時間管理關鍵六流程 8 檢視


檢視 插圖by Hanning Illustration



「永錫老師,你快點教我寫日記」Cindy還沒到我們家,聲音已傳進來「格非老是說我急性子、老忘記事情,你要教我第六個流程『檢視』的方法。」


「老師,Cindy現在迷上時間管理了,現在換她每天看書、學方法,比我認真多了。」格非笑著說:「來到你家之前她還說,以後時間管理一定比我還好。」


「好吧,我們就接下來說說第六個流程─檢視。」好了好了,別鬥嘴了,我認真教、你們給我好好聽著哈,這對小情侶~


第六個流程叫做『檢視』,我認為一個好的時間管理者,即使面對日檢視、週檢視、年檢視三個不同高度的檢視,只需一種動作就可以貫穿,就是『寫日記』。


有一本書叫做 ⟪快思慢想⟫,要訂定每日計劃、吃青蛙時,動作要快(FAST);相對的,每天也要有一段時間慢(SLOW)下來,這個方法對我來說就是寫日記。


吃青蛙+寫日記是我認為時間管理的最小系統,好學、好用,付出的時間和回收的成效相比是最好的。

1. 每日日記


「永錫老師,你覺得我應該用紙筆寫日記,還是打字在電腦裡?」身為Youtuber的Cindy:「紙筆好像比較有溫度,但電腦打字的速度快,你推薦用Word可以寫日記嗎?」


「其實用紙筆或電腦都可以,但是用電腦的話,不建議用Word來寫日記。」我微笑答著。


2006年起,我幾乎每天起床後就寫一篇『晨間日記』,確實讓我深深獲益,2018年我推出了一本專門探討日記的書「不成功,因為你太快」,寫日記的工具用手寫筆記或數位方式都可以,但是一定要增加日記「被檢視」的次數,同一篇日記被檢視越多次,就像是一篇學術論文被引用越多次,價值就越高,以這點來說,打字的方式佔了比較大的優勢。


Cindy是個寫日記的新手,我用三個角度來說明寫日記的要點:


A) 不用Word,用Evernote:


Microsoft Word是一般人常用的文書處理軟體,但是並不適合拿來寫日記,我反而推薦Evernote(免費)來寫,因為Word不容易搜索,而Evernote容易搜索某天的日記。這樣當我們想要某一天的日記,可以就日記發生的日期或直接搜關鍵字就可以找到。


B)不自由書寫,用模版來寫:


我自己是用九宮格的方式來寫日記,日記的最中間格子放著視覺化的年度目標(對,就是一張圖),周圍八格分別是健康、工作、財務、家庭、社交、內在、學習、休閒。


每天一早(我都是早上寫日記,稱為晨間日記)一打開Evernote,就新增一頁心得Evernote九宮格日記模版,就某一個格子(例如,家庭領域)寫上日記,在記錄昨日事件及感受的同時,還可以看著最中間格的年度目標,看看目標和實際狀況的差異,常常就能想出能夠推動年度大目標的時程或是還差幾個步驟才能完成。(例如,和兒子約一起去看電影的時間)


C. 不用長篇大論,140字內


由於只寫單一領域的日記,字數不用多,140字以內即可,就算利用手機上的Evernote來書寫,也能在5-10分鐘內完成。


一開始寫日記時,可以設定重複鬧鐘來提醒自己養成寫日記的習慣,並且在寫日記天數達成里程碑時(1週、1個月、100天、1年等),幫自己準備慶祝的禮物。等到寫滿一年後,你等於建立了一個一個Evernote的資料庫,對自己時間管理的幫助會特別大。

用放大鏡代表檢視 
插圖by Hanning Illustration



2. 7天檢視(每週檢視)


「老師,我則是想問問你每週檢視的技巧」格非已經寫日記半年了,也開始每週檢視了幾次「我覺得對管理我手上的專案很有幫助,但是我在週六都要花兩、三小時來做檢視,有點太久了。」


「一開始做每週檢視耗時較久是難免的!」我回答「如果採用檢核表(Checklist)來做的話,應該可以把每週檢視的時間控制在一小時左右。


「真的有每週檢視檢核表嗎?那依照步驟作,一定可以省下大量時間的。」格非興奮地說


我在Evernote中建立了一個每週檢視檢核表,共有八個步驟,用九宮格方式呈現。每週五,我會選擇一個小時,依照A到H八個步驟進行。


A.閱讀七天日記:閱讀之前七天的日記


B.紙本B6筆記本:我用紙質筆記寫下各種會議及想法,每週閱讀、快速檢視一次。


C.實體木頭收件匣:清空放在收件匣的文件、物品,並物歸原位;檢查實體的文件夾(我稱為12 Folders,放置未來一年12個月的實體物品、自由職業者隨時收到報稅資料等)。


D.行事曆:檢視上週的行事曆,及未來三週左右的行事曆。


E.行動清單:我用Things 3 這個待辦事項App,一週之間會把想到的事情用其「收件匣」功能收藏雜事,每週檢視時「加工成行動」,放到相關的專案中。雜事加工成專案的下一步行動,這是個「由下往上(Bottom-Up)」的動作(雜事是層級較低的事情,行動和專案是層級較高的事情,下個章節六個高度會討論)


F. 檢核表:我在Things 3 維護多份檢核表、包括想閱讀的書清單、想寫的文章清單、祭拜的日期清單,一週一次檢核清單,讓做事更加從容。


G. 任務清單:在我的手帳裡面有個人(Personal)及工作(Business)年度計劃,結合Things 3裡面的專案清單,列出一週內專注推進的專案。


H. 創意卡片:完成前七項後,每週檢視已近尾聲,我會拿出一張索引卡,兩橫兩縱畫出九宮格,沈澱幾秒,寫下下週我覺得完成哪些認為「有趣」的事情,這是一張創意卡片,讓我的生活更有意思。


每週檢視時,我會使用「番茄工作法」讓我更加專注,完成檢核表中的一小項,我就會在Evernote打一個勾代表完成,把寫日記和每週檢視整合在一起,格非你一定可以把手上的專案管理地更好。

3. 365天檢視(年度檢視)


「永錫老師,我看你寫日記正中央放著年度目標,寫日記也是看到年度目標。」Cindy問「難道寫日記和年度目標也有相關嗎?」


「是呀?我也有類似的疑問耶!」格非說道:「我們寫日記的九宮格和年度目標的欄位一致,這是您特別設計的吧?!」


「你們兩個好聰明呀!」我開心地說:「每年年底我會花兩、三個小時把365天的日記檢視一遍,作為規劃下一年目標的前置作業,前兩天我才完成檢視,趁著年底就來和你們分享結果吧~」


對我而言,每一則日記我至少都會讀過兩次,第一次是每週檢視,第二次年度檢視,以2018檢視的結果,和大家分享下~


A. 健康領域是養成打羽球習慣,還交了許多球友、參加兩個不同形式的練習球隊。
B. 事業領域是出版第二本書、服務多個企業客戶,開設北京及境外公司。
C. 財務領域是接觸優秀的會計師,瞭解並架構公司未來金流。
D. 家庭領域是暑假時帶著岳父、岳母全家六人,到美西自駕旅行25天,家人情感更親密,也更加相互瞭解。
E. 社交領域去了矽谷、東京、北京、深圳、重慶等城市多次,擴大學習及社交圈。
D. 內在領域藉由心理諮商學習負面情緒的表達。
E. 學習領域,學習Apps使用、探索年度手帳的更多可能性。
F. 休閒領域,出差找空擋喝杯咖啡、重慶及北京出差較多,還加了景點半日遊、美食享受等。


在年度檢視365天日記的時候充滿樂趣,我一邊閱讀每則日記,一邊用便利貼稍微做一下各領域的統計,有時候是類似話題會在不同的日子發生(例如打羽球的球友互動);某些領域的內容特別豐富(對我來說是,工作、學習、內在);在某段日子裡,特定領域的內容會突然增加(暑假期間去美西旅遊,家庭領域的內容佔了大部分的日記版面)。


每年十二月年底前,進行年度檢視日記,已有十年之久,先看過了365天日記,接著訂定隔年的計劃,並把計劃視覺化,成為日記正中央的一格。這樣每天寫日記時,就可以看著目標,成為了落實年目標的九宮格日記。

結語:
「永錫老師,我覺得這『1、7、365』的寫日記方式好讚。」格非說:「我想多問一件事,老師剛剛提到我們可以『搜尋』Evernote日記,那又是怎麼做到的呢?」


Evernote是一個知識管理軟體,當我們長期寫日記(每天不斷新增一則筆記),就需要一些簡單的管理。


A. 範本:你可以建立一個範本,複製記事就能新增一天日記。
B. 晨間日記文件夾:我的十年日記都在同一個文件夾裡。
C. 幫記事取名字:日記當天的日期就是記事的名字,若是「依據標題」或「逆字母順序」(電腦)方式檢視,日記就會排得整整齊齊,最新的在最上面。
D. 常寫人名、地點:這樣就可以快速搜尋到日記囉!

讓日記更常被檢視,是增加寫日記的好動機,我累積十年的資料庫,可以在朋友碰面前搜尋之前互動的資料、紀錄,讓彼此難得的聚會增添意想不到的驚喜,你一定要試試看!


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