OmniFocus - 記性與忘性，為什麼我們老記不住事情？
最近常常聽到身邊的人說到一個詞「我忘記了」，像是我線上線上課程的學生，我的老婆、和我開會的人、在捷運上聽到人的對話，就像是一種流行語，每天總會聽到幾次，更糟糕的是連我自己都會說「我忘記了」。
所以，這篇文章的目標，就是讓我們說「我忘記了」這句話的頻率降低。
其實解決這件事不是沒有辦法，但阻礙也很多，包含工具、方法、實戰、習慣多個領域：
1. 工具：分成硬體及軟體，像今天介紹的OmniFocus (註1) Apps，可以用在iPhone, iPad, Macbook及web端，在不同的設備及平台收集雜事並清空收件匣，好工具，就需要花時間來學。
2. 方法：Getting Things Dons縮寫為GTD (註2)，方法固然有用，但是博大精深，也不是一天兩天能夠掌握。
3. 實戰：我從2000年閱讀GTD原著，開始著手養成收集雜事並清空收件匣的習慣，2008、2009更赴美學習。實戰這麼久，覺得收集雜事不算難，但每週檢視就像是跑馬拉松，雖知道對自己幫助很大（有做就不忘事），但確實想到就累。
4. 習慣：外界的環境隨時間流動千變萬化，系統不斷運作，就需要不斷跌代，就像是我前些天把iPhone手機作業系統更新到iOS 16，Update your system是現代人必備的一種好習慣。
肯定大家想解決「我忘記了」這個問題，所以才閱讀這篇文章至今，也請大家看我錄製的一段2分鐘縮時攝影（註3），內容拍攝我每週檢視時，如何清空收件匣的，還上了簡單字卡，大家一邊看，我一邊解說，就清楚了。
1. inbox：我們收集在Omnifocus裡面的就是雜事，我會重新改寫成更好的下一步行動，這個步驟有點像是從臨時筆記，進化成永久筆記。
2. Project:接著進入Project的分類，調整Project的下一步行動，偶而可以減少或新增Project。
3. 兩分鐘原則：影片中偶而有跳出Omnifocus，到臉書Messenger執行兩分鐘以下的行動，在影片中，影片中應該有四次（或以上）執行兩分鐘原則的片段。
4. Tag:接著進入Tag的分類，都是我最近的部落格（像這篇）、YT直播（每週四下午八點），目的都是要出版書籍，並且往一個知識型網紅品牌努力。
生活及工作就該像麥可． 喬丹打籃球一樣，看起来是非常快速的切入上籃，但是他的「快」却是用無數個「慢」组合起來。
為甚麼要「慢」？
因為「慢」做事才能夠落地確實有品質。「慢」就是確實運行（Project及Tag分類下的）下一步行動，是做人做事的基本動作。
我們要提升生產力，要變得更有效率，重要的不只是求「快」，而是要把每一個下一步行動考量好，執行好。該快則快、該慢則慢。
但是這個系統完美嗎？不完美
因為我們要要費很大的勁去維持系統
而且用進廢退，朋友告訴我他的經歷：「一陣子不檢視，雖然每日計劃（Forecast）不受到影響，但是管理Project的能力就會堵塞住。有量的增加，沒有質的進步。」
於是，我對於是否長期維護這套系統，產生迷惑？
這時候意外來了：我答應好友Jayce的邀約，到台北參加一場活動「真實的動：社會流現劇場」。
多年未見，緣分和時光很奇妙，看到Jayce就是一個大大的擁抱，她的專業是「敘畫」，望文生義是聽著大家對話，並把話，畫成畫。所以我一度以為到場以後，就會看到一堆人畫畫，甚至自己也要畫畫。
但我錯了，
《真實的動》的作者Arawana Hayashi是日裔美籍，熱愛舞蹈、禪修及和U型理論相關的社會流現劇場(Social Presencing Theater)。：聽Arawana Hayashi線上演講，驚訝的聽見她說「行動與行動存在間歇的美」，在日本的漢字「間」（日文讀音ma）有所體現，「間」的定義是「從這一步到下一步，不加思慮動作的片刻」。
我回想起社會學者魯曼所曾說：「一旦捲入溝通之中，人們便再也回不到那輕鬆安逸的靈魂樂園。」
Jayce的「敘畫」、Arawana Hayashi舞蹈中的「間」、時間管理系統中「行動與行動存在」三種系統產生人、事、物錯綜複雜的溝通，讓我整個晚上的心，反覆攪動。
回程的高鐵，我思考Omnifocus分成inbox, Project, Tag, Frocast這些標籤，不就是幫我們架構時間管理系統，讓我們把人、事、物由繁化簡，念念分明嗎？
這些體驗後，我覺得人生中，應該處理好承擔（Commitment），這些應該是我們處理的事情，不應該忘記，而要承擔起這些事情的後果及責任，不論結果。
我要和你分享一個「綁鞋帶」的技巧，你只要每週努力綁鞋帶，就能掌握「從這一步到下一步，不加思慮動作的片刻」，你的時間管理系統自然就能夠更好。
回看今天我們示範的Youtube影片「Omnifocus清空收件匣」有以下的特點。
首先，我們在inbox中的雜事約有100件，減少到26件，中間有的是兩分鐘原則，立刻處理；有些直接刪除；有些改寫後和其他行動合併；最後是分送到Project和Tag的分類中。
其次，要注意到我實際清空收件匣的時間不是2分鐘，我實際錄製螢幕的時間是41分鐘，因此這是一個分類及執行的過程，經過41分鐘後
最後，我們要綁好鞋帶，太鬆、太緊都不好，一邊的孔是Tags，一邊的孔是Projects，要把這41分鐘的時間降下來，更快速綁好鞋帶， 增加、檢討或修改我們的行動清單，因為好的結構比壞結構更好。
看完文章後，再一次看看Youtube影片「Omnifocus清空收件匣」吧。
結局
你如果常常講「我忘記了」，其實不是壞事情，這時候你可以「收集雜事」，把這件事情放到OmniFocus這類行動清單工具，建議你的時間管理系統。
如果你能定期固定「清空收件匣」，那就更好了，你能夠建立收集、加工、組織流程，不僅可以減少「我忘記了」這件事情，更可以掌控（Control）及多視角檢視(Perspective)的的時間管理系統。
相信我，執行好「收集雜事」和「清空收件匣」，你會更有機會掌握到行動與行動的剎那之美。不僅你說出「我忘記了」這句話的次數降低......
同時，看到你也這個宇宙的深邃之美。
附註
1. Omnifocue已經有15年以上的開發歷史，有Mac, iOS版本，概念是收集雜事到收件匣，並做近一不份處理，該App表示使用David Allen所著《搞定》的概念，作為設計理念。
2. Getting Things Done (GTD) 作者為David Allen，藉機把自己腦中的Project、問題、信息等記錄在外部系統（收件匣），並加工成下一步行動，2001年出版。
3. 今天「Omnifocus清空收件匣」Youtube影片網址 https://youtu.be/FOY5ai-eqD8
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