時間管理關鍵六流程 7 行動

插圖 by Hanning Illustration

「老師,這是我的女朋友Cindy」格非帶了美麗的女朋友來找我,才介紹完,他自己都臉紅了。Cindy個子很高,有165公分吧,頭髮很長、氣質好。

「永錫老師好,常常聽格非提起你,平均每三天吧。」Cindy落落大方,表情很多「我現在從事影音小編,還有當Youtuber,開了一個日、韓流行文化介紹的頻道,平時在家工作。」

「對了,我今天帶Cindy來的原因也是這個。」格非說「她接了幾個專案,超愛用番茄工作法的,所以也想介紹她和老師學習,讓時間管理得更有次序感。」

「好的,我們這次本來就想聊聊流程五:行動」我說:「今天Cindy在,我們就從你比較熟悉的倒數計時器及番茄工作法,說說如何把行動準時完成吧!」

當我們知道今天的青蛙及蝌蚪,就開始要行動了,每一個行動,都有開始行動的時間(例如開會時間);每一個行動,也需要專注一段時間才能完成;有的行動在結束之前,需要設置提醒(例如高鐵下車前的鬧鐘,避免自己睡過站)。簡單說來,一件事情的開始,執行及結束,都和時間息息相關。

本篇文章,藉由手機的內建時鐘App講起,把行動時會注意到的各種時間管理問題作個說明,最後也會介紹Cindy喜歡的番茄工作法之進階用法。

# 會響的鬧鐘

「永錫老師,用了番茄工作法之後,覺得鬧鐘好好用,你是怎麼用鬧鐘的,有沒有什麼有趣的鬧鐘。」Cindy偏著頭問「但是你要講簡單一點的喔,不然我學不會啦^^

「好呀,我就教你如何運用『會響的鬧鐘』吧!」我回答

「『會響的鬧鐘』這個說法好有趣呀」Cindy拍拍格非肩膀「你給我好好聽著,要是我忘記了回去要幫我複習的。」

「當然,沒問題。」格非笑瞇瞇地回答。

第五個流程:行動,探討的就是行動與時間的關係,對Cindy而言,她常常在家中工作,首先需要的是專注,打字寫文稿、剪輯影片、圖片繪製;接著,出門見客戶,她需要的就是會響的鬧鐘。

* 特別早的起床時間,在手機設鬧鐘0625來喚醒自己
* 剪輯影片時,設定倒數計時25分鐘專注、5分鐘休息
* 要出門的時間,在手機設定鬧鐘(Alarm)或倒計時(Timer),提早15分鐘通知自己,打扮出門。
* 搭乘公車時,設個30分鐘的鬧鐘,小睡一下,以免搭過站,也可以趁機休息。
* 回到家裡準備晚餐等格非回來,幫烤箱設定倒計時,預熱烤箱,準備做咖哩焗烤飯等。

「永錫老師,聽你講得很簡單,我的生活真的是這樣耶!」Cindy好驚訝「我都不知道生活中默默用了這麼多鬧鐘。」

現代人隨身帶著手機,所以使用大量鬧鐘已經習以為常,若是留意一下,鬧鐘分成兩大類。

* 鬧鐘(Alarm:會在準確時間發出聲響提醒我們,目的是要我們去做接下來該做的行動(最常見的場景是起床),像手機內建時鐘上可以設定多個Alarms

* 倒計時(Timer):手機內建時鐘只有一個倒計時,建議拿來設定接下來幾小時內最重要的一件事情(常見的是小睡片刻、搭大眾運輸工具等)。

「老師,這些概念真的很有趣,那 『不會響的鬧鐘』是什麼呢?快點跟我們介紹吧!」格非插話說。

# 不會響的鬧鐘

「我先來考你們一個問題?」我問「有什麼時候,你希望被通知,但是希望鬧鐘不要起聲音,最後是震動或者文字通知。」

「開會」格非說「上次和客戶開會時手機叫起,主管給我一個白眼。」

「專注工作不想別人吵的時候」Cindy說「養成小習慣,例如多喝水、做拉伸運動等,這樣說起來,如果能有不會響的鬧鐘,對我們習慣養成和專注工作很重要耶。」

以前我設定的鬧鐘都會響,結果常常該響的時候不響(因為設的時間不適當),不該響的時候卻一直響(因為有重複提醒功能),而且我發現內建鬧鐘有一個功能不好用─不容易設定不會響的鬧鐘。

不會響的鬧鐘我希望它具備有以下的功能:

* 沒有聲音,而是改為文字的提示
* 有手機版,就算外出文字提示也會在手機彈出
* 有電腦版,輸入快速,大螢幕可以一覽所有文字提示
* 功能簡單,設定鬧鐘的步驟越簡單越好,不需要複雜功能

我用的是Due這個App,可以適用於iPhoneiPadMac,只要把提醒(Reminder)的聲音關掉,立刻變成”不會響的鬧鐘”,雖然不會響,但是每10分鐘會文字提示你一次,直到你把它按掉為止。

我把這個『不會響的鬧鐘』用在兩個方面:

第一個是,要養成習慣的事情,我每天早上吃高纖早餐、晚上六點吃藥、晚上八點洗澡時按摩頭皮,晚上十點拉筋;每週五做週檢視,都在Due裡面設定了每日或每週重複,時間到了就會定時跳出。

第二個是,某件某個特定時間解的單一事情,例如QQ帳號因為換手機無法登入,要我的大陸手機在身邊才能登入,我就設了下午五點在手機旁的時間點,一分鐘就把QQ帳號的問題解決。另外我Due的清單還有兩件事情,第一件事是,下週一要去國稅局辦理稅務事情,另一件事情是,聯絡某出版社幫某本書寫推薦序。我就會把這些特定時間要處理的事情,快速輸入放在Due裡面。



# 番茄工作法(倒計時)

「老師,我可以問一個傻問題嗎?」Cindy說「就是紅的還是黑的番茄鐘比較好?」

「嗯,你為什麼問這個問題呢?」我忍住不笑。

「因為格非看了你的書,就一次買了紅跟黑兩個番茄鐘。」Cindy認真地說「他知道我最愛用番茄鐘了,讓我能夠專注做事情,我想家中放一個我喜歡的顏色,他拿一個去辦公室用,所以才問這個問題。」

「我懂了,很簡單,紅的番茄鐘放家裡,黑的放辦公室,這樣風水好。」我故作神秘地說著。

格非買的番茄鐘是幸福行動家學員5S生活設計製作的,幫助我們在工作環境下倒計時,25分鐘專注,5分鐘休息。其實,番茄鐘還有第二個功能,就是成為家裡(或說書桌及辦公桌)一種擺飾,作為一種視覺化的『提醒』我們應該用番茄工作法來專注做工作,所以我建議Cindy用紅色番茄鐘,這樣比較能夠『提醒』她來使用番茄鐘。

「老師,我有個問題,我在辦公室用番茄鐘還好,但是我們公司常開會,總是帶著筆電跑來跑去辦公。」格非問「假日工作,Cindy和我也常常到咖啡館做事,帶番茄鐘有點不方便,你是用什麼辦法來解決移動辦公的場景呢?」

「針對移動場景的人,番茄鐘確實不方便。」我回答「Cindy或業務類型的人還好,手機內建倒計時25分鐘,但是像格非和我常常在電腦前面打字輸入的人,還是用App會方便地多。」

在我的Macbook air上面我使用Timy 3這個倒計時的App做為番茄鐘,有幾個很大的好處:
* Menu bar(菜單欄)顯示倒數計時,你可以知道番茄鐘已經過了多久。
* 設定快速,我預設了51025三種倒數時間,三個點擊完成設定。
* 可以選聲音,我選了一個蛙(Frog)叫的聲音,就算在咖啡館響了,也只有0.3秒吧,不會吵到別人。
「老師,這個好適合我呀,這樣我在公共場合使用番茄鐘也毫無問題了。」格非很興奮。


「老師,這幾年我學時間管理,我覺得我”時間感”越來越好了」格非說「知道完成一件事情需要多少時間,例如多久寫完一段代碼、完成一段文件、準備一份會議資料。」

「這倒是真的,以前格非超會拖,我自己時間感很好,他每次都被我罵,現在總算改進了,不然我還想他在學什麼鬼時間管理,一點用都沒有。」Cindy看著格非滿臉都是笑意邊說著。

本文講述了會響的鬧鐘,幫助我們設鬧鐘、倒數計時、不會響的鬧鐘,幫我們養成習慣,事件提醒;最後還討論了不同場景下的番茄工作法使用。

這是流程五,行動,希望對大家完成行動提示的能力有所幫助。

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