時間管理工具篇 1 空氣桌子

插圖by Hanning Illustration

「你的錯，還說別人是錯的。」Cindy大聲喊著一邊跑進來。

「不要生氣啦，這樣子在永錫老師面前不禮貌。」格非低著頭，小聲地說。

「永錫老師你評評理，這個格非的書桌亂七八糟，紙張、書籍、文地在桌面散落一堆，我幫他整理，還要被他罵，說他找不到文件，根本是他的問題好不好。」Cindy音量越來越大。

「小聲點啦，要吵回家吵，你來不是要問老師問題的嗎？」格非說：「好好問問題啦。」

「對吼，永錫老師，我要問的的問題是，我們家裡面總是亂成一堆，你說，是不是格非的錯。」Cindy眼睛瞪著格非。

Cindy和格非的問題是很多人都有的問題，就是為什麼辦公室、房間的東西越收越亂，整齊了一陣子，過一陣子又回到亂七八糟的原貌。

我們針對這個實體收納管理管理作了個整體的思考，並且有一個口訣叫做「空氣桌子」，幫助我們整理生活中的紙張、讓我們在桌面工作時的效率最大化，本篇文章會做「空氣桌子」基本介紹，之後四篇文章再針對「空、氣、桌、子」四個領域作更深入的探討。

（1）   空的意思就是空間

松村寧雄老師（發明日本的曼陀羅九宮格法）曾經到台灣舉辦過一次演講，大家拿他的著作簽名時，他都會簽一個字「空」,讓我印象深刻。

輪到我的時候，請他簽下這是他著作中我最喜歡的一個詞「相互依存」，於是也在我的iPhone寫下這四個字（剛好和日文的漢字字形一樣），松村社長抬頭看了我一眼，在書本第一頁空白處寫下「相互依存」四個字。

兩年後，我到日本東京參加第十屆曼陀羅九宮格年會，才從課程中懂得，空和相互依存是同時存在的。雖然，松村老師已經在2017年11月過世，但是很幸運的這個概念已存在我們心中。

這也是之前提到辦公室及家裡物品整理的問題，由於文具、紙張之間都有關係，所以紙張移動了，格非就找不到原來的相互關係，當然急得跳腳。

松村寧雄先生生前用四十年的時間發展了九宮格聯想法，可以用來做日計劃、寫日記、建立年度計劃，也可以做為筆記術，甚至我也用來整理家中的物品，我們會在接下來時間管理工具篇「空」的文章中繼續詳述。

（2）氣，器的意思利器

有一天，我偷偷打開國中二年兒子的書包，裡面有課本、聯絡簿、鉛筆盒（裡面有筆、立可白）、L夾裡面夾著考卷（一整年，大概上百張），嗯，果然是我兒子，想起我學生時期的書包也長這樣。

我打開現在的工作背包來對比，裡面有本B6筆記本、手帳、一般便利貼、待辦事項便利貼、各種筆（細的有中性筆、鋼筆、粗的有螢光筆、多色多種馬克筆）、面紙、藥品、一些放在L夾裡面的紙張、筆電及電源、還有一本書。

我拿起兩個包掂掂重量，兒子的書包還比我的背包沈得多，我不禁想到一個問題：「兒子的書包和我的背包差在哪裡？」

首先，書包的格層有限，大部分放的是書，鉛筆盒、考卷；工作背包的格層經過專業設計，放下筆電、辦公文件、文具是主要用途。

其次，兒子不使用筆記本，就算有，也只寫了一兩頁；我在多年的工作生涯中，養成了寫筆記、手帳的習慣。

筆：兒子用的是自動鉛筆和中性筆；我則買了各種筆（鋼筆、中性筆、螢光筆、簽名筆等），適用於不同場合寫筆記、看書批注、簽名用。

如果說國中學生和講師都是知識工作者，兒子比我資淺，工作也相對單純。但是古人有雲「工欲善其事，必先利其器」，我相信兒子會依照他的需求，逐漸加入各種「利器」，讓他工作推動更加快速。

格非和Cindy，你們用的工具，是讓你們工作效率降低的鈍器或是提高效率的利器呢？好好想想喔！在時間管理健身房第15篇「器」的文章中，我們還會繼續討論利器這個主題。

（3）   桌的意思，桌面    

「永錫老師，我想請問你一個問題，我看我的桌面永遠是亂的，不論家裡的書桌或辦公室的辦公桌。」格非眼睛看向Cindy「其實剛才真的是我亂生氣，我桌子很亂是事實。」

「就是說嘛。」Cindy氣還沒消呢！

「這是因為，你沒有「空氣桌子」的概念呀。我笑眯眯地說。

「空氣桌子」格非說「永錫老師，這真的要請你好好介紹一下了。」

有一次到香港某大壽險集團演講，業務老總戴總邀請我到辦公室聊天，我發現她的辦公桌整潔異常，只有基本文具，兩三份卷宗，讓我十分敬佩，於是就請教這位女主管如何能夠在她強大的工作量下，還把桌面整理得這麼好。

「其實是我的秘書在我上班前整理的」戴總回答。

「那其他需要的文件放在哪裡呢？」我還是很好奇？

「都放在我的「空氣桌子」里呀。」戴總神秘的回答～

她轉身打開她背後的櫃子，在櫃子里上層是最近使用的卷宗夾，放著最近要推動的項目；中層是各種抽屜，左邊有各種文具、便利貼、筆、紙；右邊是出差用的幾個包包，分成當天來回、短期出差、長期出差三種；下層是保險專業參考書籍、法規。每天早上她的秘書先整理辦公桌面，並打開「空氣桌子」把當天需要的東西拿出來，讓戴總一上班，需要辦公時就能專注投入工作，這些都有賴於戴總優秀的秘書及空氣桌子的概念。

「老師你的意思是，我們要當自己的秘書，整理好我們的空氣桌子。」格非突然頓悟！

「當然囉，Cindy又不是你的秘書，唉，牛牽到北京還是牛。」我和Cindy哈哈大笑。

桌子上不應該出現的物品，就應該放在「空氣桌子」里，基本上有幾個大類。首先是容器型，代表行李箱或包包；其次是紙、筆，包含筆記、文件、檔案、便利貼、各種筆；最後是電腦及3C用品。

我們應該想清楚辦公桌面需要什麼，其他東西就放在「空氣桌子」，這樣工作才能兼顧高效及專注，想成為桌面管理的高手，在接下來時間管理健身房第16篇「捉」的文章中繼續討論。

( 4 )子，紙的意思，紙張

「老師，換我了，其實我的桌子超亂的，不過我的狀況不一樣，我的桌上（桌子下也是）都是紙，我習慣把稿子打字後，印出來修改,結果發現，我根本管不了這些紙。」Cindy老實說。

「理解呀，我也很愛寫字的感覺。」我真心地答「把字寫在紙上，特別能夠觸動人心。」

「永錫老師，你有沒有什麼秘訣來管理好這些紙呢？」Cindy問。

「很簡單，給你四字秘訣」化紙為本「就是了。」我立刻回答Cindy的問題。

很多人都知道紙張越少，效率越好，但是工作及收穫中，難免會遇到紙張（帳單、寄給你的信件、自己的隨手筆記紙等），所以需要一套紙張管理的方法，我的方法叫做「化紙為本」，我們分成幾個層次來說。

一、      少用單張紙，多用筆記本：我有兩個本子，一個手帳（有周、月、年規劃的模版）；一個B6筆記本，兼顧旅行、辦公室使用，用來做會議訪談，架構文章、投影片，盡量不寫在單張紙上。

二、      把單張紙轉變成一個檔案的狀況：有時候別人會給我們單張紙，或者是自己印出了一張紙來，如果是屬於同一個項目，那就應該建成一個文件檔案，我的用法是利用透明L夾來建立檔案，這是第二種方法。

三、      建立知識工作者的檔案系統：我的書桌左下角有個抽屜，裡面有12個直立掛勾檔案夾，代表一年的12個月，裡面放著未來才會用到的實體用品（例如稅單、清潔螢幕的擦布、隔年才會用到的手帳等），我認為這是一個知識工作者必備的檔案系統，你可以放入單張紙、檔案、甚至筆記本、手帳，在適當的時候拿出來使用。

四、      丟棄紙張：經過上面三個步驟的處理後，大部分（99%）都應該丟棄（回收），這樣你的紙張管理就能夠成功了。時間管理健身房第17篇「紙」的文章會繼續討論「化紙為本」的概念。

結語

「老師，我聽著你講「化紙為本」，還有你講的「空氣桌子」,我覺得管理好實體物品，讓工作更高效不難耶。」格非說「Cindy，回家後我就開始整理我的書桌，一定讓你滿意。」

看著Cindy和格非相視而笑，我心理也很開心，管理好自己，就是對自己及別人負責，這些小辛苦都是值得的。