青蛙與蟾蜍的對決：如何用番茄工作法保持專注

在現代社會中，忙碌的職場人需要有效的時間管理工具來提高工作效率，減少壓力。我的朋友王品老闆娘英美惠，她將番茄工作法改編為茶葉工作法，用一個特別小的茶壺來強制自己定時休息，並藉機會走出主管辦公室和與同事交流。這樣的方法不僅提高了工作效率，也增進了同事之間的互動。她的故事展示了如何將理論轉化為實踐，從而在繁忙的日常中保持高效。

例如，美惠每天早上都會設置好小茶壺，這樣她每隔30分鐘左右就會起身去裝水。這不僅讓她的工作更加有節奏，也讓她有機會與同事交流，分享想法，增進感情。這種小小的改變大大提高了她的工作效率和應對突發狀況（蟾蜍）的能力，這就是她的茶葉工作法。

蟾蜍就是突發狀況，和番茄不斷對戰

英美惠的女兒問我：「媽媽學會的番茄工作法是什麼？」

番茄工作法是一種時間管理技術，由弗朗西斯科·西里洛在1992年發明。其核心思想是將工作時間分割為25分鐘的工作段落，每段後有5分鐘的休息。這種方法有助於保持專注並防止疲勞積累。突發狀況蟾蜍則代表工作中的突發事件，這些意外事件往往打亂原有計劃，使人難以按部就班地完成任務。

舉個例子，有一天，客戶部的張先生正在用番茄工作法專注於一個重要的報告。突然，他接到了一個緊急電話，需要立即處理一個客戶投訴。這就是一隻典型的蟾蜍。儘管這打亂了他的計劃，但因為他在使用番茄工作法，立刻撥了兩個番茄鐘（一小時）來處理，張先生能夠在處理完突發狀況後，迅速回到原本的工作狀態。

瞭解番茄工作法的理論，抓住專注和休息的節奏

要開始使用番茄工作法，你需要一個倒數計時器和一些簡單的規劃工具。以下是步驟：

1. 選擇任務：選擇一個你需要完成的任務。

2. 設置倒數計時器：設置25分鐘的計時。

3. 工作直到倒數計時器響起：專注於任務，直到倒數計時器響起。

4. 短暫休息：休息5分鐘。

5. 每四個番茄鐘後長休息：每完成四個番茄鐘，休息15-30分鐘。

例如，李小姐剛開始學習番茄工作法時，感到非常困惑。她決定從小任務開始，每天設定四個番茄鐘來完成她的日常任務。經過一段時間的練習，李小姐發現她不僅能更專注地完成工作，還能在休息時間內處理突發事件，讓工作更加有條不紊。

番茄和青蛙是天造地設的一對

青蛙代表每天最重要且最具挑戰性的任務，而番茄工作法則是幫助你集中精力完成這些任務的工具。當你每天吃掉第一隻青蛙時，你會感到更有成就感，番茄工作法則為你提供了結構化的時間框架，幫助你更有效地完成這些關鍵任務。

例如，小王每天早上都會先處理最棘手，最重要的事情（青蛙），並用幾顆番茄鐘來保持專注。這使得他在一天開始時就取得了重要進展，並在之後的工作中保持高效，這也呼應了之前我們提到「先吃青蛙」的原理。

魯曼的Complex概念，讓我們使用番茄工作法時井井有條處理大小事

魯曼在社會系統理論中強調了複雜性的概念，他認為要處理複雜的系統，我們需要將其簡化為可管理的部分。這與史蒂夫·喬布斯提出的「connecting dots」概念相呼應，即通過將不同的點連接起來，形成一個整體系統。我們可以將這種思想應用於時間管理中，通過番茄之間的連結，形成一個有魔力的網子，將複雜的工作分解為可管理的部分。

例如，陳先生在處理一個大型企劃案時，將整個企劃分解為數個25分鐘的工作段落，並逐一完成。他發現這樣不僅減少了壓力，也讓他能夠更清晰地看到整個專案的進展。

利用番茄工作法，將一天的大小事情運行順利

在GTD（Getting Things Done）系統中，每日時間被分為三個層次：

1. 已計劃的工作：使用番茄工作法來完成每日計劃中的重要任務。

2. 突發事件：利用番茄工作法中的休息時間來處理突發事件（蟾蜍）。

3. 設計你的工作：利用GTD的收集、處理、組織、回顧和執行五個步驟，來設計和管理你的工作。

此時，我們就可以用三個層次的概念來規劃番茄鐘的使用。

例如，許小姐每天晚上會花15分鐘整理第二天的工作計劃，使用GTD方法確保所有任務都在控制中。第二天，她利用番茄工作法專注完成每一項計劃中的工作，同時靈活應對突發事件。

四種蛙科動物大亂鬥

第一章講的時間管理中，我們面對的四種主要挑戰可以用四種生物來比喻：

1. 青蛙：最重要的行動，耗時需要1.5-2.5小時。

2. 蝌蚪：10分鐘以下的行動。

3. 牛蛙：需要3天以上，一年以下才能完成的專案。

4. 蟾蜍：突發事件。

FAST（Frog、Action、Schedule、Time）法則提供了一套完整的系統，幫助我們有效管理時間，應對各種挑戰。通過結合這四種生物和FAST法則，我們可以更好地掌握時間，達到工作和生活的平衡。

例如，王先生每天早上先吃掉青蛙，接著處理一些短小任務（蝌蚪），利用番茄工作法專注於牛蛙般的長期專案，並在休息時間處理突發事件（蟾蜍）。這樣的安排使他能夠高效且有條不紊地完成每天的工作。

王品的英美惠前幾天和我分享她使用茶葉工作法的趣事，有位同事發現美惠每天都要去裝很多次水，接著發現她的茶壺特別小，所以送了一個特別大的茶壺給她，哈哈哈，真是太有趣了，我們笑成一堆。