OmniFocus - 記性與忘性,為什麼我們老記不住事情?


最近常常聽到身邊的人說到一個詞「我忘記了」,像是我線上線上課程的學生,我的老婆、和我開會的人、在捷運上聽到人的對話,就像是一種流行語,每天總會聽到幾次,更糟糕的是連我自己都會說「我忘記了」。

所以,這篇文章的目標,就是讓我們說「我忘記了」這句話的頻率降低。

其實解決這件事不是沒有辦法,但阻礙也很多,包含工具、方法、實戰、習慣多個領域:

1. 工具:分成硬體及軟體,像今天介紹的OmniFocus (註1) Apps,可以用在iPhone, iPad, Macbook及web端,在不同的設備及平台收集雜事並清空收件匣,好工具,就需要花時間來學。

2. 方法:Getting Things Dons縮寫為GTD (註2),方法固然有用,但是博大精深,也不是一天兩天能夠掌握。

3. 實戰:我從2000年閱讀GTD原著,開始著手養成收集雜事並清空收件匣的習慣,2008、2009更赴美學習。實戰這麼久,覺得收集雜事不算難,但每週檢視就像是跑馬拉松,雖知道對自己幫助很大(有做就不忘事),但確實想到就累。

4. 習慣:外界的環境隨時間流動千變萬化,系統不斷運作,就需要不斷跌代,就像是我前些天把iPhone手機作業系統更新到iOS 16,Update your system是現代人必備的一種好習慣。

肯定大家想解決「我忘記了」這個問題,所以才閱讀這篇文章至今,也請大家看我錄製的一段2分鐘縮時攝影(註3),內容拍攝我每週檢視時,如何清空收件匣的,還上了簡單字卡,大家一邊看,我一邊解說,就清楚了。

1. inbox:我們收集在Omnifocus裡面的就是雜事,我會重新改寫成更好的下一步行動,這個步驟有點像是從臨時筆記,進化成永久筆記。

2. Project:接著進入Project的分類,調整Project的下一步行動,偶而可以減少或新增Project。

3. 兩分鐘原則:影片中偶而有跳出Omnifocus,到臉書Messenger執行兩分鐘以下的行動,在影片中,影片中應該有四次(或以上)執行兩分鐘原則的片段。

4. Tag:接著進入Tag的分類,都是我最近的部落格(像這篇)、YT直播(每週四下午八點),目的都是要出版書籍,並且往一個知識型網紅品牌努力。

生活及工作就該像麥可. 喬丹打籃球一樣,看起来是非常快速的切入上籃,但是他的「快」却是用無數個「慢」组合起來。


為甚麼要「慢」?


因為「慢」做事才能夠落地確實有品質。「慢」就是確實運行(Project及Tag分類下的)下一步行動,是做人做事的基本動作。


我們要提升生產力,要變得更有效率,重要的不只是求「快」,而是要把每一個下一步行動考量好,執行好。該快則快、該慢則慢。

但是這個系統完美嗎?不完美


因為我們要要費很大的勁去維持系統


而且用進廢退,朋友告訴我他的經歷:「一陣子不檢視,雖然每日計劃(Forecast)不受到影響,但是管理Project的能力就會堵塞住。有量的增加,沒有質的進步。」


於是,我對於是否長期維護這套系統,產生迷惑?

(Photo credit: Tsunami Lin)

這時候意外來了:我答應好友Jayce的邀約,到台北參加一場活動「真實的動:社會流現劇場」。

多年未見,緣分和時光很奇妙,看到Jayce就是一個大大的擁抱,她的專業是「敘畫」,望文生義是聽著大家對話,並把話,畫成畫。所以我一度以為到場以後,就會看到一堆人畫畫,甚至自己也要畫畫。


但我錯了,


《真實的動》的作者Arawana Hayashi是日裔美籍,熱愛舞蹈、禪修及和U型理論相關的社會流現劇場(Social Presencing Theater)。:聽Arawana Hayashi線上演講,驚訝的聽見她說「行動與行動存在間歇的美」,在日本的漢字「間」(日文讀音ma)有所體現,「間」的定義是「從這一步到下一步,不加思慮動作的片刻」。


我回想起社會學者魯曼所曾說:「一旦捲入溝通之中,人們便再也回不到那輕鬆安逸的靈魂樂園。」

Jayce的「敘畫」、Arawana Hayashi舞蹈中的「間」、時間管理系統中「行動與行動存在」三種系統產生人、事、物錯綜複雜的溝通,讓我整個晚上的心,反覆攪動。

回程的高鐵,我思考Omnifocus分成inbox, Project, Tag, Frocast這些標籤,不就是幫我們架構時間管理系統,讓我們把人、事、物由繁化簡,念念分明嗎?


這些體驗後,我覺得人生中,應該處理好承擔(Commitment),這些應該是我們處理的事情,不應該忘記,而要承擔起這些事情的後果及責任,不論結果。

我要和你分享一個「綁鞋帶」的技巧,你只要每週努力綁鞋帶,就能掌握「從這一步到下一步,不加思慮動作的片刻」,你的時間管理系統自然就能夠更好。


回看今天我們示範的Youtube影片「Omnifocus清空收件匣」有以下的特點。


首先,我們在inbox中的雜事約有100件,減少到26件,中間有的是兩分鐘原則,立刻處理;有些直接刪除;有些改寫後和其他行動合併;最後是分送到Project和Tag的分類中。


其次,要注意到我實際清空收件匣的時間不是2分鐘,我實際錄製螢幕的時間是41分鐘,因此這是一個分類及執行的過程,經過41分鐘後


最後,我們要綁好鞋帶,太鬆、太緊都不好,一邊的孔是Tags,一邊的孔是Projects,要把這41分鐘的時間降下來,更快速綁好鞋帶, 增加、檢討或修改我們的行動清單,因為好的結構比壞結構更好。


看完文章後,再一次看看Youtube影片「Omnifocus清空收件匣」吧。

結局

你如果常常講「我忘記了」,其實不是壞事情,這時候你可以「收集雜事」,把這件事情放到OmniFocus這類行動清單工具,建議你的時間管理系統。

如果你能定期固定「清空收件匣」,那就更好了,你能夠建立收集、加工、組織流程,不僅可以減少「我忘記了」這件事情,更可以掌控(Control)及多視角檢視(Perspective)的的時間管理系統。

相信我,執行好「收集雜事」和「清空收件匣」,你會更有機會掌握到行動與行動的剎那之美。不僅你說出「我忘記了」這句話的次數降低......

同時,看到你也這個宇宙的深邃之美。


附註

1. Omnifocue已經有15年以上的開發歷史,有Mac, iOS版本,概念是收集雜事到收件匣,並做近一不份處理,該App表示使用David Allen所著《搞定》的概念,作為設計理念。

2. Getting Things Done (GTD) 作者為David Allen,藉機把自己腦中的Project、問題、信息等記錄在外部系統(收件匣),並加工成下一步行動,2001年出版。

3. 今天「Omnifocus清空收件匣」Youtube影片網址 https://youtu.be/FOY5ai-eqD8

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