兩小時清單


我看著一個女孩,身材姣好,輪廓深刻,吸引我的除了天生的女性魅力,還有她手上拿著及桌子上放的一些索引卡。

這是我在美國旅程的其中一天,在Stanford大學旁Blue Bottle咖啡館,黃昏西下,靜靜地享用一個旅行人的下午。這女孩子的動作引發了我的注意,她一面研讀卡片,一面寫著筆記,進行著她的學習。

我不知道她會在這裡專注多久學習,對我而言,這個時間是兩個小時左右。

專注是需要耗費許多能量的,不能長久維持,除了番茄工作法的25分鐘專注,5分鐘休息外,我覺得兩小時必須有一個大的切換,或許是從這個位置,移動到另外一個位置,或許從家中前往咖啡館工作,但是就是需要移動。而在這兩小時之間,我會列下一些待辦事項,放在....嗯,便利貼或待辦事項App,讓自己不會忘記。

1. 便利貼、索引卡、倒數計時器

這次美國之旅也到了波特蘭(奧瑞岡州)的Powell書局,在這全世界最大的獨立書店裡,找尋David Allen的最新著作"Getting Things Done for Teens",遍讀全書,兩個重點最讓我印象深刻,首先是檢核表(Checklists)的重要,另外一個就是我成為兩小時清單的概念。

想要做好兩小時清單,David Allen的步驟是?(參照上方附圖)

首先,拿一些索引卡,每一張索引卡代表的是十分鐘時間間距,是十分鐘,有多少張就代表多少十分鐘,最多是12張,就是兩個小時。

接著,拿出便利貼,可以寫上幾個兩小時內想完成的待辦事項,每一張便利貼只寫一件事。

第三個,重新組合便利貼及索引卡,設計兩個事情,一個是決定哪件事情(哪張便利貼)先做,哪件事情後;二是估計每一張便利貼耗時多久就發多少張索引卡,放在這張便利貼上。

最後,拿出倒數計時器,確認第一張便利貼(第一件待辦事項)的耗時,設定倒數計時器,開始專注做事情。

David Allen做兩小時清單的方法給我一些啟發,首先,解決了分心的問題,手上有待辦事項的便利貼,每10分鐘左右就會檢查一次。其次,紙筆、到數技時期是很低科技的工具,就像是文章開端的女孩,不需要電腦、手機、網路,只要一張索引卡就能夠專注學習。

2. 索引卡的不方便以及手機上的解決方法

但是用索引卡確實太不方便,需要有索引卡來分配這個事情十分鐘或二十分鐘,不是很實際,現在人手機為王,做事情要想手機上能夠使用才對。

仔細分析David Allen的工具,我們只需要兩個手機上的App

首先是雙倒數計時器,取代索引卡和實體倒數計時器,需要能統計多倒計時器App。例如我們希望這個清單是兩小時內完成,第一個倒計時設定兩個小時;第二個倒計時設定5、10、15、20分鐘來完成,等下我們會繼續說明。

其次,我們需要一個待辦事項App取代便利貼的功能,我就用原來的待辦事項(Things)來管理這兩小時清單,是時候大多數的清單App都可以取代便利貼。Things有iPhone通知中心的功能,我可以不用開機就檢視這兩小時清單。(滴答清單免費,也可以做到一樣功能)


第三部分,雙倒數計時器。兩小時之內,從我演講之初就常常會利用雙倒數的計時器,也就是說可能一場演講我們設定了兩小時演講結束,而在一小時的時候有一次休息時間,我就會設一個兩小時後的倒數計時,一個一小時後的倒數計時。這樣子時間到它會自動提醒,非常方便。

3. 雙倒數計時器App

擔任講師這幾年,我準備的倒數計時器是有四個不同多倒數計時功能,三小時的演講,我會設一個三小時的倒數,提醒我離結束多少時間;一個一小時的倒數,知道何時垓下課;一個五分鐘的倒數,讓我知道我帶領的活動要多久才能結束,多倒數計時的概念,對我來說很熟悉。

但問題來了,對於一般的上課學員iPhone或安卓手機原生的鬧鐘App只有一個倒數計時器,那來的雙倒數計時App?

本身使用iPhone,我推薦iPhone及iPad的使用者可以使用這個App:multi timers for iOS,有幾個好處。
  • 免費,雖然有計時功能,但是免費的版本可以有六個倒數計時,綽綽有餘。
  • 時常更新,這個App也有Apple Watch功能,代表團隊營運狀況不錯。
  • iPhone通知中心,這也是很殺手級的功能,能在關機後開機,無需解鎖,向右滑動就可以檢視/設定鬧鐘。
有了multi timers for iOS,就可以免費取得雙鬧鐘倒數功能,利用兩小時清單讓自己專注,而且不需再使用索引卡。

結語

美國的Road Trip路上,最常造訪的就是加油站旁的便利商店,兒子很喜歡逛,有一次我就在便利商店擺放文具的架子上看到索引卡,也順手買了一包索引卡,搭配我的B6大小筆記本,記錄上旅程上的所見所聞,也寫下許多兩小時清單的實踐方法。

首先,就是運用剛剛iPhone通知中心概念,經由上面的設定,我們可以同時看到Things的待辦事項(便利貼),和multi timers for iOS(索引卡及倒數計時器),成為一套實踐兩小時清單的利器。

還有,可以更簡單,拿一張便利貼,寫下我們兩小時內想要做的事情,搭配手機上的雙倒數計時App,也可以有效幫助自己避免分心。

力道就是能夠把小事情一一的做好,今天介紹的兩小時清單,正是一個幫助你增強時間管理力道的好辦法,期待你實踐後的回饋。

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