時間管理關鍵六流程 4 加工



「永錫老師,我的收件匣系統是建立了,對公司效率增加很明顯,但是我發現,你教給我的是一套完整的流程系統,所以今天還要來請教你。」格非非常謙虛,為了問我問題。
「我們的問題是,雖然定義出微信群、待辦事項App收件匣、B6筆記本、木製inbox等收件匣等作為公司標準收件匣」格非說「但我這幾個禮拜走動管理時發現,大多數人雜事都堵塞在收件匣中,沒有往下一步行動推進。」
「是的,之前我們談了收集雜事的概念,這樣雜事集中,心就安了,但我們不能以此為滿足,必須前往下一個流程加工,幫助我們把雜事變成下一步行動。」我回答
有了收件匣系統,還要建立一遇到雜事就下決定的習慣,而非當事情出了狀況後才採取行動,這是你看過這篇文章後能帶走的能力。

1.捅、人、利、器把雜事批次加工成下一個行動
「老師,請先教我微信收件匣清空的方法,這是讓我最頭疼的一種收件匣了。」
格非打開微信給我看,滿滿的通知湧現出來。我請他把一個個人或群組打開,找出他覺得要做的事!
第一個雜事是「會計部門寄來第二季財務報表」
「這是什麼?」我問格非
「下週三要開董事會,報告第二季財務狀況。」格非回答
「下一步行動是什麼?」我問格非
「今天閱讀第二季財務報表,明天和會計Greta討論報告重點」格非回答
「非常好,這是一個行動,先發訊息給Greta告訴她明天你有空的兩個討論時段,接著把這句話打字到你的行動清單內。」我一邊回答,格非一邊動作
第二個雜事是「XXX客訴網頁有臭蟲」
「這是什麼?」我問格非
「有個老客戶通知我發現一個網頁錯誤,提醒我要修改。」格非回答
「下一步行動是什麼?」我問格非
「授權IT部門同仁張雷,負責網頁錯誤修正,並要求週五早上回報。」格非立刻回答
「很好,行動授權給他人時,列到授權清單中」我一邊講,格非一面輸入……
第三個雜事是「IT部門提出新聘同仁需求」
「這是什麼?」我問格非
IT部門要加聘兩位程序員,也找到不錯的對象,但我已經拖了兩天了,增加成本的事情很難做決定。」
「下一步行動是什麼?」有點無情地繼續問著格非
「我要聘雇這兩個人,公司需要他們,而且他們是人才。」格非突然看著我認真的說
「老師等一下,我打個電話給人事部的同仁。」格非立刻採取行動
「感謝老師」通話結束後,格非看著我說
「不用客氣,是你盡責,而我,也是在盡我的責任。」我回答
第四個雜事是「大學母校寄來慈善捐款晚會邀請」
「這是什麼?」我問格非
「母校六十週年慶,有個募款餐會。」格非回答
「下一步行動是什麼?」我問格非
「這時候我去東京,這個訊息不回也沒關係,所以不用做任何事。」格非回答
我們就這樣一條條加工微信裡的訊息,二十分鐘後,之前堆積在微信訊息都用捅、人、利、器的原則處理完畢。
「格非,剛剛我們完成了捅、人、利、器四個清空了微信收件匣的動作」我恭喜他
「這是我第一次覺得打開微信如此輕鬆,以前總覺得微信給我好大壓力」格非說「這就是清空收件匣的感覺,老師你可以幫忙複習一下嗎?我想好好學起來這幾個法則」
「今天閱讀第二季財務報表,明天和會計Greta討論下週三報告重點」這是把事情放入行動清單系統的系
「授權IT部門的張雷負責這件事情,並要求回報。」是授權他
刻打個電話給人事部的同仁。」是立刻行動的
「訊息不回也沒關係,所以不用做。」是丟的器。
「那就是說,只要把握了捅、人、利、器的法則,全公司公司同仁清空收件匣效率可以大增」格非問
「沒錯,只要能把收件匣裡的雜事加工,列成行動清單,效率就能增加25%。」我微笑的說

2)練就打包行李的習慣
「老師,我覺得捅人利器這個方法很好」格非一臉誠懇「老師卻能用得出神入化,能不能分享一下一些小訣竅,讓我能夠容易養成習慣」
「我其實是從出差時,頻繁打包(Pack)行李及打開(Unpack)行李中,找到捅人利器這個方法的」我笑瞇瞇說道,我帶格非到了主臥室,拿出一個行李箱來示範。
「我的行李箱裡有幾個固定的袋子,第一個裝西裝、第二個裝乾淨衣服、第三個髒衣服、第四個慣洗用具,打開行李箱就先拿出這幾個袋子,放到定位,這就是我裝衣服的系」我一邊打開行李箱,一面拿出行李箱裡面的袋子給他看。
「不論出差或回程,都可能要送禮、送書給別人,把禮物拿出行李箱時,就立刻拿便利貼寫上名貼上,並且把同類的禮物堆放一起。」
「以前我出差回來都會拖幾天才把行李箱清空,後來發現這樣非常沒效率,於是現在養成回家當天刻清空行李箱的習慣。」格非探頭看看除了袋子,空無一物的行李箱。
「我還有個小秘訣,打開(Unpack)行李時會把垃圾桶放旁邊,拆禮物及包裝時,都有許多東西可以直接丟到垃圾桶,這樣效率最高。」我指著房邊旁邊的垃圾桶
「老師,我懂了,我打開行李的方式也和您捅人利器非常類似。」格非開心地說「不只和老師請教的微信,之前我們公司建立的待辦事項App收件匣、B6筆記本、inbox木製的收件匣,都可以利用這樣的方法來捅人利器來清空,原本堵塞在收件匣的訊息,流動起來,一定可以讓我們公司的運作更好。」

3)謀而後動
「我再舉一個例子吧」我請格非想想他要加工的一件雜事,他想了想,從背包裡拿出一份精美喜帖
「這是什麼?」我問
「我有一個住在國外的表妹要結婚了。」格非打看,看了一眼回答
「下一步行動是什麼?」我問格非
「我無法立刻完成這件事情 ; 我也必須自己出席婚禮,因此......」格非想了一下「我會把他放到我下一步行動清單裡面。」
很多人時間管理不好、效率低下的原因是不瞭解下一步行動是什麼!
其實下一步行動,不只是一個含有動詞的敘述句,還必須符合進、鏡、近幾個要素
進:這是一個真的可以執行,能夠推動的動作
鏡:想像出在執行的樣子
近:這件事情若有好幾個行動,先著手處理離現在最近的一個,這樣才能做好一個下一步行動。
「格非,你的下一步行動是什麼?」我又問了格非
「我要參加表妹婚禮」格非想了一下回答
「很棒,你在推這個行動了」我又問了格非「格非,你能夠想像出在執行的樣子(鏡)嗎?」
「帶著女友和我一起出席婚禮,獲得親友的讚賞。」格非開心地回答「我等下就傳訊息給女友,今晚一起來訂飛往東京的機票。這是更的一個行動」
因為收件匣的雜事數量很多,為了提高加工的效率,我們要瞭解下一步行動是什麼,瞭解進、鏡、近這三個要素,這才能夠讓我們把下一步行動做得更好。

我們用一個紅色的大頭釘來代表加工這個字的意涵,每一件要需行動的雜事出現,我們就必須緊雜事,並加工成下一補行動。也就是說我們做事的風格從兵來將擋、水來土淹的被動模式,轉成謀而後動,緊迫人的模式。

結語
加工的重點是,要在雜事出現時,就決定他們對你的意義。想要做好加工,有三點要特別注意:
a. 判定這件事情是什麼,不值得做的事情直接刪除
b. 確認每一件雜事的下一步行動
c. 捅人利器原則,批次處理雜事
這是一種思考流程,幫助每個人整理微信收件匣、電子郵件、紙質筆記本、數字筆記本、木製的收件匣、各種電子檔案、相片、音檔等需要管理收藏的訊息,轉化成訊息流,成就高效的時間管理系統。

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