時間管理關鍵六流程 1 總論

這幾年我出了兩本書「每天最重要的三件事」（簡）及「不成功，因為你太快」（繁），但研究時間管理十餘年來，我思考最多的問題就是「六個流程」。

「每天最重要的三件事」，我稱它為「青蛙」，直白講是幫助我們做好日計劃。

「不成功，因為你太快」，我稱它是「日記」，書裏分享我十幾年來寫日記的經驗。

「六個流程」是比日計劃及日記更基礎的方法論，提供每天我們遇到各種突發事件，應該如何的建議。

我要說的時間管理『六個流程』，是更底層的東西講的是時間管理的內功。我們都知道，一個武林高手不能只有快及炫目的招式，還要有豐沛的內力，才能制敵機先，勝過對手。六個流程，就好像練家子每天練武，氣走週天（六個流程跑一圈），內力跟著增強一點。

這篇總論，一方面說明這六個流程；另一方面將這些流程可視化，用圖示來呈現，以便於記憶，我們這就開始。

1. 收集

工作、生活中人人都會收到大量的雜事，包含微信、QQ、社交媒體、郵件、會議筆記、學習筆記、相片、電子文檔等等，我們需要一個能夠收集這些雜事的地方，就是『收件匣』。

人腦一天有難以計數的想法出現，包含大量的雜事，夢想、計劃、做出過的承諾、靈感、美妙的回憶等等，這些心理性的雜事應該收集起來。

懸而未決的雜事，應該先集中在某個工具裡，如果是實體物品（像是信用卡帳單）放入經過設計的實體收件匣，這個動作我們叫作『收集』。

收集的icon我以電子郵件的收件匣作代表，有一個向下的紅箭頭代表雜事進入收件匣了，這很像把各種即時通訊訊息、想法、真實物品放到收件匣裡去了。

2. 加工

一件雜事，必須將之理清成可執行的敘述句，問自己兩個理清雜事的問題「下一步行動是什麼？」及「期待的結果是什麼？」

加工的icon我用一個大頭釘來作代表，因為一般人收集雜事後總是偷懶，沒有繼續加工成下一步行動，這樣子整個連接就斷了，你必需加上一個”釘的動作”，”釘”問自己「下一步行動是什麼？」，寫下行動提示。

如果我們能把雜事一一加工成下一步行動，朝著時間管理高手更進一步。

3. 分類

分類：把行動分類，放到合適的清單中，這樣效率會大增。

一個木匠，會把各種工具掛在腰帶上，目的就是要快速拿出工具來。當我們把行動事項分類並放在合適的文件夾（任務清單、行動清單、排入行事曆等），工作時可以更快找出行動來，效率就增加了。

編輯並分類行動到工具裡不是目的，快速拿出來才是高手。

分類的icon是一個成組的文件匣，各有不同顏色的分類標籤，代表不同的分類，這些任務清單、行動清單、行事曆組合起來，就是我們的時間管理系統。

4. 排程

排程就是安排一日行程，也就是日計劃。日計劃包含了每天最重要的三件事（青蛙），還有一些小事情（蝌蚪）。

排程的icon我用青蛙代表，大多數人並沒有設定日計劃的習慣，其實要做好時間管理很簡單，就是每天起床後規劃下這一天要吃下哪些青蛙。

這樣做有什麼好處呢？正當有突發事件發生時（我稱之為蟾蜍），才能準確思考要先吃青蛙（日計劃），還是先吃蟾蜍（突發事件）！？

5. 行動

行動要回答的問題是，現在要做哪一件事？如何才能專注做事？

第一個問題的答案是，你要有一套”權衡”事情的方法，我們在行動的文章裡繼續展開、說明。

第二個問題的解法是，只要倒數計時器、一個即可貼，就可以讓的工作效率提升到不可思議的高。倒數計時器最有效的方法叫做番茄工作法，只要拿出手機設定倒數計時，25分鐘專注，5分鐘休息，循環不止，專注力就改善了。

行動的icon很營養，是顆番茄，代表番茄工作法（25分鐘專注，5分鐘休息，就是一個番茄鐘）

如果運用番茄鐘做事，特別容易進入無敵模式（God Mode），迅速確實地把事情做好，目標是準時下班回家。很多大老闆都感謝我教了他們番茄工作法，他們明顯感覺到工作的專注與效率提升，還說有時會議一多忘記使用這個方法，會察覺那一天過得特別渾囤，進而理解到番茄工作法的重要。

我的理念是該快則快、該慢則慢，做好快慢的切換，找到做事的節奏感，這是時間管理高手的必備能力。

6. 檢視

時間管理系統需要定期檢視，寫晨間日記，是日檢視，另外我還會做每週檢視。

檢視的icon是一個放大鏡，提醒自己要定時檢視工作和生活，包括了寫日記、每週檢視等等。

結語

在中國武術裡，都要求學生拜師學藝的前幾年要 “蹲馬步”，練好基本功。

時間管理的六個流程，就是管理好時間的基本功，一天一天勤練，每一個人都可以成為時間管理的黑帶高手。

下一篇，我們會說明流程1：收集。