時間管理心法篇 1 時間碎片化了,你能把自己也碎片化嗎?

碎片化時間的應用 插圖 by Hanning Illustration

2019年元旦我在大陸深圳參加「時間的朋友」跨年晚會,主講人是大陸知名的知識網紅羅振宇先生,在演講之中有一句話震撼了我,就是「時間碎片化了,你能把自己也碎片化嗎?」

剛聽到的時候,楞了三秒,仔細一想,真的是這樣無誤!現代人的工作無所不在地被"打斷"(即時訊息、臨時加入的專案等),時間都被切到零碎了,你該如何應對??

看看自己、身邊朋友,生活中不自覺拿著手機,就是滑IG好友動態、Line留言、臉書內容農場文章,雖然娛樂、休閒、交際效果很好,但是大把時間就這樣過去了,導致每個人抱怨生活及工作中難以擁有大段且專注的時間,覺得做事變得好破碎感。

元旦假期結束,回到台中,我生活的地方,仔細觀察了生活周遭及工作的場景,我找出了因應六十秒、五分鐘、三十分鐘可專注時間的學習方法,和大家切磋探討一下。

1. 六十秒的專注

我想請問你,你知道每天浪費掉多少六十秒嗎?
你一定沒數過(心裡還懷疑我是不是有強迫症,連六十秒都不放過XDD),排隊等電梯、在星X克等咖啡、等捷運進站,這些動作都讓每個六十秒靜悄悄地流失浪費掉了。

這些時間都是一分鐘左右的時間,大多數人拿來滑手機,看看LineIG、郵件等,但沒有更有生產力的事情可以做嗎?答案是有的,你其實可以養成幾個好習慣。

首先,你可以養成隨時收集的習慣,把做事的點子、短時間吸收到的破碎知識、全部收集放入收件匣。我自己使用iPhone第三方App Things 3來做工具,一有碎片時間就打開檢視,化等待的時間變成整理思緒的時間。

其次,如果你在學習語文,有結構的知識,你可以利用FlashCard(閃視卡)的概念在一分鐘的時間內複習幾張卡片,或許是單字、或許是程式語言,你練習的越多、學習成效越好。

最後,你固然可以拿手機來回覆訊息、閱讀地圖路徑、確認時間,但你也可以選擇放下手機,做幾次深呼吸,覺查內心目前是平靜或是焦躁的,整理一下心情,迎向下一個工作場景。

每天我們都有許多空白的一分鐘,這些時間如何運用,就取決你對一分鐘時間管理的能力!

2. 如果只有五分鐘的專注時間

比如等人的時間、開會的空檔、堵車的時候。這種長度是最尷尬的時候,因為很容易被漠視而浪費。

起初搭配番茄工作法*1 時,我常用休息的五分鐘去上廁所,幾天下來發現太頻繁,於是發展出許多新招。

首先就是看書,專注工作時很累,休息五分鐘就趕緊看看自己愛看的、正在看的書。(每人興趣不同,對我來說,看書是最放鬆、有趣的事^^

其次是複習,我會使用一些閃示卡App(我用的是Anki),複習最近累積的知識點。

最後就是切換,我會做深呼吸、拉伸(或囚徒健身)、走到茶水間加滿水杯,或是切換心境、到窗邊望遠凝視看看行道樹等。

*1: 番茄工作法是專注二十五分鐘,休息五分鐘的高專注型工作法則,由義大利人Francesco Cirillo創立,有書籍可以參考。我很喜歡在工作時候用它增強效率,以上是我用來休息5分鐘的經驗值,和大家分享。五分鐘的時間,說長不長、說短不短,能夠運用得宜,不是很棒嗎?

3. 如果擁有三十分鐘的時間

如果你是個上班族,三十分鐘的時間常常出現在通勤,你一定要好好利用這段時間,利用公車或有捷運上,把消費(看IG、短視頻、Line)轉化成創作時間(寫筆記、構思寫作、投影片,聽、看線上課程等)。

碎片化的時間,就應該用應付碎片化的工具來處理,我們已經步上像羅振宇先生所講「時間碎片化了,你能把自己也碎片化嗎?」(其實是個肯定句!)在這個碎片化的時代,我建議你要學好一些工具的使用方法。

首先,要確認手機是最大的干擾源,所以要瞭解自己最容易被哪些訊息給干擾(IGLine),花一些時間,到設定的地方『關閉』大多數的通知。

接著,手機上安裝幾個幫助產出的App,不僅用手機上的行事曆,也要學會待辦事項App的收件匣功能;不要自滿於手機上的備忘錄,要學習手機和電腦雲端同步功能,讓自己隨時隨地自在創作;使用內建的倒數計時功能,設定出門時間,從容不誤事。

其次,準備一本筆記本,我自己常常在移動狀態(出差、搭乘大眾運輸工具等),準備一本B6大小的筆記本,工作時可放在桌上、移動時(甚至出國)放在隨身包裡,有空檔就能隨時規劃未來行程或專案發想。

最好,精學一些電腦的軟體,使用Office,就把各種快捷鍵學好,省下滑鼠移動的時間;用到Adobe全家桶,建議去上些課程,減少自己鬼打牆的時間;如果有些閒錢,就算餓肚子也買好些好軟體,好的硬體,相信我,未來的自己會感謝現在的你的。

探討時間管理近20年,我總結出三十分鐘是最小生產力的『理想單位』,看完文章趕緊檢查自己每天的時間碎片化程度,把時間集中成一個又一個的三十分鐘時段,善加利用,你一定可以破除碎片化時間這個困擾多數人的大魔咒。

結語:用碎片化策略來面對碎片化時間

現代社會中,專注是一種稀缺資源,工作時我們不斷地被打斷,整天時間碎片化很正常,那我們就事前想好,在六十秒、五分鐘、三十分鐘的時間區間,做什麼事情最有生產力。在碎片化時間的世代裡,把自己打造成能隨時收集碎片化資訊的人,並加工成行動或知識、再重組,讓自己的能力增強,一起迎向碎片化時間的挑戰吧!

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