時間管理關鍵六流程 4 加工

「永錫老師，我的收件匣系統是建立了，對公司效率增加很明顯，但是我發現，你教給我的是一套完整的流程系統，所以今天還要來請教你。」格非非常謙虛，為了問我問題。

「我們的問題是，雖然定義出微信群、待辦事項App收件匣、B6筆記本、木製inbox等收件匣等作為公司標準收件匣」格非說「但我這幾個禮拜走動管理時發現，大多數人雜事都堵塞在收件匣中，沒有往下一步行動推進。」

「是的，之前我們談了收集雜事的概念，這樣雜事集中，心就安了，但我們不能以此為滿足，必須前往下一個流程─加工，幫助我們把雜事變成下一步行動。」我回答

有了收件匣系統，還要建立一遇到雜事就下決定的習慣，而非當事情出了狀況後才採取行動，這是你看過這篇文章後能帶走的能力。

1.捅、人、利、器把雜事批次加工成下一個行動

「老師，請先教我微信收件匣清空的方法，這是讓我最頭疼的一種收件匣了。」

格非打開微信給我看，滿滿的通知湧現出來。我請他把一個個人或群組打開，找出他覺得要做的事！

第一個雜事是「會計部門寄來第二季財務報表」

「這是什麼？」我問格非

「下週三要開董事會，報告第二季財務狀況。」格非回答

「下一步行動是什麼？」我問格非

「今天閱讀第二季財務報表，明天和會計Greta討論報告重點」格非回答

「非常好，這是一個行動，先發訊息給Greta，告訴她明天你有空的兩個討論時段，接著把這句話打字到你的行動清單內。」我一邊回答，格非一邊動作

第二個雜事是「XXX客訴網頁有臭蟲」

「這是什麼？」我問格非

「有個老客戶通知我發現一個網頁錯誤，提醒我要修改。」格非回答

「下一步行動是什麼？」我問格非

「授權IT部門同仁張雷，負責網頁錯誤修正，並要求週五早上回報。」格非立刻回答

「很好，行動授權給他人時，列到授權清單中」我一邊講，格非一面輸入……

第三個雜事是「IT部門提出新聘同仁需求」

「這是什麼？」我問格非

「IT部門要加聘兩位程序員，也找到不錯的對象，但我已經拖了兩天了，增加成本的事情很難做決定。」

「下一步行動是什麼？」有點無情地繼續問著格非

「我要聘雇這兩個人，公司需要他們，而且他們是人才。」格非突然看著我認真的說

「老師等一下，我打個電話給人事部的同仁。」格非立刻採取行動

「感謝老師」通話結束後，格非看著我說

「不用客氣，是你盡責，而我，也是在盡我的責任。」我回答

第四個雜事是「大學母校寄來慈善捐款晚會邀請」

「這是什麼？」我問格非

「母校六十週年慶，有個募款餐會。」格非回答

「下一步行動是什麼？」我問格非

「這時候我去東京，這個訊息不回也沒關係，所以不用做任何事。」格非回答

我們就這樣一條條加工微信裡的訊息，二十分鐘後，之前堆積在微信訊息都用捅、人、利、器的原則處理完畢。

「格非，剛剛我們完成了捅、人、利、器四個清空了微信收件匣的動作」我恭喜他

「這是我第一次覺得打開微信如此輕鬆，以前總覺得微信給我好大壓力」格非說「這就是清空收件匣的感覺，老師你可以幫忙複習一下嗎？我想好好學起來這幾個法則」

「今天閱讀第二季財務報表，明天和會計Greta討論下週三報告重點」這是把事情放入行動清單系統的系”統”

「授權IT部門的張雷負責這件事情，並要求回報。」是授權他”人”的”人”。

「”立”刻打個電話給人事部的同仁。」是立刻行動的”立”。

「訊息不回也沒關係，所以不用做。」是丟”棄”的器。

「那就是說，只要把握了捅、人、利、器的法則，全公司公司同仁清空收件匣效率可以大增」格非問

「沒錯，只要能把收件匣裡的雜事加工，列成行動清單，效率就能增加25％。」我微笑的說

（2）練就打包行李的習慣

「老師，我覺得捅人利器這個方法很好」格非一臉誠懇「老師卻能用得出神入化，能不能分享一下一些小訣竅，讓我能夠容易養成習慣」

「我其實是從出差時，頻繁打包(Pack)行李及打開（Unpack）行李中，找到”捅人利器”這個方法的」我笑瞇瞇說道，我帶格非到了主臥室，拿出一個行李箱來示範。

「我的行李箱裡有幾個固定的袋子，第一個裝西裝、第二個裝乾淨衣服、第三個髒衣服、第四個慣洗用具，打開行李箱就先拿出這幾個袋子，放到定位，這就是我裝衣服的系”統”」我一邊打開行李箱，一面拿出行李箱裡面的袋子給他看。

「不論出差或回程，都可能要送禮、送書給別人，把禮物拿出行李箱時，就立刻拿便利貼寫上”人”名貼上，並且把同類的禮物堆放一起。」

「以前我出差回來都會拖幾天才把行李箱清空，後來發現這樣非常沒效率，於是現在養成回家當天”立”刻清空行李箱的習慣。」格非探頭看看除了袋子，空無一物的行李箱。

「我還有個小秘訣，打開（Unpack）行李時會把垃圾桶放旁邊，拆禮物及包裝時，都有許多東西可以直接丟”棄”到垃圾桶，這樣效率最高。」我指著房邊旁邊的垃圾桶

「老師，我懂了，我打開行李的方式也和您”捅人利器”非常類似。」格非開心地說「不只和老師請教的微信，之前我們公司建立的待辦事項App收件匣、B6筆記本、inbox木製的收件匣，都可以利用這樣的方法來”捅人利器”來清空，原本堵塞在收件匣的訊息，流動起來，一定可以讓我們公司的運作更好。」

（3）謀”釘”而後動

「我再舉一個例子吧」我請格非想想他要加工的一件雜事，他想了想，從背包裡拿出一份精美喜帖

「這是什麼？」我問

「我有一個住在國外的表妹要結婚了。」格非打看，看了一眼回答

「下一步行動是什麼？」我問格非

「我無法立刻完成這件事情 ; 我也必須自己出席婚禮，因此......」格非想了一下「我會把他放到我下一步行動清單裡面。」

很多人時間管理不好、效率低下的原因是不瞭解”下一步行動”是什麼！

其實下一步行動，不只是一個含有動詞的敘述句，還必須符合”進、鏡、近”幾個要素

進：這是一個真的可以執行，能夠推動的動作

鏡：想像出在執行的樣子

近：這件事情若有好幾個行動，先著手處理離現在最近的一個，這樣才能做好一個下一步行動。

「格非，你的下一步行動是什麼？」我又問了格非

「我要參加表妹婚禮」格非想了一下回答

「很棒，你在推”進”這個行動了」我又問了格非「格非，你能夠想像出在執行的樣子（鏡）嗎？」

「帶著女友和我一起出席婚禮，獲得親友的讚賞。」格非開心地回答「我等下就傳訊息給女友，今晚一起來訂飛往東京的機票。這是更”近”的一個行動」

因為收件匣的雜事數量很多，為了提高加工的效率，我們要瞭解”下一步行動”是什麼，瞭解”進、鏡、近”這三個要素，這才能夠讓我們把下一步行動做得更好。

我們用一個紅色的大頭釘來代表加工這個字的意涵，每一件要需行動的雜事出現，我們就必須”釘“緊雜事，並加工成下一補行動。也就是說我們做事的風格從兵來將擋、水來土淹的被動模式，轉成謀”釘”而後動，緊迫”釘”人的模式。

結語

”加工”的重點是，要在雜事出現時，就決定他們對你的意義。想要做好”加工”，有三點要特別注意：

a. 判定這件事情是什麼，不值得做的事情直接刪除

b. 確認每一件雜事的下一步行動

c. 用”捅人利器”原則，批次處理雜事

這是一種思考流程，幫助每個人整理微信收件匣、電子郵件、紙質筆記本、數字筆記本、木製的收件匣、各種電子檔案、相片、音檔等需要管理收藏的訊息，轉化成訊息流，成就高效的時間管理系統。