時間完成需要較大心力的事情。

3. 設定鬧鐘:行動清單就是要管理近期的行動,當這些事情有明確時間(例如出門運動、拜訪客戶、接送小孩等),尤其是這些事情只會發生一次,不是我們已經養成習慣的事情,都不應該用大腦來記憶,大腦不是鬧鐘,把這個工作交給手機,設定一個明確的時間提醒自己。


先管理行動清單和行事曆,是時間管理的第一關,也是重要的基本功。初學者會發現收集雜事,加工行動這兩個流程後,會有行動提示數量很大、加工後的行動品質不佳(無法推進工作)、使用工具不適用等問題。這是因為你在用原本的工具,在建立一套高效的時間管理系統,這段練習的時間,在系統架構出來之後,會以10倍以上的高效表現回報給你,還請好好認真學習。

3)任務清單
「老師,說來慚愧,雖然我是公司的公司創辦人,但是一直覺得自己項目管理的能力很差。」格非很誠實地說

「不用擔心,我看你行動清單的底子,之後你就能脫離日時間管理的高度,達到週、月的高度,我們先來說說任務管理這個概念吧。」我回答

有一件事要和大家報告,時間管理要做得好,必須由下而上
,先管理天,接著才是週。我們前三個流程是收集、加工、分類,就是為了準備好做日管理的材料,我們能夠把所有雜事都收集起來,先用捅人利器篩選過一遍,接著問自己下一步結果是什麼?期待結果是什麼?,這樣就能夠逐漸把時間管理的系統思考架構起來。

之前我們並未提及期待結果是什麼?這個概念,所以在此做個說明。當我們把雜事加工成行動,要問自己下一步結果是什麼?,這時有兩個狀況,一個是這件事情可以一個行動就完成(例如:去超市買牛奶),就不必問自己期待結果是什麼?。但若要完成這件事情需要好幾個行動(例如到東京參加表妹婚禮),那是一個項目,那就要問自己期待結果是什麼?(女朋友和我在表妹婚禮上合影)。

「那我要召開董事會這件事情就應該是一個項目囉。」格非思考了一下「而下一步行動是今天閱讀第二季財務報表,明天和會計Greta討論下週三報告重點

「對,那期待結果是什麼?期待結果最好是一個圖像,可以看得見的」我鼓勵格非自己想出答案

,我的期待結果是董事在開完會後和我握手,支持我進行下一個季度三個重要的計劃。」格非眼睛張大的說「哇,這好棒,本來我對開董事會很有壓力,但是現在卻充滿期待。」

「恩,太好了,那我們表妹婚禮及開董事會都設定好期待結果了。」我也很開心

任務清單,就是要把自己所有的任務放在一起,列成清單,而且每週檢視(我們會在第六個流程詳細介紹),這樣我們就從日管理,上升到週管理的層級。

要管理好任務清單不是件容易的事情,依照我的老師David Allen的說法需要兩年,但是我強烈建議大家去養成這個習慣。

來說說自己最有感覺的好處吧,目前我自己也是個斜槓中年,同時有經營者、作家、講師、產品開發、老公、爸爸等多個角色,由於能夠把任務清單管理好,在工作、生活、自我之間才得以忙裡偷閒,擁有較好的生活品質,也希望大家做好收集、加工、分類的基本功,由日管理做到週管理。

4)參考資料庫

「老師,你如如何管理好知識管理的,可以介紹一下嗎?」格非問

「我的知識管理工具混雜了紙張和數字工具,我們來看看。」我從包包拿出筆記本和電腦和格非展示

我使用B6大小筆記本來規劃開會的議程,寫下會議記錄、草擬文章、思考複雜的任務(相信我,多寫下你的想法,你會越來越能掌握任務的),我覺得記錄筆記、建立個人資料庫是身為一個知識工作的基本功。

我也使用數字工具工具來建立參考資料庫,例如用Dropbox存放這年常提存的資料;在NAS及外接SD卡存檔所有的工作檔案,這讓在出差之時,不用害怕電腦故障,可以利用雲端的方式,立刻找回檔檔案。

由於我喜歡寫作,也習慣藉此提煉思考,和他人分享,團隊選擇了用公眾號文章的方式來和粉絲互動。而發佈公眾號文章時,必須和插畫師、公眾號排版小幫手一起作業,所以建立一套簡便的協作流程,利用微信、雲盤、文書軟件,協作快速有效。

值得一提的是,我用印象筆記一類工具寫日記已經超過12年,雖然每天只花五分鐘寫作,也累積了三千多天的日記,前幾天開立公司,銀行要作徵信的工作,問起兩年前有一筆交易狀況要求解釋,我立刻拿起印象筆記搜尋,就能回答行員的提問。

在建議大家建立參考資料庫的同時,我也想和大家推薦九宮格聯想法,因為我們都需要把項目進行拆分,又希望在直立的筆記本空間內結構化自己的筆記,同時達成容易書寫又檢視快速的目的。

你只要先在白紙上兩橫兩豎一個井字,把問題或項目名稱寫在中間格子,就可以在外側九宮格子裡面自由發想。

「 格非可以用上面的方法管理好團隊內文字、圖片、音頻、視頻、項目規劃各種事情,這些都是知識管理的一環。」我笑著說

「嗯,老師,我也記錄在我的筆記本裡,我會繼續努力的~」

結語

「老師,我懂了,原來公司同仁用不同的工作系統是很正常的,我們不可能強迫別人去改變她們的工具」格非一副恍然大悟的表情!

「對的,有了STAR法則,就可以讓同仁用自己擅長的工具來管理工作。」我回答「例如會計人員常常打開Excel,就會喜歡用Excel來排行程;業務員約會很多,就很喜歡行事曆一類的工具;客服人員會很喜歡用紙張,這都是工作的通性,可以善加利用。」

「我懂了,我再去針對各個部門開一次STAR原則討論會,溝通各部門喜歡運用的工具,儘量配合他們的工作習慣。」格非說。


「對的,但是公司的經營者也必須定義出管理的方法,例如何時開各階層的會議,個人或部門如何計劃,如何回報員工的想法,這些都可以善用工具,設定制度」我說。


一個團隊內,每一個人都可能使用不同的工具,從紙張、手帳、空白筆記本、微信、到手機裡的提醒或備忘App、電腦裡待辦事項、Microsoft ExcelMicrosoft WordGmail相關Google工具、協作雲端服務,微信、印象筆記等這都非常正常。

但是藉由收集、加工、分類三個流程,每個人架構出收件匣及STAR概念在自己善用的工具內,還是能在保有各自工作自由度的架構下,做出最好的協作。

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