時間管理關鍵六流程 1 總論



這幾年我出了兩本書「每天最重要的三件事」(簡)及「不成功,因為你太快」(繁),但研究時間管理十餘年來,我思考最多的問題就是「六個流程」。
「每天最重要的三件事」,我稱它為「青蛙」,直白講是幫助我們做好日計劃。
「不成功,因為你太快」,我稱它是「日記」,書裏分享我十幾年來寫日記的經驗。
「六個流程」是比日計劃及日記更基礎的方法論,提供每天我們遇到各種突發事件,應該如何的建議。

我要說的時間管理『六個流程』,是更底層的東西講的是時間管理的內功。我們都知道,一個武林高手不能只有快及炫目的招式,還要有豐沛的內力,才能制敵機先,勝過對手。六個流程,就好像練家子每天練武,氣走週天(六個流程跑一圈),內力跟著增強一點。

這篇總論,一方面說明這六個流程;另一方面將這些流程可視化,用圖示來呈現,以便於記憶,我們這就開始。


1. 收集

工作、生活中人人都會收到大量的雜事,包含微信、QQ、社交媒體、郵件、會議筆記、學習筆記、相片、電子文檔等等,我們需要一個能夠收集這些雜事的地方,就是『收件匣』。
人腦一天有難以計數的想法出現,包含大量的雜事,夢想、計劃、做出過的承諾、靈感、美妙的回憶等等,這些心理性的雜事應該收集起來。
懸而未決的雜事,應該先集中在某個工具裡,如果是實體物品(像是信用卡帳單)放入經過設計的實體收件匣,這個動作我們叫作『收集』。

收集的icon我以電子郵件的收件匣作代表,有一個向下的紅箭頭代表雜事進入收件匣了,這很像把各種即時通訊訊息、想法、真實物品放到收件匣裡去了。


2. 加工

一件雜事,必須將之理清成可執行的敘述句,問自己兩個理清雜事的問題「下一步行動是什麼?」及「期待的結果是什麼?」

加工的icon我用一個大頭釘來作代表,因為一般人收集雜事後總是偷懶,沒有繼續加工成下一步行動,這樣子整個連接就斷了,你必需加上一個”釘的動作”,”釘”問自己「下一步行動是什麼?」,寫下行動提示。

如果我們能把雜事一一加工成下一步行動,朝著時間管理高手更進一步。



3. 分類

分類:把行動分類,放到合適的清單中,這樣效率會大增。

一個木匠,會把各種工具掛在腰帶上,目的就是要快速拿出工具來。當我們把行動事項分類並放在合適的文件夾(任務清單、行動清單、排入行事曆等),工作時可以更快找出行動來,效率就增加了。

編輯並分類行動到工具裡不是目的,快速拿出來才是高手。

分類的icon是一個成組的文件匣,各有不同顏色的分類標籤,代表不同的分類,這些任務清單、行動清單、行事曆組合起來,就是我們的時間管理系統。


4. 排程

排程就是安排一日行程,也就是日計劃。日計劃包含了每天最重要的三件事(青蛙),還有一些小事情(蝌蚪)。

排程的icon我用青蛙代表,大多數人並沒有設定日計劃的習慣,其實要做好時間管理很簡單,就是每天起床後規劃下這一天要吃下哪些青蛙。

這樣做有什麼好處呢?正當有突發事件發生時(我稱之為蟾蜍),才能準確思考要先吃青蛙(日計劃),還是先吃蟾蜍(突發事件)!?


5. 行動

行動要回答的問題是,現在要做哪一件事?如何才能專注做事?

第一個問題的答案是,你要有一套”權衡”事情的方法,我們在行動的文章裡繼續展開、說明。

第二個問題的解法是,只要倒數計時器、一個即可貼,就可以讓的工作效率提升到不可思議的高。倒數計時器最有效的方法叫做番茄工作法,只要拿出手機設定倒數計時,25分鐘專注,5分鐘休息,循環不止,專注力就改善了。

行動的icon很營養,是顆番茄,代表番茄工作法(25分鐘專注,5分鐘休息,就是一個番茄鐘)

如果運用番茄鐘做事,特別容易進入無敵模式(God Mode),迅速確實地把事情做好,目標是準時下班回家。很多大老闆都感謝我教了他們番茄工作法,他們明顯感覺到工作的專注與效率提升,還說有時會議一多忘記使用這個方法,會察覺那一天過得特別渾囤,進而理解到番茄工作法的重要。

我的理念是該快則快、該慢則慢,做好快慢的切換,找到做事的節奏感,這是時間管理高手的必備能力。

6. 檢視

時間管理系統需要定期檢視,寫晨間日記,是日檢視,另外我還會做每週檢視。

檢視的icon是一個放大鏡,提醒自己要定時檢視工作和生活,包括了寫日記、每週檢視等等。


結語
在中國武術裡,都要求學生拜師學藝的前幾年要 “蹲馬步”,練好基本功。
時間管理的六個流程,就是管理好時間的基本功,一天一天勤練,每一個人都可以成為時間管理的黑帶高手。


下一篇,我們會說明流程1:收集。

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