時間管理工具篇 1 空氣桌子


插圖by Hanning Illustration

「你的錯,還說別人是錯的。」Cindy大聲喊著一邊跑進來。

「不要生氣啦,這樣子在永錫老師面前不禮貌。」格非低著頭,小聲地說。

「永錫老師你評評理,這個格非的書桌亂七八糟,紙張、書籍、文地在桌面散落一堆,我幫他整理,還要被他罵,說他找不到文件,根本是他的問題好不好。」Cindy音量越來越大。

「小聲點啦,要吵回家吵,你來不是要問老師問題的嗎?」格非說:「好好問問題啦。」

「對吼,永錫老師,我要問的的問題是,我們家裡面總是亂成一堆,你說,是不是格非的錯。」Cindy眼睛瞪著格非。

Cindy和格非的問題是很多人都有的問題,就是為什麼辦公室、房間的東西越收越亂,整齊了一陣子,過一陣子又回到亂七八糟的原貌。

我們針對這個實體收納管理管理作了個整體的思考,並且有一個口訣叫做「空氣桌子」,幫助我們整理生活中的紙張、讓我們在桌面工作時的效率最大化,本篇文章會做「空氣桌子」基本介紹,之後四篇文章再針對「空、氣、桌、子」四個領域作更深入的探討。

(1)   空的意思就是空間

松村寧雄老師(發明日本的曼陀羅九宮格法)曾經到台灣舉辦過一次演講,大家拿他的著作簽名時,他都會簽一個字「空」,讓我印象深刻。

輪到我的時候,請他簽下這是他著作中我最喜歡的一個詞「相互依存」,於是也在我的iPhone寫下這四個字(剛好和日文的漢字字形一樣),松村社長抬頭看了我一眼,在書本第一頁空白處寫下「相互依存」四個字。

兩年後,我到日本東京參加第十屆曼陀羅九宮格年會,才從課程中懂得,空和相互依存是同時存在的。雖然,松村老師已經在201711月過世,但是很幸運的這個概念已存在我們心中。

這也是之前提到辦公室及家裡物品整理的問題,由於文具、紙張之間都有關係,所以紙張移動了,格非就找不到原來的相互關係,當然急得跳腳。

松村寧雄先生生前用四十年的時間發展了九宮格聯想法,可以用來做日計劃、寫日記、建立年度計劃,也可以做為筆記術,甚至我也用來整理家中的物品,我們會在接下來時間管理工具篇「空」的文章中繼續詳述。

(2)氣器的意思利器

有一天,我偷偷打開國中二年兒子的書包,裡面有課本、聯絡簿、鉛筆盒(裡面有筆、立可白)、L夾裡面夾著考卷(一整年,大概上百張),嗯,果然是我兒子,想起我學生時期的書包也長這樣。

我打開現在的工作背包來對比,裡面有本B6筆記本、手帳、一般便利貼、待辦事項便利貼、各種筆(細的有中性筆、鋼筆、粗的有螢光筆、多色多種馬克筆)、面紙、藥品、一些放在L夾裡面的紙張、筆電及電源、還有一本書。

我拿起兩個包掂掂重量,兒子的書包還比我的背包沈得多,我不禁想到一個問題:「兒子的書包和我的背包差在哪裡?」

首先,書包的格層有限,大部分放的是書,鉛筆盒、考卷;工作背包的格層經過專業設計,放下筆電、辦公文件、文具是主要用途。

其次,兒子不使用筆記本,就算有,也只寫了一兩頁;我在多年的工作生涯中,養成了寫筆記、手帳的習慣。

筆:兒子用的是自動鉛筆和中性筆;我則買了各種筆(鋼筆、中性筆、螢光筆、簽名筆等),適用於不同場合寫筆記、看書批注、簽名用。

如果說國中學生和講師都是知識工作者,兒子比我資淺,工作也相對單純。但是古人有雲「工欲善其事,必先利其器」,我相信兒子會依照他的需求,逐漸加入各種「利器」,讓他工作推動更加快速。

格非和Cindy,你們用的工具,是讓你們工作效率降低的鈍器或是提高效率的利器呢?好好想想喔!在時間管理健身房第15篇「器」的文章中,我們還會繼續討論利器這個主題。


(3)   桌的意思,桌面    

「永錫老師,我想請問你一個問題,我看我的桌面永遠是亂的,不論家裡的書桌或辦公室的辦公桌。」格非眼睛看向Cindy「其實剛才真的是我亂生氣,我桌子很亂是事實。」

「就是說嘛。」Cindy氣還沒消呢!

「這是因為,你沒有「空氣桌子」的概念呀。我笑眯眯地說。

「空氣桌子」格非說「永錫老師,這真的要請你好好介紹一下了。」

有一次到香港某大壽險集團演講,業務老總戴總邀請我到辦公室聊天,我發現她的辦公桌整潔異常,只有基本文具,兩三份卷宗,讓我十分敬佩,於是就請教這位女主管如何能夠在她強大的工作量下,還把桌面整理得這麼好。

「其實是我的秘書在我上班前整理的」戴總回答。

「那其他需要的文件放在哪裡呢?」我還是很好奇?

「都放在我的「空氣桌子」里呀。」戴總神秘的回答~

她轉身打開她背後的櫃子,在櫃子里上層是最近使用的卷宗夾,放著最近要推動的項目;中層是各種抽屜,左邊有各種文具、便利貼、筆、紙;右邊是出差用的幾個包包,分成當天來回、短期出差、長期出差三種;下層是保險專業參考書籍、法規。每天早上她的秘書先整理辦公桌面,並打開「空氣桌子」把當天需要的東西拿出來,讓戴總一上班,需要辦公時就能專注投入工作,這些都有賴於戴總優秀的秘書及空氣桌子的概念。

「老師你的意思是,我們要當自己的秘書,整理好我們的空氣桌子。」格非突然頓悟!

「當然囉,Cindy又不是你的秘書,唉,牛牽到北京還是牛。」我和Cindy哈哈大笑。

桌子上不應該出現的物品,就應該放在「空氣桌子」里,基本上有幾個大類。首先是容器型,代表行李箱或包包;其次是紙、筆,包含筆記、文件、檔案、便利貼、各種筆;最後是電腦及3C用品。

我們應該想清楚辦公桌面需要什麼,其他東西就放在「空氣桌子」,這樣工作才能兼顧高效及專注,想成為桌面管理的高手,在接下來時間管理健身房第16篇「捉」的文章中繼續討論。

( 4 )子,紙的意思,紙張

「老師,換我了,其實我的桌子超亂的,不過我的狀況不一樣,我的桌上(桌子下也是)都是紙,我習慣把稿子打字後,印出來修改,結果發現,我根本管不了這些紙。」Cindy老實說。

「理解呀,我也很愛寫字的感覺。」我真心地答「把字寫在紙上,特別能夠觸動人心。」

「永錫老師,你有沒有什麼秘訣來管理好這些紙呢?」Cindy問。

「很簡單,給你四字秘訣」化紙為本「就是了。」我立刻回答Cindy的問題。

很多人都知道紙張越少,效率越好,但是工作及收穫中,難免會遇到紙張(帳單、寄給你的信件、自己的隨手筆記紙等),所以需要一套紙張管理的方法,我的方法叫做「化紙為本」,我們分成幾個層次來說。

一、      少用單張紙,多用筆記本:我有兩個本子,一個手帳(有周、月、年規劃的模版);一個B6筆記本,兼顧旅行、辦公室使用,用來做會議訪談,架構文章、投影片,盡量不寫在單張紙上。
二、      把單張紙轉變成一個檔案的狀況:有時候別人會給我們單張紙,或者是自己印出了一張紙來,如果是屬於同一個項目,那就應該建成一個文件檔案,我的用法是利用透明L夾來建立檔案,這是第二種方法。
三、      建立知識工作者的檔案系統:我的書桌左下角有個抽屜,裡面有12個直立掛勾檔案夾,代表一年的12個月,裡面放著未來才會用到的實體用品(例如稅單、清潔螢幕的擦布、隔年才會用到的手帳等),我認為這是一個知識工作者必備的檔案系統,你可以放入單張紙、檔案、甚至筆記本、手帳,在適當的時候拿出來使用。

四、      丟棄紙張:經過上面三個步驟的處理後,大部分(99%)都應該丟棄(回收),這樣你的紙張管理就能夠成功了。時間管理健身房第17篇「紙」的文章會繼續討論「化紙為本」的概念。

結語

「老師,我聽著你講「化紙為本」,還有你講的「空氣桌子」,我覺得管理好實體物品,讓工作更高效不難耶。」格非說「Cindy,回家後我就開始整理我的書桌,一定讓你滿意。」

看著Cindy和格非相視而笑,我心理也很開心,管理好自己,就是對自己及別人負責,這些小辛苦都是值得的。



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