時間管理關鍵六流程 3 強力的收件匣系統

故事是這樣開始，格非是名程式員，創業項目搞的是一個雲端協作服務，三個優秀的年輕人從寫代碼、找資金、做運營，開始做起，沒多久時間公司已擴充到六、七十人的規模。他有空就來找我聊聊，這次他邀請我到他的辦公室去喝茶，說是有事情要請教。

「老師坐，這次要和你請教一下辦公室的時間管理問題。」格非帶我到他辦公桌旁，準備泡茶招待，我趁著這個時間，觀察他們辦公室。

本來我想一個互聯網公司，應該乾乾淨淨，除了桌椅，只有電腦。沒想到格非的桌子充滿備忘錄、大量零散的紙張、貼滿便利貼的卷宗、充電線、筆筒、面紙盒、食物、飲料杯等，桌上亂成一團。

「永錫老師，這就是我要請教你的問題，我發現開公司不是只有工程師，人數越來越多，管理問題就浮現，尤其是時間管理方面的問題。」格非看到我驚訝的眼神，苦笑說「你看到我的桌子就長這樣，不只我，絕大多數同仁都是，每次要做新項目，就從這堆......垃圾找，而且光要找出現有的資料就可以花上半天。」

「其實可以說，你們公司管理項目這件事情遇到 “瓶頸” 了，雖然已經執行『收集雜事』的概念，卻沒有放到合適的收件匣裡，收件匣看起來過多，也沒有定期整理，所以整個時間管理的流程卡在這裡。」我看著格非認真說出我的觀察。

「對，就是這樣，永錫老師，你可以教導我們如何把這些雜事收好，讓公司的生產力增加嗎？」格非興奮地問。

1. 為什麼需要收件匣

在時間管理中，收集雜事的工具我們稱之為收件匣。

收件匣，就是把我們大腦RAM的東西，放到外部的工具中。大腦RAM的空間雖然有限，外部的收件匣容量卻可以無限，把雜事放到大腦以外的地方，就能夠讓大腦RAM擁有空間，脫離記憶雜事的層次，專注於思考更高層次的問題。

格非公司的問題就是，並沒有定義好這個 “外部的工具”，產生了一些問題。

他先解釋，公司時間管理有工具，微信、QQ、小團隊使用Tower，有的用Teambition，有些公司用郵箱，但大多因為沒訂定使用辦法，產生使用上的困難。還有啊，營銷部門有獨立的工具系統，卻和其他部門無法順暢溝通。

- 我們也響應環保的 “無紙化” 理念，但是不會管理收件匣工具，退化回把項目評估印出成紙張，工作完成後，這些項目卷宗還是擺在桌子上備查，佔據許多空間。

- 桌面上的一團混亂，是因為沒有完整的整理方法，應該建立實體「收件匣」的概念，把剛放進桌面的”雜事等級”放進收件匣，並且定時清空（至少每週一次）。

時間管理高手，運用各種工具，將所有的雜事放在收件匣中，而非腦海裡，並且讓組織都能上手運用，這才叫做黑帶級的時間管理高手。

2 收件匣利器

「永錫老師，你看一下我們做得如何呢？」一個月後格非再次邀請我們辦公室，這段時間，他用我講授的技巧從自己做起，把『工作流』梳理清晰。

「老師你看，我們現在採用滴答清單＋微信，青蛙打卡和覆盤都在不同部門群裡面。」格非先展示了滴答清單和微信兩個收件匣「平時想到要做的事情，就往滴答清單裡面放，大腦確實輕鬆很多，更重要的是，全公司統一這兩個工具，大家變得不忘事了。」

「太棒了，格非。」我豎起大拇指，能夠讓公司的雜事收集到同一種工具，用微信分享到群裡面，這個協同作業系統簡單又有效。




「其次，我們幫公司統一購買了B6紙質筆記本，統一用你教的『九宮格筆記法』來做會議記錄、項目發想及學習心得，現在全公司分享點子的品質也提升了。」格非自己很喜歡手寫筆記作為紙本收件匣，B6筆記本兼顧了他常常搭機出差的工作特性，放在桌上大小適當，他把這樣的方式複製到團隊裡。

「最後，我學老師訂製了兩個木製的收件匣，一個是inbox,一個是outbox，規定大家下班前要清空這兩個收件匣。」格非越說越興奮「這兩個木盒幫助太大了，同事間文件的流動加速了，桌面一天比一天乾淨，工作區域也變大了。」

「真是太好了。」我趕緊為格非打氣。

他下了一個結論：「永錫老師，單單做好把雜事放在收件匣內，我們公司的效率起碼提升了一半。」

3. 設計一個好收件匣

「老師，我還可以問你一件事情嗎？」格非問到

「當然可以啦！」我回答

「這次順利讓公司能夠突破收集雜事到收件匣這個瓶頸，我們是直接用了『滴答＋微信』、『B6筆記本』和『木質收件匣』三種工具」他說「有沒有什麼收件匣系統原則，能分享給公司同仁呢？」

「當然有啦，設計合適的個人（公司）收件匣有三個原則。」我說

1. 簡單：企業裡有許多同仁，大多學、經歷很棒，但是第一線同仁往往學不好太複雜的工具，公司的系統要精挑細選，要能簡單，對第一線同仁能學會才好統一操作；功能要夠強大，讓主管們覺得對管理有幫助。

2. 減少：收件匣一定要減少，才能夠組成一個最小的系統，就像愛因斯坦所講「一切都應該盡可能的簡單，但不要太簡單」。

3. 清空：收件匣成為時間管理瓶頸的主要原因，就是沒有定時清空它，像格非的例子，推行清空收件匣之初，他每天下班後去檢查inbox and outbox兩個木質收件匣（收件盒）是否清空。如果清空了，他會放一顆巧克力在inbox裡面鼓勵同仁，慢慢地，會每天清空收件匣的同仁越來越多了。

簡單，簡單容易上手的工具。

減少，要建立最小收件匣系統。

清空，定期清空收件匣。

能夠遵守上面三個原則，就能夠設計一個好的收件匣系統。

結語

我們想要讓收件匣擔任好收集雜事重責大任，就要像格非一樣，努力學習建構適合公司或個人的收件匣系統，也不忘努力去維護團隊的它喔～